新田县教育局公文处理办法

新田县教育局公文处理办法
 
第一章  总则

    第一条 为了适应新田县教育局（以下简称本局）工作需要，推进本局机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，提高办文质量和工作效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《党政机关公文处理工作条例》，结合本局实际，制定本办法。
    第二条 本局的公文，是本局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
    第三条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    第四条 公文处理应当坚持实事求是、认真负责、从严从细的工作作风，做到及时、准确、安全。
    第五条 公文处理必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。
    第六条  本局办公室是公文处理的管理机构，主管本局的公文处理工作。

第二章  公文种类

    第七条 本局的公文主要有：
    （一）通知。适用于发布、传达要求所属事业单位与机关各股室站执行和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，批转、转发公文。
    （二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销所属事业单位及机关各股室站不适当的决定事项。
    （三）批复。适用于答复所属事业单位及机关各股室站的请示事项。
    （四）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
    （五）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
    （六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
    （七）公告。适用于向外界宣布重要事项或者法定事项。
    （八）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
    （九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
    （十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
    （十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

    第八条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发份数和印发日期等部分组成。
   （一）公文眉首，指置于公文首页红色反线以上的各要素，包括秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。
    1.涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，一般用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。
    2.紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，如需同时标识秘密等级，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
    3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。联合行文，主办机关排列在前。
    4.发文字号包括机关代字、年份、序号，发文机关标识下空二行，用3号仿宋体字，居中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。函的发文字号居红色反线下右上角顶格。联合行文，只标明主办机关发文号。
    5.签发人，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
   （二）公文主体，指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素，包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间等内容。
    1.公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。一般用2号宋体字，编排于红色反线下空二行位置，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
    2.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，应将其移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
    3.正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，一般每面排22行，每行排28字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标识；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标识。
    4.如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行用3号黑体字顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。附件的序号和名称前后标识应一致。  
    5.公文除“会议纪要”和电子公文形式外应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
    6.成文日期，以签发机关负责人签发日期为准。联合行文和会签文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期右空四字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。
    7.公文如有附注（需要说明的其他事项），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
   （三）公文版记，指置于主题词以下的各要素，包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等内容。版记应置于公文最后一页，版记中各要素之下均加一条反线，版记的最后一要素置于最后一行。如无附件可印在文件末尾，如有附件要单印一页。
    1.公文应当标识主题词，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号宋体字，词目之间空一字。一份公文的主题词，不得超过6个。上行文应当按照上级机关的要求标识主题词。
    2.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关一般用3号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。准确把握抄送范围，不得乱抄滥送。文件只发组织，
不发个人，必要时可直接送领导本人，但在抄送栏中不得标有抄送“XX领导”等字样。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
    3.印发机关和印发时间，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
    4.标识打字校对人姓名（铅印发文可省略此项）、文件印数。
   （四）公文中的页码，用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。空白页和空白页以后的页不标识页码。
   （五）公文中的表格，对横排A4纸型表格，将页码放在横排左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第四章  行文规则

   第九条 行文应当确有必要，注重效用。公文由局办公室统一收发、审核、用印、传递和销毁。本局发文，局领导无论分管与否，必须人手一份。

  第十条 凡本局的行文应当根据隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内进行，一般不得越级请示和报告。
    第十一条 依据本局职权，可以与县政府其他各部门相互行文和向镇（乡）政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向镇（乡）政府正式行文；如确需行文的，应报县政府批准。
    第十二条 本局可以与县政府其他部门和镇（乡）政府联合行文，可以与本局党组联合行文，可以与县委工作部门和县级人民团体以及具有行政职能的事业单位联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
    第十三条 本局的内设机构不得对外正式行文，可以在自己的职权范围内向下级机关的相关部门和其他机关的有关部门行非正式公文，即对外行文时只能使用“便函”，用于商洽工作、询问和答复问题，不作为正式公文。
    第十四条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”、“意见”及其他文件中不得夹带请示事项。
    第十五条 向上级报送公文，只能使用“请示”、“报告”、“意见”三个文种。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送上述三个文种。
    第十六条 本局所属事业单位或机关股室站，不得以局名义对外行文；因工作确需对外行文，须经局主要领导批准，使用本局的发文字号。同时要积极支持配合局办公室做好精简文件工作，努力压缩文件数量，做到可发可不发的文件坚决不发，可用口头、电话、抄告单等形式答复和协商解决的事项，不予发文，维护文件的严肃性和权威性。
 

