遂宁市环境保护局关于印发《机关公文管理细则》的通知

遂环发〔2013〕17号
 

遂宁市环境保护局
关于印发《机关公文管理细则》的通知
 

局机关各科室，各直属单位：
      现将《机关公文管理细则》印发你们，请认真遵照执行。
 

遂宁市环境保护局       
2013年8月16日       
 

机关公文管理细则
 

根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式国家标准》（GB/T9704-2012）和市委办、市政府办《关于印发〈遂宁市公文处理工作考核办法〉的通知》（遂委办发〔2012〕29号）、市政府办《关于印发公文处理失误责任追究办法的通知》（遂府办函〔2012〕122号）等精神，现就加强环保系统公文处理工作有关事宜通知如下。
一、公文种类
《党政机关公文处理工作条例》规定公文种类包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。我局常用公文种类有：通告、通知、报告、请示、批复、函等。
二、公文格式及要求
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号
要求：涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限
要求：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度
要求：根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志
要求：发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。印有发文机关标志的文头纸由局办公室按要求规范印制，由文印室妥善保管。除正式文件外，使用文头纸印制的相关资料，也必须按公文处理程序运转，否则不予制作。
（五）发文字号
要求：用3号仿宋体字，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
我局发文字号包括：遂环发、遂环、遂环党组、遂环函、遂环评函、遂环阅。“遂环发”主要用于具有指导性、规范性、长期性的文件。“遂环”主要用于上报文件或涉及具体工作事务的文件。“遂环党组”用于局党组文件。“遂环函”用于与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件。“遂环评函”用于环境影响评价审批有关文件。发文编号由局办公室统一负责。
（六）签发人
要求：上行文应当标注签发人姓名，一般是发文机关主要负责人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）标题
要求：标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题使用2号小标宋体字，可有标点符号。标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送机关
要求：用3号仿宋体字。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法同抄送机关，且位于抄送机关之上一行。
公文的主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。市直各部门的全称、规范化简称按《遂宁市市直机关事业单位机构名称》（遂委办函〔2010〕2号）执行。省环境保护厅的规范化简称为环境保护厅。
（九）正文
要求：正文用3号字，结构层次序数标注格式如下：
第一层：一、黑体字
第二层：（一）楷体字加粗
第三层：1.仿宋体字加粗（本序数后的符号为“.”，并非“、”）
第四层：（1）仿宋体字
正文内容：仿宋体字
（十）附件说明
要求：用3号仿宋体字。正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1.XXX）。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名
要求：用3号仿宋体字。我局公文署名为“遂宁市环境保护局”。位于成文日期之上，以成文日期为准居中编排。
（十二）成文日期
要求：用3号仿宋体字。成文日期为发文机关负责人签发的日期。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。右空4字编排，用阿拉伯数字，不编虚位（即1不编为01）。
（十三）印章
要求：印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（十四）附注
要求：公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件
要求：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件为复印件，则按顺序装订在公文之后即可。
（十六）抄送机关
要求：用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期
要求：用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（十八）页码
要求：用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十九）信函格式
要求：如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
（二十）纪要格式
要求：发文字号顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与发文字号相距二行。首页不显示页码。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
（二十一）其他要求
1.现行公文格式中取消主题词、抄报、抄发。
2.根据公文用纸、版面要求，电子文档的页边距一般设置为上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
3.公文中出现的单位、专业术语一般均用汉字表示，且前后统一。可在专业术语后加括号标注外文缩写，如细颗粒物（PM2.5）。按有关国家标准规定的单位、符号应当直接使用，如地表水环境质量Ⅲ类标准。
4.公文中的英文字母、阿拉伯数字使用Times New Roman体字。
5.在公文中引用其他公文，应当按发文机关全称或规范化简称《公文标题》（发文字号）的规则引用，如市府办《关于印发公文处理失误责任追究办法的通知》（遂府办函〔2012〕122号）。
三、行文规则及要求
（一）向上级机关行文规则
1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
要求：我局公文的主送上级机关有：市委、市政府、省环境保护厅。根据有关规定，主送市委办、市府办、市委督查室、市目标绩效督查室的公文按上行文执行。不得多头报文，属党组职权范围内的工作，以党组名义报送市委。属部门职权范围内的工作，以部门名义报送市政府。
2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。
要求：我局在向省环境保护厅请示、报告重大事项（如突发环境事件），应当经市委、市政府同意或者授权。
3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。
4.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
要求：向上级机关的请示，应当附有背景材料、情况说明。资金请示件应按照市府办《关于进一步规范市级财政性资金审批管理的通知》（遂府办函〔2012〕10号）要求，以正式文件函告市财政局，并附政策依据、资金测算等相关资料，市财政局初审提出意见报市政府。
5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应当抄送另一个上级机关。
7.不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。
