襄阳市国土资源局公文处理实施办法

襄土资发〔2013〕47号

襄阳市国土资源局公文处理实施办法

第一章 总则

第一条 为实现局机关公文处理工作的科学化、制度化和规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)和《湖北省国土资源厅公文处理实施办法》(鄂土资发〔2012〕121号)等，制定本实施办法。

第二条 襄阳市国土资源局公文(包括传真、电子函件等，下同)是履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻省国土资源厅和市委、市政府的方针政策、依法行政和进行公务活动的重要工具。

襄阳市国土资源局发出的文件分为“中共襄阳市国土资源局党组文件”，“襄阳市国土资源局文件”、“襄阳市国土资源局办公室文件”和冠以“中共襄阳市国土资源局党组”、“襄阳市国土资源局”、“襄阳市国土资源局办公室”红头函件。

“中共襄阳市国土资源局党组文件”主要用于重要的思想政治工作、党风廉政建设和人事任免事项;“襄阳市国土资源局文件”主要用于具有重要性、综合性的行政管理工作，如向上级(省国土资源厅、市委、市政府)请示、报告工作，向下级(县、市、区国土资源局)安排部署重要工作任务等;“襄阳市国土资源局办公室文件”主要用于一般行政管理公务和单项专业性工作(不得用作向上级或系统外)；冠以“中共襄阳市国土资源局党组”和“襄阳市国土资源局”红头函件，一般用于与不相隶属的单位商洽工作，如询问、请示和答复问题等，也可向上级或市(州)国土资源部门及直属单位商洽、答复具体工作。冠以“襄阳市国土资源局办公室”红头函件只能用于向县(市、区)国土资源局及直属单位商洽、答复具体工作（不得用作向上级或系统外）。会议、培训班通知一般以“中共襄阳市国土资源局党组”、“襄阳市国土资源局”、“襄阳市国土资源局办公室”红头便函(不编发文号)印发。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文管理包括公文保密、日常管理和公文系统管理等。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 局办公室是局机关公文处理工作的管理机构，主管局机关党政公文处理工作，负责局机关各科室、局属各单位报送市委、市政府和省国土资源厅公文的有关审核运转工作，并对各局属单位和各县(市、区)国土资源局的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

凡经襄阳市国土资源局运转的各类文件，由局办公室统一组织收发、登记、分送、催办、立卷、归档、清退、销毁工作。以襄阳市国土资源局名义制发的党政公文文件，在呈送局领导审签前，必须交局办公室初核;所有报送襄阳市国土资源局的文件必须统一经局办公室按程序分理、呈送局领导批示或送有关科室(单位)阅处;紧急公文先经局领导审批后，仍应交局办公室办理登记手续;局机关各科室都不得另行设置公文运转轨道。

外出开会带回的文件，回局后应及时交局办公室登记造册，然后再按办文程序运转。

第六条 局直属机关党委可制用“中共襄阳市国土资源局直属机关委员会文件”;局规划与调控监测科可制用“襄阳市城乡建设用地增减挂钩试点工作领导小组文件”和“襄阳市城乡建设用地增减挂钩试点工作领导小组办公室文件”，不纳入局办公室办文统一管理，可使用“襄阳市国土资源局拟文处理笺”，委托局办公室进行公文格式审查。其他科室(不含局办公室)不得对外行文。

局属单位(含参公单位)可制用单位红头函件，向县（市、区）国土资源局商洽、安排一般事务性工作，但不得制发文件红头及下发政策法规性文件。上述文件不纳入局办公室办文统一管理。

局属单位原则上不直接向市委、市政府和省国土资源厅请示工作。局属单位有需要请示市委、市政府和省国土资源厅的事项，应由局机关向市委、市政府和省国土资源厅呈送公文。

第七条 局机关各科室要明确专人负责本科室的公文处理工作。负责管理公文处理工作的人员必须政治可靠、作风严谨、忠于职守、廉洁正派、保守秘密，具备有关专业知识，熟练掌握现代办公设备、应用系统的操作和使用，熟悉领导工作分工和各职能部门职责。

第八条 局机关各科室、局属各单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《党政机关公文处理工作条例》及本实施办法，加强对公文处理工作的领导和检查。

