国家统计局南平调查队公文处理工作办法

国家统计局南平调查队办公室关于印发公文处理工作办法的通知
 
各科室：
　　现将《国家统计局南平调查队公文处理工作办法》印发给你们，请认真遵照执行。
                          
国家统计局南平调查队办公室
2013年2月21日
 
国家统计局南平调查队公文处理工作办法
 
第一章 总则
 
　　第一条 根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB－T9704－2012）、《国家统计局公文处理工作办法》（国统字〔2012〕70号）、《国家统计局福建调查总队公文处理工作办法》（闽调字〔2012〕128号）和《南平市人民政府公文格式细则》（南府办〔2012〕169号），结合工作实际，制定本办法。
　　第二条 国家统计局南平调查队全体工作人员要严格遵守本办法。
　　第三条 国家统计局南平调查队办公室负责管理本队的公文处理工作。
第二章 公文格式
 
 第四条 涉密公文（包括绝密、机密、秘密）均需标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
　　密级和保密期限用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；密级和保密期限之间用“★”隔开。
　　第五条 紧急程度用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
　　第六条 发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，即印发机关标志上边缘至上页边为72mm。使用红色小标宋体字，字号不得大于18mm×15mm，以醒目、美观、庄重为原则。
　　联合行文时，可以并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
　　第七条 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
　　上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
　　联合行文时，只能标注主办机关的发文字号。
　　发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
　　第八条 上行文（包括请示、报告、意见）必须标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，编排在发文机关标志下空二行位置。签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
　　如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
　　第九条 公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形；标题一般不超过50个字，不超过三行。标题中除了法规、规章名要加书名号外，一般不用其他标点符号。
　　第十条 公文的主送机关用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关应当使用全称、规范化的简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
　　第十一条 公文正文用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
　　第十二条 如有附件，应当有附件说明。即在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
　　附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
　　如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
　　第十三条 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），一般右空四字编排。
　　第十四条 公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，印章用红色。
　　单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
　　联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
　　为简化手续和提高效率，联合上行文的发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。
　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。
　　第十五条 公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
　　第十六条 公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
　　如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。对不同系统的机关，应当根据主送或抄送对象，按照党、政、军、群、人大机关、政协机关、法院、检察院、各民主党派的顺序分行排列。
　　第十七条 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排
　　在末条分隔线之上。印发机关统称国家统计局南平调查队办公室，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。
　　版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
　　版记应当编排在公文最后一面。如果附件是公文，应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。
　　第十八条 公文各要素除特别要求外，一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
　　第十九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
　　第二十条 公文一般缮印在A3纸折页上。若公文篇幅可以在两面内表述，也可以缮印在一张A4纸上。不得在A3纸折页中插页。
　　第二十一条 公文用纸一律采用国际标准A4型纸（规格210mm×297mm）。公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸：156mm×225mm。
 
第三章 行文规则
　　
第二十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
　　第二十三条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
　　（二）下级机关的请示事项，如需以本队名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
　　（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
　　（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本队名义向上级机关负责人报送公文，不得以本队负责人名义向上级机关报送公文。
　　第二十四条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
　　（一）公文主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送福建调查总队。
　　（二）涉及多个部门职权范围内的事项，应与有关部门充分协商并达成一致意见，未协商一致的，不得向下行文。
　　第二十五条 本队与市政府各部门间必要时可以联合行文。
　　本队与市政府各部门间依据职权可以相互行文。本队机关内设机构除办公室外，不得对外正式行文。
 
第四章 发文办理
　　
第二十六条 发文办理指制发公文的过程，一般包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序。
　　第二十七条 公文起草应当做到：
　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现本队发文意图，并同现行有关公文相衔接。
　　（二）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
　　（三）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
　　（四）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
　　（五）文种正确，格式规范。
　　（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，力求达成一致。
　　（七）队长主持、指导重要公文起草工作。
　　（八）使用“国家统计局南平调查队公文送审签发单”，并按签发单所列格式要求认真填写。
　　（九）公文草拟单位负责人须对文稿认真审核，在送审签发单“拟稿单位核稿”栏中签署姓名和日期。
　　第二十八条 公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位上报前必须先送有关单位会签。
　　第二十九条 公文在送队领导签发前，须先送办公室审核。审核的重点是：
　　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
　　（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现本队发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
　　（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
　　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
    第三十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
    第三十一条  以调查队或队办公室名义制发的文件，经办公室核稿后，由拟稿科室提交分管领导审核。凡涉及全队综合性工作的由分管领导核稿后提交队长签发；涉及一个以上队领导分管的事项，须经相关队领导会签后提交队长签发；涉及人事类的文件，由党组书记签发；向总队和市委、市政府呈报的请示、报告直接由队长签发。其他业务类文件由分管领导签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
　　联合发文由所有联署机关的负责人会签。
　　第三十二条 已经领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
　　第三十三条 复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细登记。
　　第三十四条 公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后盖章并分发。
　　第三十五条 主送福建调查总队、市委市政府的请示和报告应报送3份；本队文件、函件，除分发给主、抄送单位外，应分送给队领导各1份、归档2份。
第五章 收文办理
 
 第三十六条收文办理是指来文的办理过程，包括签收、登记、审核、承办、传阅、催办、答复等程序。
 第三十七条收到的公文应当逐件清点，核对无误后对公文的主要信息详细登记。
 第三十八条收到上级机关下发或交办的公文，由办公室填写《南平调查队文件传阅单》，经办公室主任提出拟办意见，送队长批示后办理。
　　收到同级部门或下级机关报送的公文，先由办公室进行审核。审核的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。经审核后符合办理要求的公文、一般阅知性公文由办公室填写《南平调查队文件传阅单》，经办公室主任提出拟办意见后送队长批示。
　　第三十九条 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
　　第四十条 承办单位收到交办公文后应及时办理，不得延误、积压、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。
　　第四十一条 办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文重点催办。
　　第四十二条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
 
第六章 公文归档和管理
 
第四十三条 公文办理完毕后，依照《中华人民共和国档案法》及有关规定及时归档。任何个人不得保存、销毁应当归档的公文。
　　第四十四条 档案保存价值、保管期限按照《国家统计局南平调查队文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的标准确定，销毁档案的程序和办法遵照相关规定执行。密级文件的管理必须严格遵守有关规定执行。
　　第四十五条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
　　第四十六条 不具备归档和保存价值的公文，批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，并由办公室统一销毁。确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
　　第四十七条 联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。
　　第四十八条 公开发布本队公文，须经队长审批。
　　第四十九条 工作人员离岗离职时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
 
第七章 附则
　
　　第五十条 本办法自印发之日起执行。