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北海市交通运输局公文处理制度

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　　核心提示：北海市交通运输局公文处理制度（2013年2月修订）第一章总则第一条为使本局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院、自治区人民政府和市人民政府关于国家行政机关公文处理有关规定，结合本局的...

北海市交通运输局公文处理制度

（2013年2月修订）

第一章总则

第一条为使本局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院、自治区人民政府和市人民政府关于国家行政机关公文处理有关规定，结合本局的实际情况，特制定本制度。

第二条本局的公文是在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达党和国家的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验，依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条局机关各科室及全体工作人员应当高度重视公文的处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条局办公室是本局公文处理的管理机构，负责局机关的公文处理工作，并指导局属各单位公文处理工作。

第八条局属各事业单位应当配备专职人员负责公文处理工作。

第九条积极推进办公信息化建设，积极推广电子公文和二维条码应用，逐步实现文件网络传输和网上办理，减少纸质文件，降低运行成本，提高工作效率。

第二章公文格式与行文规则

第十条本局行政公文格式执行《国家行政机关公文格式》国家标准。

第十一条行文应当确有必要，注重实效，切实做到精简，实行发文总量控制，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。凡国家法律法规已作出明确规定的，一律不再发文。上级部门已经通过公开渠道向全社会公布的政策法规、规范性文件，一律不再照章转发。部署临时性、阶段性工作，通过批转办理能够解决和执行落实的文件，一般不再以正式文件转发。对可以传阅的文件一般不转发，对会议已作布置的事项一般不发文。可以通过简报、便函、传真或电话、面商解决的，原则上不正式发文。

严格控制文件篇幅，尽量发短文。一般性公文控制在2000字以内，属于部署工作、安排计划的公文、专题报告原则上不超过5000字，请示性公文控制在1500字以内。

第十二条本局常用的公文种类主要有“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“答复”、“会议纪要”等8种。

第十三条根据隶属关系和职权范围，本局的行文关系如下：

（一）可以同北海市人民政府各部门、下一级人民政府的交通等相关业务部门、局属各单位互相行文。

（二）可以同北海市人民政府各部门或下一级人民政府、相应的军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

（三）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向下一级政府正式行文。

（四）局机关内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

（五）局属各事业单位根据工作需要，可以同相关业务部门、县区交通运输局及其所属各单位互相行文。

第十四条属于局属各事业单位职权范围内的事务，由各单位自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。局属各事业单位的重要行文，应当同时抄报本局。

第十五条属于局属各事业单位职权范围内的具体问题，办文单位应当直接报送各事业单位处理。

第十六条局属各事业单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，则责令纠正或撤销。

第十七条成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

第十八条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄报被越过的上级机关。

“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

第十九条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第三章发文办理

第二十条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十一条严格签批流程，除了急件、密件外，原则不得越级呈批。在未实现办公自动化之前，发文基本程序为：

局属单位主办人员拟稿——单位主要负责人会签——局相关业务科室负责人审核、会签——局办公室文核——局领导会签或签发——打字员打印——拟稿人一校——局办公室二校——打字员印刷、装订——用印、封发。

局机关科室主办人员拟稿——科室负责人核稿——相关科室会签——局办公室文核——局领导会签或签发——打字员打印——拟稿人一校——局办公室二校——打字员印刷、装订——用印、封发。

原则上由拟稿人全程跟踪落实、催办和反馈，局办公室予以协助。

第二十二条拟稿人与核稿人不能为同一人。拟稿、审核、会签、签发、校对人员名字必须由本人签字，不得由别人代签。

第二十三条拟制公文，必须使用、填写发文稿纸。文字内容为打印的，需使用空白A4型号纸张，并尽量双面打印，以节约纸张；文字内容为手写的，使用局印制的方格稿纸，文字书写工整、规范。

第二十四条草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，由拟稿人全程跟踪催办。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，再次引用该公文，可以只引文号，不引标题。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十五条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，则：

（一）上报的公文，如与有关单位、部门意见不能一致，主办部门（局机关各科室，局属各事业单位）的主要负责人（必要时局领导）应当出面协调，仍不能取得一致时，须在文中列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后，报请上级机关协调或裁定。