要求：同时上报市委、市政府的公文，送市委综合科、市政府综合科各1份。上报市委的公文送市委综合科1份。上报市政府的公文送市政府综合科5份。办理领导批示交办的事项时，上报公文要附上（不作为公文附件）领导批示件。上报市委、市政府的公文，必须在成文当天送达。上报请示必须标注联系人、联系电话。报送市政府的请示事项，一般应在15个工作日内完成办理或回复，紧急事项及时办理或答复。
（二）向下级机关行文规则
1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。
要求：未经市委、市政府批准，不得向县（区）党委、政府发布指令性公文或提出指令性要求，也不得要求县（区）党委、政府报文。需县（区）党委、政府知晓的，可以抄送有关县（区）党委、政府。可以用“函”行文与县（区）党委、政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
（三）向同级机关行文规则
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
要求：部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”行文，也可以用“通知”行文。部门之间在各自职权范围内相互联系工作或答复审批事项应当用“函”行文。
四、收文办理及要求
收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）签收
要求：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。我局签收文件的方式主要包括文件交接站、党政网、电话通知取文和邮寄来文，由局办公室负责。其中，文件交接站取文应当于每周星期二、四上午及时领取。党政网收文应当每个工作日上午、下午至少签收一次。电话通知取文应当及时到通知单位取文。
（二）登记
要求：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，由局办公室负责。包括编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位。要详细记载收文的经办过程，边办边登，多环节登记，便于查询。
（三）初审
要求：对收到的公文应当由局办公室负责人进行初审。初审的重点包括是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办
要求：收文可分为阅知性公文和批办性公文两大类。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。
批办性公文应当由局办公室提出拟办意见，报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅（运转、送批、送阅）
要求：根据机关负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传阅由局办公室组织实施，以局办公室人员为传阅中心节点（即完成上个环节后，公文交回局办公室，再进行下个环节）。
（六）催办
要求：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办工作由局办公室负责，催办的主要内容包括：上级机关重要文件，上级机关领导批示件，市委督查室、市目标绩效督查室督查件等。
（七）答复
要求：公文的办理结果应当由承办部门及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答复包括书面答复、口头答复。
五、发文办理及要求
发文办理包括起草、初审、复审、签发、复核、登记、印制、核发等。
（一）起草
要求：符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；文种正确，格式规范；公文涉及其他部门职权范围事项的，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
在起草过程中，起草人必须就份号、密级、密保期限、紧急程度、公开意见提出初步意见，并在发文稿纸上注明，各环节审核、签发人员共同把关。起草部门应在发文时限至少2个工作日前将文稿送局办公室，给文件运转及领导审核、审批留出时间。紧急公文特殊办理。
（二）初审
要求：起草部门负责人对文稿的政策、内容、正确、文字进行把关。
（三）复审
要求：局办公室对文稿的文字、行文、格式和准确进行把关。
（四）签发
要求：按行文规则，签发分为主要负责人签发和分管负责人签发。由主要负责人签发的公文，由分管负责人审核后，再送主要负责人。由分管负责人签发的公文，直接送分管负责人。
（五）复核
要求：已经签批的公文，局办公室在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（六）登记
要求：对复核后的公文，应当确定详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期和印制份数等。
（七）印制
要求：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。印制的公文必须以经过机关负责人签发的定稿为依据，不得修改。非涉密公文在文印室统一印制，涉密公文由局办公室安排印制。
（八）核发
要求：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。由起草人或起草部门安排人员对成品文件进行校对，并在发文稿纸上签字。送局办公室用印后，准确及时分发成品文件。纸质送达、邮寄的公文由局办公室统一安排。传真、电子档报送的公文由起草部门负责。涉密公文通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要手法人员进行传递。起草部门应当留存成品文件的电子档，对照学习公文处理有关要求，提升公文处理水平（涉密公文除外）。
六、代拟文稿要求
按市委、市政府及市委办、市府办安排或其他工作要求，我局相关业务科室要认真负责起草代拟文稿，落实好以下要求：
（一）代拟文稿体例格式规范，文种使用妥当，内容表述准确，结构严谨，条理清楚。涉及的人名、职务、单位、数字、引文准确无误。送审后结构、内容无较大改动。
（二）报请市委、市政府发文的，须正式行文请示市委、市政府并提供代拟文稿，同时附起草说明、征求部门意见及采纳情况、背景材料和代拟文稿电子版。
（三）代拟文稿必须经我局主要负责人签署意见和姓名后，于当天报送市委办、市府办有关科室。
（四）涉及多个部门职能的，必须征求有关部门意见，并梳理意见反馈及采纳情况。
（五）按市委、市政府领导批示要求起草代拟文稿的，要附领导批示件。
七、注意事项
（一）行文（包括代拟文稿）要遵循“确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”的原则。少发文、发短文，能够通过电话、传真、网络办理的事项，不再发文。已公开发布的上级文件，不再翻印、转发。没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发。
（二）送市委、市政府的公文、代拟文稿，必须由熟悉相关情况人员（一般是起草人）送达，便于回答市委办、市府办有关人员询问。送市直各部门的会签公文，由起草部门人员送签，便于掌握有关情况。
（三）如遇公文必须要及时发出，但公文签发负责人无法审核签字的情况，可由局办公室负责人或起草部门负责人向我局主要负责人或分管负责人电话请示。得到同意后，在发文稿纸上注明，先行按发文办理程序运转，之后送公文签发负责人补签。
（四）对质量不高的文稿，局办公室应当退回起草部门修改完善，并予以记载纳入考核（考核办法制定后另行通知）。
 

附件：1.中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）
2.《党政机关公文格式国家标准》（GB/T9704-2012）
3.市委办、市政府办《关于印发〈遂宁市公文处理工作考核办法〉的通知》（遂委办发〔2012〕29号）
4.市政府办《关于印发公文处理失误责任追究办法的通知》（遂府办函〔2012〕122号）
5.市委办、市政府办《印发〈遂宁市市直机关事业单位机构名称〉的通知》（遂委办函〔2010〕2号）