第五章  发文办理

    第十七条 发文办理指以本局名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
    第十八条 公文制发应按以下程序办理：
   （一）交拟。对需要撰拟的公文由有关领导向承办股室站交办任务，明确意图和具体要求。
  （二）拟稿。除综合性大型文件材料由局办公室拟稿外（相关股室站提供材料），承办股室站根据行文意图起草拟文稿并填写发文卡。
  （三）审核。承办股室站草拟的文稿必须由其股室站负责人进行审阅校对把关，明确签署意见后送局办公室文秘人员核稿，办公室主任审核，再送分管局领导审阅，分管局领导提出审批签发意见后送局长审签。改动较大或字迹潦草的文稿应重新打印后再送分管局领导和局长审签。局办公室没有审核，不得发文。
   （四）签发。以本局名义制发的公文，经分管局领导签发后，由局长签发。文件中事项涉及到两个以上业务股室站的工作时，须由分管几个股室站的领导共同签发。分管局领导未提意见的，局长不受理。与其他部门联合行文，要送有关部门会签。需要其他部门会签的公文，应先经局主要领导审签。其他部门来会签的公文，有关股室站要提出修改意见并报局长会签。签发要明确表态，写上姓名和时间，用笔墨要符合存档要求。
   （五）印制。公文经领导签发后，局办公室进行发文登记、编文号，由承办股室站安排印制。公文印制必须做到准确、及时、规范、保密。公文的装订、封发等均由股室站负责完成（公文应左侧装订，不掉页）。办公室负责对公文格式规范、签发手续完备、附件材料齐全、印刷质量把关，并对缮印好的公文用印，公文用印必须经局长同意。
  （六）分发。公文印制完毕后，承办股室站应立即分发，分发范围由拟文股室站根据公文内容和工作需要确定。
  （七）存档。公文印发完毕后，承办股室站必须将发文卡和底稿及正式印制装订好的公文（2份）及时交局办公室归档，个人不得保存应当归档的公文。
    第十九条 拟办的公文，如涉及其他部门职权范围的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商（包括主要负责人出面协调）仍不能取得一致，应列明各方依据并提出建设性意见报县政府协商或裁定。
    第二十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
    第二十一条 以股室站名义发的函件等，由股室站负责人签发，需报经分管局领导同意。凡县属各学校职能范围内的事项发文，由其报分管局领导、局长阅批同意后直接发文，所发公文应同时抄报本局。
 

第六章  收文办理

   第二十二条 收文办理指本局收阅公文的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
    第二十三条 收文办理应按以下程序：
   （一）签收、登记。凡接收上级部门的公文，除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外，所有来文（含上级、下级、不相隶属机关、平行机关及会议带回的文件材料）均由局办公室收文，当日来文当日拆封，并做好登记。收文登记项目一般包括收文日期、收文编号、来文文号、文件标题（没有标题，要将内容简要概括）、份数、承办单位签收、处理情况、归档情况等。急件随到随收文、登记并办理，不得耽搁。
   （二）拟办、传阅。局办公室收到文件后，由文档管理人员呈送局领导阅示，做到及时送阅，勤送勤取，组卷件数不宜过多。文档管理人员根据局主要领导阅批意见，在30分钟内分送到分管领导阅批，由承办股室站承办；紧急或有时间要求的公文随到随办，并提请领导注意，在时限要求内签批完毕。批示要明确，写上姓名和时间，笔墨符合存档要求。
   （三）分办、承办。经局领导阅批的公文，由文档管理人员送相关股室承办落实，不得无故拖延不办。办理件一般要求在5日内办结，重要公文做到随时反馈。
   （四）催办、查办。来文承办过程中，为防止积压和延误，文档管理人员负有催办、查办职责，直至办结。凡属办理件，原则上当天呈送领导阅批，若遇领导外出，紧急请示事项由文秘人员或办公室主任电话请示，请示人应将领导意见记录在公文处理单上，并及时办理，重要请示事项应在领导回来后补签。
   （五）立卷、归档。公文办结后，应及时退回局办公室整理、立卷、归档。没有存档和查考价值的公文，经过鉴别和批准，在每年归档工作结束后予以销毁。销毁涉密文件要进行登记，由二人监销，做到不丢失、不漏销。
    第二十四条 收文办理的要求：
   （一）发（报）给本局的公文一律经局办公室文档管理人员拆封，主送件以及上级机关安排事项的抄送文件均应收文登记。节假日和其他法定休息日接收的急办件，可由值班人员报带班领导并按程序办理，事后由局办公室补办收文、登记手续。
   （二）对不予受理的一般文件，由局办公室负责统一退回报送单位，并陈述退文理由。不予以受理的一般文件是：
    1.公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；
    2.多头主送或越级上报的（特殊情况下允许越级的请示除外）；
    3.反映问题模糊、请示的内容含糊不清、行文不规范、文面不清、拖延时段、报告程序不符合要求的等。
   （三）各所属事业单位、机关各股室站报本局的公文，除特殊紧急情况外，一律送局办公室按程序办理，原则上不直接报送局领导个人。
   （四）来文的一般传递顺序为：正职→分管领导→其它领导。领导有批示的按领导批示办，如遇外出，可超顺序传阅。传阅公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。凡属办理件，文秘人员送分管领导阅批后，再呈送局长或党组书记审定并交由相关股室站在规定时限内办理。传阅人阅毕后，须明确签署意见，并写上姓名和日期，传阅人圈阅，应视为同意。
   （五）传阅文件原则上不能抽阅、滞留，如确需，应告知文档管理人员，文档管理人员应适时催收。
 

