湖北大学公文处理办法

院办字【2012】8号 

关于转发《湖北大学公文处理办法》的通知

院内各单位：

    现将《湖北大学公文处理办法》转发给你们，请组织本部门相关人员认真学习，并遵照执行。

附件：湖北大学公文处理办法

二0一二年十二月十三日

附件：

湖北大学公文处理办法

第一章  总  则

第一条 为了适应学校党政工作需要，推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作效率和公文质量，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校及校内各职能部门、二级单位公文处理工作。

第三条 公文是具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 学校公文包括以学校党委、行政名义制发的各类公文，以纪委、工会、共青团名义制发的文件，以及校内各职能部门、二级单位制发的函件。

第五条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校公文处理工作包括对学校公文和校外来文的处理工作。

第七条 学校办公室是学校的公文处理管理机构，主管以学校党委和行政名义制发的各类公文，并负责对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。校内各单位必须高度重视和认真做好公文处理工作，应配备专（兼）职人员从事公文处理工作。公文处理人员应当廉洁正派、勤奋学习，具备相关专业知识。

第二章  公文种类

第八条 学校常用公文的种类包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码以及校对人等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。向校内行文时，可以省略发文机关名称。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

（十九）校对人。校内行文时，应当标注校对人姓名。

第十条 公文用纸幅面一般采用国际标准A4型。公文的版式参照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。

第四章   行文规则

第十一条 行文应当确有必要，坚持少而精；讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条 行文须遵循以下规则：

（一）学校办公室根据授权可以向各分党委（党总支、直属党支部）、职能部门、学院和直属单位行文；可以代表学校对外正式行文。

（二）中共湖北大学纪律检查委员会、湖北大学工会委员会、共青团湖北大学委员会按照工作职责可以分别向各分党委（党总支、直属党支部）、二级工会、学院团委行文，可以向对应的上级主管机关行文。

（三）各职能部门在各自职权范围内，可以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，向学校党委、行政请示、报告工作，就日常具体工作安排等向校内各单位发布通知；各职能部门（除本条第一、二项规定的情况外）不得对外行文。需以学校党委、行政名义正式行文的，须履行湖北大学制发公文程序。

（四）各分党委（党总支、直属党支部）、二级单位不能制发正式文件。

第十三条 各职能部门和二级单位书面请示、报告工作，应遵循以下规则：

（一）“请示”应当一文一事，一般只主送一个部门，不得多头主送。如需同时送其他部门，应当用抄送形式。“请示”应附注联系人。

（二）“报告”中不得夹带请示事项。

（三）属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，各二级单位应当直接报送职能部门处理，一般不直接报送学校；特殊情况需直接报送的，应同时抄送有关职能部门。各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需报送学校研究解决的问题，职能部门要事先提出具体意见或方案。

（四）各职能部门和二级单位需呈报校领导的请示、报告，一般由学校办公室转呈有关校领导。

第十四条 对不符合行文规则的公文，学校办公室可退回报送单位。

第五章  公文拟制

第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十六条 校内各单位应重视公文起草工作，不断提高公文起草水平。公文起草应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，并同现行有关公文相衔接。

（二）公文起草前，起草单位应深入调研，充分论证；起草重要公文，应事先征求分管校领导意见。

（三）坚持必要性原则，可不发的公文一律不发；职能部门职责范围内，可以本部门名义制发的，不送学校发文。

（四）文种正确，格式规范，主题突出，文字精炼。

（五）起草的公文，如属上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后以便审核。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位应送相关单位主要负责人会签；对于公文内容有不同意见的，起草单位应与相关单位协商，力求取得一致意见后再行文。

（七）如对公文印发日期有要求的，起草单位应早于拟印发日期7个工作日将公文文稿交学校办公室审核。

公文起草后，起草人应认真填写学校统一印制的拟文签，注明公文印数、校对人、标题、主送和抄送单位、起草单位、起草人等信息；起草单位主要负责人须对起草的公文进行审查把关，并在拟文签上签署具体意见。