第九条 公文处理涉及职务任免、工作调动、出国、就学、晋级、评聘专业技术职务、评选先进或者涉及处分、检举、案件查处等内容的，有关当事人应予回避。

第二章 公文发文字号及种类

第十条 襄阳市国土资源局发文字号分党组类、行政类、纪要类、简报通报类。

(一)党务类发文字号。局党组类文件发文字号有:《襄土资党组》、《襄土资干》、《襄土资党组函》3种。

(二)行政类发文字号。局行政类文件发文字号有:《襄土资文》、《襄土资预审字》、《襄土资发》、《襄土资函》、《襄土资储函》、《襄矿权评委》、《襄土资办文》7种。

局机关各科室(单位)由于上级业务部门要求或业务需要确定的其他发文字号（如《襄国土资复》、《襄土网挂字》等），不纳入局发文统一管理(局办公室不负责统一配发发文字号)。

根据工作需要，局机关各科室、局属单位新增发文字号，并需纳入局机关统一管理的，需报业务分管领导、办公室分管领导审定。

坚持发文字号是行政资源的理念，尽量用较低级的发文字号。原则上局发文字号高于局办公室发文字号，文件发文字号高于函件发文字号。

第十一条 严禁在拟制公文时另行自造文种。襄阳市国土资源局的公文种类有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。使用《襄土资党组》、《襄土资发》发文字号。

(二)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和需要有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。使用《襄土资党组》、《襄土资党组函》，《襄土资发》、《襄土资函》，《襄土资办文》发文字号。

(三)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。使用《襄土资党组》、《襄土资发》、《襄土资办文》发文字号。

(四)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。使用《襄土资党组》、《襄土资文》发文字号。

(五)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。使用《襄土资党组》、《襄土资文》发文字号。

(六)批复。适用于答复下级机关请示事项。使用《襄土资党组函》、《襄土资干》、《襄土资函》发文字号。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。属于上行文、平行文时，使用《襄土资党组函》、《襄土资函》发文字号。属于下行文时，政策性文件使用《襄土资党组》、《襄土资发》发文字号;具体事项答复使用《襄土资党组函》、《襄土资函》发文字号。

(八)函。适用于不相隶属机关之间或系统内商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。使用《襄土资党组函》、《襄土资函》发文字号。

局直属机关党委“中共襄阳市国土资源局直属机关委员会文件”;局规划与调控监测科“襄阳市城乡建设用地增减挂钩试点工作领导小组文件”和“襄阳市城乡建设用地增减挂钩试点工作领导小组办公室文件”的发文字号由对应科室管理。

第三章 公文格式

第十二条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印刷份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号一般用不少于2位(3-6位)的3号黑体阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。

(三)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。密级和保密期限一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第2行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”和“加急”。紧急程度用3号黑体字顶格编排在版心左上角。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。并用联合发文机关名称的，一般应使主办机关名称在前。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)。

(六)签发人。上行文应当标注签发人和会签人姓名。联合上报公文，必须标注全部签发人和会签人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应注重提炼，简要概括公文主要内容并准确标明公文种类。标题一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

(八)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。应根据工作需要和公文内容准确确定主送机关，不随意扩大或缩小主送范围。

(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。除结构层次小标题外，正文一般用3号仿宋体字。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应在正文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件如有顺序号，使用阿拉伯数字标注(如“附件:1.xxxxxx”)；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为0l)。

(十三)印章。公文除纪要外，应当加盖机关印章。联合上报的公文，可只由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

(十四)附注。公文需要说明的其他事项，如公文印发传达范围、联系人姓名及联系电话，应当加圆括号标注。上行文及商洽工作、征求意见应当在附注处注明联系人姓名和联系电话。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十三条 公开发布公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

依据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《国土资源部政府信息公开暂行办法》、《湖北省政府信息公开规定》、《湖北省国土资源厅政府信息公开实施办法》(鄂土资发〔2010〕164号)，行政类公文在“版记”分隔线上面应标注公开形式。党务类公文不需要标注公开形式。

第十四条 公文文字从左至右横写、横排。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行，做到应用体例统一。

第十五条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)和《湖北省国土资源厅公文格式规范》执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型，左侧装订。

