中国热带农业科学院公文处理办法

院办发〔2013〕36号

中国热带农业科学院办公室关于印发

《中国热带农业科学院公文处理办法》的通知

各院区管委会、各单位、各部门：

为进一步提高我院公文处理工作科学化、制度化、规范化水平，根据国家《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》和《农业部公文处理办法》规定，我院修订了《中国热带农业科学院公文处理办法》。现印发给你们，请认真组织学习并遵照执行。

特此通知。

附件：1.中国热带农业科学院文件（平行文、下行文）格式

2.中国热带农业科学院文件（上行文）格式

      3.中国热带农业科学院函件格式

      4.中共中国热带农业科学院党组文件格式

      5.中国热带农业科学院办公室文件格式

6.中国热带农业科学院办公室函件格式     

      7.中国热带农业科学院发文稿纸

      8.中国热带农业科学院公文呈批单

                   中国热带农业科学院办公室

2013年3月29日

中国热带农业科学院公文处理办法

第一章　总则

第一条  为进一步推进院公文处理工作科学化、制度化、规范化，切实提高公文处理质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）和《农业部公文处理办法》（农办办〔2012〕63号），结合我院工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所指公文是指院机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，做到及时、准确、安全、高效。

第五条  院办公室主管院机关公文处理工作，并对院属各单位、机关各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第六条  院属各单位、机关各部门应当高度重视公文处理工作，切实加强本单位、本部门公文处理工作的组织领导，并指定专人负责公文处理工作。公文处理人员应当具有强烈的责任心、较高的政策水平和良好的公文处理能力。

第二章  公文种类

第七条  结合实际工作需要，院适用的公文种类包括决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告。适用于向院内外宣传重要事项或者法定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；发布规章制度，任免人员等。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应该分别标注“特急”、“加急”，电报应该分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中发文机关署名的，除纪要外，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。向上级机关报送请示时，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。院公文的印发机关为热科院办公室。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条  公文版式要求。

（一）公文用纸采用国际标准A4型纸(210mm×297mm)，双面印刷、左侧装订、不掉页。版心为：156mm×225mm（不含页码）；附件用纸应当与主件一致，并一起装订；张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，公文中文字的颜色均为黑色。特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。版心内公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

（二）版头，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等部分组成。

1. 份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2. 密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3. 紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4. 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5. 发文字号。编排在发文机关标志下空二行、红色分隔线上方；位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6. 签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行、红色分隔线以上右侧位置，同时发文字号移至左侧。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（三）主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注等部分。

1. 标题。应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2. 主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3. 公文正文。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4. 附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5. 发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。除“会议纪要”以外，应当加盖印章，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6. 附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

7. 附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

8. 公文中的横排。表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（四）版记，包括抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1. 版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2. 抄送机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3. 印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。院发文和办公室发文的印发机关为中国热带农业科学院办公室（简称“热科院办公室”）。

4. 页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十条  公文的特定格式。

（一）信函格式

1. 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

2. 发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

3. 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

4. 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

5. 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

6. 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

7. 首页不显示页码。

8. 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）纪要格式

1. 纪要标志由“××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。

2. 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

3. 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

4. 纪要格式可以根据实际制定。

第十一条  装订要求。

公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。

第四章行文规则

第十二条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十四条  向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）各单位、部门向上级单位请示、报告重大事项，应当经本单位所（站、场、中心、学校）务会、本部门处务会同意或者授权；属于职权范围内的事项应当直接报送上级单位。

（三）各单位和部门的请示事项，如需以院名义向上级单位请示，应当提出我院倾向性意见后上报，不得原文直接转报上级单位。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

（六）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

第十五条  向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（二）院办公室根据院党组和院的授权，可以向院属各单位、各部门行文，除人事处、机关党委外其他部门不得向院属单位和部门发布指令性文件。