第十七条 公文起草完毕应进行审核。以学校党委、行政名义行文，须将公文文稿和拟文签交学校办公室进行审核。审核的重点是：

（一）是否确需行文，以何种名义行文。

（二）是否符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关指示精神；是否同现行有关公文相衔接。

（三）文种是否正确，是否符合行文规则；主题是否明确，格式是否符合规范；正文结构是否严谨、层次是否清晰，提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述是否准确、精炼。

（四）涉及多个部门职权范围的事项是否协商一致。

审核包括初审、核稿、复审、拟办等环节。经初审不宜发文的公文文稿，学校办公室退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。对初审符合基本要求的公文文稿，学校办公室公文处理人员进行核稿，对其进行修改和完善。核稿完毕后，由学校办公室负责人进行复审并提出拟办意见。

第十八条 凡以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室负责审核后送呈有关校领导签发。一般业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发；综合性的、重大的问题，由校党委书记、校长签发，或由党委常委会议、校长办公会议集体讨论决定。各职能部门、二级单位制发的公文，由本部门、单位主要负责人签发。签发要签署意见、姓名和完整日期。

第六章公文办理

第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条 收文办理包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。

（一）对校外来文，公文办理人员应严格履行签收、登记程序，根据来文内容和阅读范围分文，按办件和阅件分别贴上公文处理单或传阅单，交学校办公室负责人提出拟办意见，并及时分送有关校领导阅批或有关单位办理。领导阅批后，公文办理人员送承办单位承办或组织传阅。任何单位和个人接到承办公文后，应按照领导批示和公文要求，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。公文处理人员对经办的公文，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。

（二）对校内职能部门或二级单位通过学校办公室呈送校领导的请示、报告，学校办公室公文办理人员应严格履行签收、登记程序，贴上公文处理单，交学校办公室负责人提出拟办意见，并呈送有关校领导阅批。校领导阅批后，公文办理人员应及时将阅批意见告知来文单位。

第二十一条 发文办理主要包括复核、登记、排版、校对、印制、用印、核发等程序。

（一）复核。公文印发前应对拟文签所载的审批手续进行复核，审批手续不全的，一律不予印发。

（二）登记。确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）排版。按照本办法第三章的要求编排公文格式并打印样稿。

（四）校对。起草单位和起草人负责对打印样稿进行校对。校对时一般不得对领导签发稿再作修改，确需修改的应征得签发人同意。

（五）印制。公文印制必须确保质量和时效。公文印制完毕后，一般不得加印。

（六）用印。印章应与发文机关署名一致，用印时居中下压发文机关署名和成文日期，做到印章端正、字迹清晰。

（七）核发。公文印制完毕后，应对成品公文进行检查，避免缺页、错页等情况，确保质量；由起草单位负责报送或分发给相关单位，由学校办公室分发给相关校领导。

以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室组织履行发文办理程序；以各职能部门和二级单位名义制发的函件，由本部门、单位参照本办法履行发文办理程序。

第二十二条 公文及有关材料应当及时立卷、归档。上级来文由学校办公室立卷、归档；以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室立卷、归档，归档材料包括公文草拟稿、修改稿、校领导签发稿及定本（一式三份）等；各职能部门和二级单位制发的函件由本单位立卷、归档。公文归档后，应按照学校档案管理有关规定，及时送交档案馆，单位和个人不得保存应归档的公文。

第七章公文管理

第二十三条 各单位应当重视公文管理工作，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。学校办公室建立机要保密室（阅文室），负责校外来文的管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备。

第二十四条 涉密公文的管理，按校保密字[2012]6号文件规定执行。

第二十五条 公文的撤销和废止，由学校或上级机关根据职权范围和法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。

第二十六条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附 则

第二十七条 公文含电子公文。学校电子公文处理办法另行制定。

第二十八条 本办法由学校办公室负责解释。

第二十九条 本办法自2013年1月1日起施行，此前学校有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：湖北大学制发公文流程

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湖北大学制发公文流程