（二）局内的会签文稿，应如实报局领导协调或裁定。

（三）局外会签的公文，由主办部门指定专人承办。局外单位对我局会签稿有重大修改的，应重新报送局领导审批。

会签公文，有不同意见时不应直接修改文稿，经协商仍不一致的可附上书面意见，供领导审定，必要时召开会议研究决定。

会签文稿均以会签单位领导人签字为有效。局机关各科室的负责人如外出不在时，可指定本科室一名工作人员代为核稿或会签文稿，但回来后对有关文稿须补签。

第二十六条送审的文稿，必须附上文稿引用和涉及的有关文件、法规或材料。

第二十七条局属事业单位代局拟稿，必须是由局领导或局机关主办科室交办的，或者代拟稿单位在征得局领导、有关科室同意之后，方可严格按本制度规定办理。

第二十八条加强文稿审核把关，提高文件质量。

局业务科室负责人核稿，重点是：是否需要行文；应当会签的是否会签，会签是否取得一致意见，不同意见是否如实反映；是否符合党和国家的方针政策，是否符合法律、法规及规定，与过去发的文件是否抵触、矛盾，不一致的地方或出台的改革措施是否有解释和说明；文字是否正确反映了行文的意图；是否遵守语法，合乎逻辑，使用标点符号、数字、计量单位是否规范等。

局办公室负责人核稿，重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文的格式是否符合本制度的规定等。

实行退办制度，对不按照秩序办理、存在严重差错和疏漏的发文稿件，一律退回重办。

第二十九条以本局名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本局名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

（一）向上级机关的请示、重要报告以及政策性强、涉及面广的重要公文，应由局长签发。

（二）一般性报告、下行文和平行文，可根据领导分工，由分管的局领导签发。

（三）转发性公文及由局领导授权的一般性公文，可由局办公室负责人签发。

（四）需印发执行会议决定事项的公文和重要的会议纪要，由主持会议领导签发，涉及重大事项的应由局长签发。

第三十条本局发文文号的种类及适用范围为：

(一)向上级报告工作、请求指示、批准，需要自治区交通运输厅直属行业管理局审批的事项，需要市级综合部门审批的事项，发文文号为“北交报”；

（二）涉及面广、需要下级周知和共同执行的重要事项，干部任免、退休，转发上级机关重要性文件和普发性、需要周知的文件等，发文文号为“北交发”；

（三）涉及部门不多、需要个别单位办理的事项，行政审批事项和批复下级单位的请示事项，向不相隶属机关和平行机关行文，向有关主管部门反映意见，转发上级机关批复的文件，转发与行业相关事项的文件等，发文文号为“北交函”；

（四）人大代表建议和政协提案办理答复件，发文文号为“北交复”；

（五）会议纪要，发文文号为“北交纪要”。

局机关发文文号可根据需要进行相应调整。

第四章收文办理

第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条公文由专职人员统一签收、登记。通过会议或其它途径收到的公文，收文者回单位后应及时将公文送专职人员登记处理。

第三十三条签收、登记后，专职人员应附上公文处理笺或传阅笺送局办公室负责人或代理人审阅并签署拟办意见认后，及时、准确地分送局领导批示或有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，或者呈送局领导确定。

第三十四条收到下级机关上报需要办理的公文，办公室进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全等。

第三十五条对不符合规定的公文，即有下列情形之一者，经局办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（一）内容不符合国家有关法律、法规和其他有关规定的；

（二）要求办理或解决的事情不属于本机关职权范围或不应由本机关受理的；

（三）无特殊情况和理由而越级请示的；

（四）属于本级机关职权范围内的事项而要求上级机关处理的；

（五）内容涉及有关部门但未经与有关部门协商、协调，或不符合会签程序的；

（六）一文多事，多头请示或该加盖印章而不盖印章的；

（七）报告中夹带请示事项的；

（八）附件不齐全的；

（九）其它违反本制度规定的。

第三十六条涉密的公文，按保密规定办理。紧急公文，应当明确办理时限。

第三十七条承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。传阅件不得超过两个工作日。紧急公文应当按时限要求办理，按时限办理确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当书面说明理由并及时退回交办的部门，不得积压不办。

第三十八条公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致的，主办部门应如实向局领导反映，并提出拟办意见，供局领导决策。

第三十九条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其他审核人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十条收到需要办理的公文，应使用公文处理笺或传阅笺，不得直接在公文上签名和书写办理意见等现象，保持公文的整洁。

第四十一条送局领导批示或者交有关部门办理的公文，局办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

第五章公文归档

第四十二条公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十三条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷）。确保归档公文的齐全完整，正确反映本局的主要工作情况，以便于保管和利用。

第四十四条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十五条本局领导兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第四十六条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十七条拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合档案保护要求。

第六章公文管理

第四十八条公文由局办公室专职人员统一收发、登记、用印、归档和销毁。

第四十九条上级机关的公文，除密级文件和注明不准复印、翻印的以外，可以复印。

第五十条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖发文单位证明章，视同正式文件妥善保管。

第五十一条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十二条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局办公室负责人批准，可以销毁。

第五十三条销毁秘密公文，应当履行报批手续，并由2人以上监销，保证不丢失、不漏销，并进行登记。

第五十四条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第五十五条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

第七章附则

第五十六条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第五十七条局办公室对上级机关和本局下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

第五十八条本制度自印发之日起施行。

第五十九条本制度由局办公室负责解释。

发布：2007-03-27 15:18 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]