云南开放大学公文处理实施细则

云南开放大学公文处理实施细则

第一章 总则

第一条  为适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《云南省贯彻<党政机关公文处理工作条例>实施细则（试行）》（云办发〔2012〕29号），制定本细则。

本细则适用于学校各级各类公文（含电子公文）的处理。

第三条  学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻学校方针政策，公布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  学校各部门（学院）应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立专人负责公文处理工作，要积极推进办公自动化建设，推广运用电子公文，加快推进无纸化办公工作。

第七条  学校党委办公室校长办公室（以下简称党办校办）主管学校的公文处理工作，并对各部门（学院）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

    第八条  公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级部门（学院）不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布学校规章、宣布施行重大强制性措施。 

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级部门（学院）执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关或学校的询问。

（十一）请示。适用于向上级请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级部门（学院）请示事项。

（十三）议案。适用于校院两级机构向同级教代会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属学院（部门）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、校对、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标明份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度，分别标注“特急”、“加急”。电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文标志。由学校或部门（学院）全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用学校或部门（学院）全称或规范化简称。联合行文时，发文标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办部门名称。

（五）发文字号。由学校或部门（学院）代字、年份、发文顺序号组成。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文单位的签发人。

（七）标题。一般由发文单位全称或规范化简称、公文事由和文种组成。联合行文单位较多时，标题中的发文单位名称可简化为主办部门名称加“等部门”字样。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发日期。联合行文时，署最后签发单位负责人的签发日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章要求端正、上不压正文，居中下压成文日期。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上附件时，应注明顺序号。附件一般与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页注明主件的发文字号，与主件同时发送。被转发的公文，不属于附件。被转发公文的发文机关标志、抄送机关、印发机关和印发日期等不再标注。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的上级、下级和无隶属关系的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）校对。主办部门负责对公文进行校对，并署校对人姓名。

（十九）页码。公文页数顺序号。

第十条　公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告，因特殊情况需越级行文的，应同时抄送被越过的上级机关。

第十五条　向上级部门呈报的请示、报告、统计资料、计划、总结等，以及对上级来文办理情况的回复和对外联系的重要公文，根据属性以学校党委或行政名义行文。

第十六条 学校向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上只主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关。

（二）学校各部门（学院）向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意，并以学校党委、行政或党办、校办名义行文报送，不得直接报送。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以个人名义向上级机关报送公文。

第十七条  校内行文，应当遵循以下规则：

（一）主送校内相关部门（学院），根据需要，可发至二级开放学院或学习中心。重要行文应当同时抄送直接上级机关。

（二）党办校办根据学校党委、行政授权，可以向学校各部门（学院）行文，校内其他部门（学院）不得向同级机构发布指令性公文；确需行文的，经学校党委、行政同意后，按程序以学校名义或党校办名义行文。

（三）学校各部门（学院）在各自职权范围内可以向下级机构或人员行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得行文。

第十八条　学校内设各部门向学校提交请示、报告等，需填写“呈批单”，经部门主要负责人签署意见后，报党校办文秘科，由党校办根据公文内容和学校领导的分工，转呈有关校领导或转送业务主管部（处）审核并提出意见后，再转呈有关校领导。校领导批示后退党校办，由办公室及时通知或转交有关部门或承办单位。

第五章 公文拟制

第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发、复核、印制、登记、核发等程序。

第二十条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级机关的指示，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门（学院）职权范围内的事项，起草单位必须与相关部门（学院）协商，达成一致意见。

（七）部门（学院）负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十一条　公文文稿签发前，应当由学校党办校办进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门（学院）职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学校审议的重要公文文稿，审议前由学校党办校办进行初核。

第二十二条  经审核可以发文的公文文稿由党办校办呈送有关校领导签发。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门（学院）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门（学院）修改后重新报送。

第二十三条  公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发。校内各部门（学院）根据学校党委、行政授权制发的公文，由分管校领导签发。党办校办根据学校党委、行政授权制发的公文，由学校主要负责人签发或者按照有关规定签发。校领导签发、审批公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第六章 公文办理

第二十四条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门负责人批示或者转有关部门（学院）办理；需要两个以上部门（学院）办理的，应当明确主办部门（学院）。紧急公文应当明确办理时限。承办部门（学院）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门（学院）按期办结。

（七）答复。公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十六条  校领导签署批示意见后的公文退党办校办处理，一般不直接交给承办部门（学院）。党办校办收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时转给承办部门（学院）处理。

第二十七条   经领导批示交有关部门或有关人员办理的公文，文秘科负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十八条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经学校领导签批的公文，党办校办应当在公文印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在党办校办机要科专用设备上印制。

（四）核发。公文印制完毕，公文主办部门应当在对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十九条  学校公文经校对、修改、打印，要求文字准确率100 ％，编排规范、美观，印刷字迹清晰，装订整齐。公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。

第三十条  电子公文的办理通过校内办公自动化系统，严格按流程办理。各环节经手人一般需要在相关表单指定位置签署意见并签名。不签署意见返回上级经办人时，会自动生成签名，视为阅之并同意。 

第三十一条  涉密公文应当通过机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

    第三十二条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。电子公文归档工作参照纸质公文收集整理后，刻录成光盘，同纸质文档一并移交。

第七章 公文管理

第三十三条  学校各部门（学院）应当建立健全本单位公文管理制度，确定一个内设科室，并指定专人统一管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十四条  学校应设机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和安全保密设施设备。

第三十五条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的部门或其上级部门决定。

第三十六条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十七条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校保密委主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十八条  公文的撤销和废止，由发文单位、上级部门或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十九条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十一条  部门（学院）合并时，全部公文应当随之合并管理；部门（学院）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在部门（学院）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。机要人员调离工作岗位或退休，应严格按照有关规定办理相关手续、严格遵守脱密期限的有关规定。

第四十二条  归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理，定期向档案室移交，确保档案齐全、完整，便于保管和利用。

第八章 附则

第四十三条  本规定执行中的具体问题，由党办校办负责解释。

第四十四条  本规定自印发之日起施行。过去学校、学校党办校办发布的有关公文处理的规定，停止执行。