（三）院属单位在各自职权范围内可以向下级单位和部门行文。

（四）涉及机关多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，院应当责令其纠正或者撤销。

（五）向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

第十六条  因工作需要，院可以与同级党政单位及其他同级单位联合行文；属于院自身职权的工作，不得联合行文。院机关各部门除院办公室外不得对外正式行文。

第十七条  院属单位原则上不得以“中国热带农业科学院”、“中共中国热带农业科学院党组”和“中国热带农业科学院办公室”名义对外行文，也不得使用带有“中国热带农业科学院”、“中共中国热带农业科学院党组”和“中国热带农业科学院办公室”字样的文头对外行文。确需以“中国热带农业科学院”、“中共中国热带农业科学院党组”和“中国热带农业科学院办公室”名义对外行文的，应当由业务归口管理部门办理。

第十八条  我院公文分为“中国热带农业科学院文件”、“中共中国热带农业科学院党组文件”、“中国热带农业科学院办公室文件”、“纪要”四类。

（一）中国热带农业科学院文件

发文机关标识为“中国热带农业科学院文件”，代字为“热科院×”的发文适用于下列事项（其中代字为“热科院发” 的主要适用于重要、重大、全局性的事项；“热科院×”的主要适用于某个方面为主的事项）：

1. 需要向农业部等上级机关请示、报告的重大事项。

2. 公布我院制定的有关政策、重大措施、规章制度，以及干部人事任免。

3. 印发、转发农业部等上级机关领导的重要讲话。

4. 制定或调整院中长期规划、专项发展规划。

5. 发布重大奖惩决定。

6. 确定或调整院属单位方向任务、管理体制、机构设置和人员编制等重大事项。

7. 与地方政府及其部门商洽工作。

8. 下达或调整院年度计划和财务、资产、基建计划等。

9. 与有关单位的联合发文。

10. 开展重要的外事活动。

11. 对院属单位请示重大问题的批复。

12. 公布需要院各单位、各部门周知的重要事项。

13. 其他确需以院名义行文的事项。

发文机关标志为“中国热带农业科学院”， 代字为“热科院×”的发文适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题。

（二）中共中国热带农业科学院党组文件

发文单位标识为“中共中国热带农业科学院党组文件”，代字为“院党组发”，适用于下列事项：

1. 需要向农业部党组或有关业务部门请示、报告的重大事项。

2. 公布有关党的工作的政策、重大措施、规章制度，以及干部任免。

3. 印发、转发农业部党组领导的重要讲话。

4. 发布重大奖惩决定。

5. 发布对综合治理等重大问题的通知和批复。

6. 对组织建设和发展、工会、共青团、职工代表大会等有关事宜的批复，部署统一战线、民族宗教和知识分子工作。

7. 公布需要各基层党组织、各单位、各部门周知的重要事项。

8. 其他确需以院党组名义行文的事项。

（三）中国热带农业科学院办公室文件

发文机关标识为“中国热带农业科学院办公室文件”，代字为“院办×”的发文适用于下列事项（其中代字为“院办发” 的主要适用于重要或普遍性事项；“院办×”的主要适用于某个方面为主的事项）：

1. 向院属单位和部门行文。

2. 通知召开全院性的会议。

3. 询问、答复院属单位和部门有关问题。

4. 布置业务工作。

5. 印发节假日放假通知。

6. 转发上级有关文件，印发院工作会议报告、院领导讲话等。

7. 其他确需以院办公室名义行文的事项。

（四）纪要

发文机关标志为“中国热带农业科学院院务会纪要”、“中共中国热带农业科学院党组会纪要”、“中国热带农业科学院常务会纪要”、“中国热带农业科学院院长办公会纪要”的公文分别适用于记载、传达院务会、党组会、常务会和院长办公会会议情况和议定事项。

第五章公文制发

第十九条  公文制发包括起草、审核、会签、签发、制文、缮印、分发等程序。

第二十条  公文起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）坚持确有必要的原则。凡国家法律法规已作出明确规定的，一律不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；没有实际内容、可发可不发的文件，一律不发。

（三）从实际出发，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（四）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（五）文种正确，格式规范。