第七章　电子公文办理

   第二十五条 电子公文（收文、发文）的办理，除按纸质公文程序和要求办理外，还应遵循以下原则：
  1.本局所属事业单位和机关各股室站收发电子公文指定一台专门计算机，并采取防病毒等安全措施，严格执行《中华人民共和国国家保密法》，严禁用于传输或处理任何涉及国家秘密或列入有关保密管理范围的信息。
  2.本局的电子公文，由局办公室指定专人负责，每个工作日上午9:00～11:30和下午14:30～17:30按时接收电子公文。所属事业单位、局机关各股室也应指定专人负责，每个工作日上午9:00～11:30和下午14:30～17:30接收上级部门或本局下发的电子公文。电子公文的接收，普通公文应在其到达服务器后半个工作日内进行电子登记和纸质输出，紧急公文和急件等应在其到达服务器后两个小时内进行电子登记和纸质输出。

   3.电子公文的发送，属于急件或特急件的，发件人应在发送时使用系统的短信通知功能通知收文单位的收发员，同时应在发件后的半个工作日内检查发出的电子公文是否己被接收；属于普通的，应在一个工作日内检查。若发现电子公文没有被及时接收或退回，应及时与接收单位的有关负责人联系。

   4.信息网络如出现故障，管理人员应及时上报领导，及时排除故障，保证电子公文传递渠道畅通。
 

第八章 责任与考核

    第二十六条 公文处理相关人员责任。
   （一）局领导责任
  局领导应及时对转发来的文件进行批复，按照文件性质的不同，给予速办、办理、缓办、不办等批复意见，并根据承办单位的不同，给出较为详细的措施办法。
    1.对由局办公室文档管理人员转送的收发文件，应在规定时限内给予批复。
    2.文件的批复要写出办理意见。
   （二）局办公室责任
   局办公室作为公文处理的中心环节，应该及时接收来自外部的发文，登记后按照股室站对口的原则发送到相应的股室站和所属事业单位；按要求及时使用公文处理系统发文，登记后发送到分发的单位和个人；每隔一段时间进行文档资料的归档整理工作。
    1.对本局的公文，能及时登记并发往相应股室站和所属事业单位；能在时限内对分管领导和承办部门发出催办。
   2.对要求在公文处理系统进行分发的本局文件，能及时录入并分发到相应股室站。
    3.进行公文归档和整理。
   （三）信息管理员责任
    信息管理员负责公文处理系统的安装、设置、调试、维护和疑难解答工作。
    1.系统软件能保证公文处理系统运行正常。
    2.服务器的硬件能保证公文处理系统运行正常。
    3.系统的设置（如公文模式、用户和单位等）正确。
    4.及时答疑和解决公文处理系统方面的疑难问题。
   （四）股室站和所属事业单位责任
    各单位应该及时接收办公室分送的文件并进行阅文，按照局领导的意见对工作进行办理之后将承办情况返回局办。
    1.能及时接收并阅文。
    2.能及时将承办情况返回。
   第二十七条 公文的处理质量和效率列入各股室站的目标考核。具体为：
   （一）实行“谁签字、谁负责”，责任分工明确。责任人违反规定，不按时审核公文或违规审核公文，情节较重的，给予批评教育，在年终考核中扣分；情节严重或造成不良后果的，给予党纪、政纪处分。
  （二）按公文处理程序规定,所有局发公文必须经局领导签发，越级办文或未经主要领导签发便编号、印制的文件一律无效，造成重大影响的将追究有关人员责任。
   （三）未经局办公室进行文字、体裁、公文格式等审核把关的文件，一律不得送局领导审阅、签发，除一些特殊文件外，所有文件须有局办公室有关人员审核签署意见。局办公室因把关不严造成错件，追究有关人员责任。
   （四）公文打印好后，印制前公文拟稿人要认真做好校对工作，凡在公文印制好后发现错字、别字、病句或其它逻辑、语法明显错误的内容，追究校对人员所在股室站的责任，并承担由错件印制所造成的经济损失。
   　第二十八条 坚持备案登记，有据可查。公文的底稿、正文和有关与公文有联系的材料收集齐全，作为追究责任的依据。
 

第九章  附  则

     第二十九条 以前与本办法不符的，以本办法为准。
     第三十条 本办法由本局办公室负责解释。
     第三十一条 本办法自发文之日起执行。 
 
                                       新田县教育局
                                  二○一三年三月十三日