（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位或者部门意见，力求达成一致。

（七）单位和部门负责人应当组织并直接参与重要公文起草，切实加强对公文起草工作的指导。

第二十一条  公文审核。公文审核实行分级审核制度。各级审核人员必须认真履行岗位职责，严格把关，有效控制公文数量，确保发文质量。

院发文和办公室发文审核重点和程序如下：

（一）公文主办部门对公文质量负主要责任，在拟制公文的各个环节，主办部门的拟稿人、业务分管负责人、部门负责人必须切实承担起审核责任，严格把好公文出口关。

1. 主办单位公文涉及的业务分管负责人负责初审，重点审核文稿内容、数据的准确性，是否符合草拟公文的有关要求。

2. 主办单位负责人负责复审。重点审核文稿的内容是否符合国家方针政策、法律法规以及农业部的有关规定，文稿的观点是否正确，文稿中所提措施是否切实可行，是否超越本部门业务和职权范围，文字表述是否准确。并核签需要会签的单位、部门，提出需要签阅和签发的院领导。

（二）院办公室对公文质量负监督检查责任，在文稿送相关领导签发前，负责对文稿进行全面审核。其中重点审核：是否确需行文，行文程序是否规范，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

（三）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门（单位）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门（单位）修改后重新报送。

第二十二条  会签。凡涉及其他部门的业务和职权范围的公文，文稿在送院办公室审核之前，应当先送有关部门领导会签；未协调一致、未经会签的公文，不得送院领导审阅、签发。院机关内部会签文件时，拟稿部门可针对不同事项提出时限要求，会签部门应及时会签并反馈。

第二十三条  公文签发。

（一）签发权限。院各类公文的签发权限，按《中国热带农业科学院工作规则》有关规定执行。

1. 院发文原则上由院长签发，院党组文件原则上由书记签发。

2. 上报农业部以及其他中央部委、地方省级机构的发文，一般经业务分管院领导签阅后，由院长或书记签发。

3. 其他院发文，一般由业务分管院领导签发。如涉及事项重大或业务分管院领导认为确有必要，应报院长、书记签发或审阅。

4. 院领导已经通过一定形式批示同意的院发文，经有关院领导授权，可由院办公室主任、相关部门负责人签发。

5. 遇有紧急公文或负责审核和签发的院领导不在院内时，由院办公室通过电话、短信、传真、电子邮件等方式请示有关领导后发文，待院领导回院后履行补签手续。

6. 我院主办的联合发文，本院签发后再送联合发文单位（部门）签发。其他单位（部门）主办的联合发文或会签文，由有关院领导会签。

7. 院办公室发文原则上由主办部门负责人签发；如有需要，可由主办部门负责人审核后报请业务分管院领导签发。

8. 已经签发的文稿，其他人员不得再作改动，确需修改的，须经签发人同意。

（二）签发方法。

1. 拟制、签发、会签、审核、修改公文一律使用黑色或蓝色墨水的钢笔、签字笔、毛笔，不允许使用圆珠笔、铅笔、色彩笔。

2. 签发人应在发文稿纸首页签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

3. 签发和审核文稿时，审改意见应写在文稿左侧装订线内，以免装订压字，影响文稿查阅。

第二十四条  复核。公文签发后，应由院办公室文秘部门负责复核，重点审核：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。并进行编号、登记，根据保密要求和事项轻重缓急，分别标注密级和紧急程度。

第二十五条  印制。要严格控制公文印制数量，公文承办单位应按主送、抄送单位、分送领导和留存数量计算印刷份数。

第二十六条  校对。公文在用印前必须进行校对，校对无误后方可用印。

第二十七条  用印。“中国热带农业科学院”、“中共中国热带农业科学院党组”、“中国热带农业科学院办公室”印章，由院办公室负责监印。

第二十八条  核发。公文制作完毕，由主办单位对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。院内单位通过送达、信箱投递、电子邮件等方式分发，分发后须备注确认；邮寄的公文应挂号邮寄，上报农业部的公文应特快专递邮寄；重要文件、涉密文件由院办公室机要员通过机要交换站封发。

第二十九条  院网公布。根据院务公开有关规定，应当让广大职工知晓且不涉密的文件应在院网上公布，院办公室统一管理院网公文发布事宜。在院网公布公文需由主办部门报请院办公室批准同意。

第三十条  发文一律填写发文稿纸。用计算机草拟和修改文稿，应当保留领导的修改稿，作为原稿存档。

第三十一条  公文原稿及正式文件2份由院办公室存档。

第六章收文办理

第三十二条  收文办理，是指对收到公文的办理过程，包括签收、初审、登记、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。收文办理应当做到及时、准确，主次分明，手续严密。

第三十三条  主送我院的收文，应当由院办公室统一处理。机关各部门收到外单位主送我院的来文，应及时送院办公室处理。

第三十四条  对国家领导和农业部、海南省领导的重要批示件，农业部下发或交办的公文，以及院领导批示上报农业部等上级机关的批示件，应作为紧急公文优先办理。办理完毕后应主动将办理情况和办复时间及时报院办公室，以便及时向院领导反馈。

第三十五条  签收、审核与登记。

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，并认真履行签收手续。

（二）初审。院属单位和部门上报的公文，院办公室文秘部门应当进行审核，审核的重点是：是否符合行文规则，公文内容是否符合国家方针政策和院有关规定，文种的使用、公文标题、主送机关、发文字号、发文机关的标识等公文格式是否符合规范。

对不符合《党政机关公文处理工作条例》和本办法规定，有下列情况之一的公文，经院办公室批准后，应退回来文单位并说明理由：

1. 内容不符合国家法律、法规和其他有关规定的。

2. 要求办理或者解决的事项，不属于院职权范围或者不应当由院受理的。

3. 无特殊情况而越级请示、报告的。

4. 属于院机关部门或院属单位职权范围内处理的事项而要求院处理的。

5. 内容涉及有关部门但未经与有关部门协商一致，或者虽经协商但没有如实反映有关部门意见、不符合会签程序的。

6. 一文多事，多头请示或者不盖印章的。

7. “报告”中夹带请示事项的。

8. 上行文未按照要求注明签发人或者签发人不是主要负责人而未附说明的。

9. “请示”未在附注处注明联系人的姓名和电话的。

10. 代上级部门草拟或者送审的文稿，未附上相关的文件、法规和材料的。

11. 其他违反《党政公文处理工作条例》和本办法规定的。

（三）登记。登记内容应包括来文单位、收文日期、来文字号、公文标题等。

第三十六条  分类办理。上级、同级机关等来文和经审核符合《党政机关公文处理工作条例》和本办法规定的公文，我院实行分类处理，收文分为阅办件和阅知件两种。

（一）阅办件：包括农业部、科技部、海南省等上级部门来文交办事项；平级单位来文需回复或办理事项；院属各单位、机关各部门来文需要办理的事项。

办理程序如下：由院办公室提出拟办意见呈送院领导批示，或直接批转院机关各部门办理。

1. 拟办。院办公室文秘部门认真仔细阅读文件内容，撰写文件摘要和拟办意见，院办公室负责人审定拟办意见。

2. 征求意见。如来文涉及机关部门业务，应根据拟办意见充分征求相关部门的书面意见，为院领导批办提供参考依据。

3. 批办。由院领导审阅院办公室拟办意见并提出批办意见。院领导出差在外的，由院办公室通过电话、短信、邮件等方式请示院领导批办，或由院办公室负责人批转机关职能部门先予办理。

4. 分发。院办公室根据批办意见分发公文承办部门和单位。分发应准确及时、主次分明、手续严密。无时限的公文，应当在收文的当日分送。特急公文应当随到随分，不得拖延、积压。

5. 承办。承办部门（单位）收到公文后应当及时办理，不得拖延、推诿。紧急公文应当立即办理，确有困难的，应当及时向院办公室说明情况。对不属于本部门（单位）业务和职权范围的，应经部门（单位）负责人签署意见后，及时退回院办公室并书面说明理由。

6. 催办。建立健全公文的催办制度，加强公文的催办工作。要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。院办公室文秘部门负责对各公文承办单位的催办工作。院属单位和部门文秘人员负责对本单位（部门）承办公文的催办工作。

7. 答复。公文的办理结果应当及时反馈来文单位，并根据需要告知相关单位。

8. 注办。办理完毕的公文，院办公室文秘部门注办并归档。

（二）阅知件：不需要回复或办理的阅知性文件

由院办公室文秘部门定期汇编成册，呈送院领导阅知。院领导签阅过程中认为应当让院属单位和机关部门知晓的，经院领导批示由院办文秘部门复印分发至有关单位、部门阅知；院办公室领导或院办公室文秘部门认为机关有关单位和部门有必要知晓的，也可复印分发至有关单位、部门阅知。

第七章公文归档

第三十七条  公文办理完毕，应当按照档案法和我院档案管理工作的有关规定，及时整理立卷归档。任何个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十九条  联合办理的公文，我院为主办单位的，由拟稿部门将会签后的原件交院办公室归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十一条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十二条  院公文由院办公室文秘部门统一管理。

第四十三条  涉密公文的使用和管理按照保密法规进行管理。

第四十四条  公文复制件作为工作办理使用时，应加盖复制机关的证明章。

第四十五条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关根据职权范围和有关规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十六条  院内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理。院内设机构撤销时，需要归档的公文，整理后按有关规定移交档案部门。工作人员离岗离职时，所在单位（部门）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十七条  不具备归档和保存价值的公文，经鉴别和本单位负责人批准，可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第九章  电子公文

第四十八条  院大力推进电子政务办公系统建设，公文办理视条件逐步实行计算机自动化处理。在电子政务办公系统未建立应用前，鉴于我院单位地域分散的原因，为提高公文办理效率，可以使用公共网络发送非涉密公文，发布的公文在我院内部具有行政效力，可以作为内部处理公务的依据。院属单位要安排专人负责登录邮箱管理文件。

第四十九条  院内部发送的各类布置性、告知性、事务性公文，应采用电子公文。既有电子公文，又有纸质文件的，以纸质文件为准。需要对院以外的其他单位发送的公文，应当制成纸质文件。

第十章附 则

第五十条  本办法自公布之日起施行，2008年7月1日印发的《中国热带农业科学院公文处理办法》（试行）停止执行。本办法由院办公室负责解释。

附件1

000001

机密★1年

特急

中国热带农业科学院文件

热科院×〔20××〕××号

中国热带农业科学院

关于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

     中国热带农业科学院

20××年××月××日

附件2

000001

机密★1年

特急

中国热带农业科学院文件

热科院×〔20××〕××号             签发人：×××

中国热带农业科学院

关于××××××××××的请示

××××：

    ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                           中国热带农业科学院

20××年××月××日

（联系人：×××，联系电话：×××，手机：×××）

抄送：××××，××××，××××。

热科院办公室                       20××年××月××日印发

附件3

中国热带农业科学院

热科院×〔20××〕××号

中国热带农业科学院

关于××××××××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

    中国热带农业科学院

20××年××月××日

附件4

000001

机密★1年

特急

中共中国热带农业科学院党组文件

院党组发〔20××〕××号

                          ★

中共中国热带农业科学院党组

关于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中共中国热带农业科学院党组

20××年××月××日

附件5

000001

机密★1年

特急

中国热带农业科学院办公室文件

院办×〔20××〕××号

中国热带农业科学院办公室

关于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中国热带农业科学院办公室

20××年××月××日

附件6

中国热带农业科学院办公室

院办×〔20××〕××号

中国热带农业科学院办公室

关于××××××××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中国热带农业科学院办公室

20××年××月××日

附件7

中国热带农业科学院发文稿纸

密级（    ）    紧急程度（    ）    热科院× 〔20××〕× 号

签发：

会签：

办公室审核

××月××日

处室负责人：

主办单位: ×××  电话: ××

拟稿人: ××  ××月×××日

标题：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件： 1．×××××××××××××

　　　　2．×××××××××××××

主送单位：××××

抄送单位：××××，××××，××××

院内发送：××××，××××，××××  

胶印        打印           主件××份        附件××份

附件8

中国热带农业科学院公文呈批单

来文单位

收文日期

   年   月   日

来文字号

办文编号

公文标题

办理时限要求

摘要及拟办意见：

院领导批示：

院办公室主任拟办意见：

业务承办部门意见：

秘书科承办人：                                             联系电话：66962965