特殊形式的公文用纸幅面及版式，根据实际需要确定，如局机关各科室(单位)由于上级业务部门要求或业务需要印制的特殊格式文件等，应由局办公室进行一般的格式审查。

第四章 行文规则

第十六条 严格控制文件数量。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。已开会解决的具体事项，原则上不再行文;可面商解决、开会解决、电话解决的问题，一般不行文。

第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。市局向下行文原则上只到县（市、区）国土资源局。

第十八条 向上级机关行文，应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。如就党务事项向市委行文，以局党组名义;如就行政事项向市委行文，以局名义。

(二)县（市、区）国土资源主管部门向市国土资源局请示、报告重大事项，应当经本级人民政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项可以直接报送市国土资源局。

(三)乡（镇）国土资源所原则上不得向市国土资源局报送任何公文。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义直接向上级机关负责人报送公文。虽由上级机关负责人直接交办，但内容涉及全局性工作或2名以上上级机关负责人工作分工的事项，应按公文处理程序报送。不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

(六)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一上级机关。

第十九条 向下级机关行文，应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)局党组和局在职权范围内可以向各县(市、区)国土资源局行文。经局同意，局办公室可以向各县(市、区)国土资源局，局机关各科室、局属各单位行文。

除局办公室外，局机关其他科室(单位)不得向各县(市、区)国土资源局，局机关各科室、各直属单位行文。

(三)涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

(四)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一上级机关。

第二十条 局党组和局在职权范围内可以与市委、市政府各部门相互行文。

局党组向县(市、区)地方党委正式行文需请示市委同意(属于国土资源行政管理体制规定的事项除外);局向县(市、区)人民政府正式行文需请示市政府同意。需经市政府审批的事项，经市政府同意后可以由局行文，文中须注明“已经市政府同意”。

第二十一条 局可与市委、市政府各部门及同级人民政府、军队机关、人民团体联合行文。

属于部门自身职权范围内的工作，不得联合行文。

联合行文必须确属必要，联合行文单位不宜过多。

第五章 公文拟制

第二十二条 公文拟制包括公文起草、审签、签发等程序。

第二十三条 按照职责分工的原则确定公文起草科室和起草人。起草公文应由掌握相关政策、熟悉工作内容、文字能力强的人员承担。重要或涉及重大问题公文的起草，应采取集体研究、个人执笔的方式进行。起草科室主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十四条 起草公文包括起草发文和拟文处理笺。

市国土资源局发文是指以中共襄阳市国土资源局党组、襄阳市国土资源局、襄阳市国土资源局办公室等名义制发的公文。

市国土资源局拟文处理笺是机关内部使用的一种专用公文形式，主要用于局机关各科室、局属各单位向局领导请示、报告工作。

第二十五条 起草公文应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合上级机关的指示、意见和要求。

(二)站在经济社会发展全局和全面履职的高度，完整准确体现局的意图，充分反映局的职责，并同现行公文相衔接。

(三)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。所提建议和拟办意见具体明确可操作。

(四)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

(五)内容简洁、篇幅简短，主题突出、观点鲜明，条理清晰、结构严谨，表述准确、文字精练。

(六)定密准确、文种正确、格式规范。

(七)根据需要确定和标注紧急程度。

(八)正确标注是否属于规范性文件，依法依规确定公开形式。

(九)人名、地名、时间、数字、引文核实无误。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日，年份不用“去年”、“今年”、“明年”。

(十)使用国家法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文。

(十一)标点符号用法符合国家标准。

(十二)自觉使用规范汉字，一般不得使用外文字符，确需使用的，应当在首次出现时注明准确的中文译名。

(十三)除已被社会广泛使用并认可的简称外，使用其他简称一般应在首次出现时使用全称并注明简称。

(十四)数字用法符合国家标准，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。

(十五)结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1.”，第四层用“(1)”。第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。除第一层不用标点符号外，其他层均需加标点符号再另起段落。

第二十六条 起草政策性及重要公文应附办文说明，简要说明办文依据、基本情况、办理过程和拟办建议等。

第二十七条 局属各单位原则上不能直接起草公文。确有必要，需经与本单位职责相对应的科室授权，并在发文审签“办公室初核”前环节送相关科室会签。

第二十八条 局公文发文流转程序为:主办科室拟稿人拟稿--科室主要负责人核签--相关科室会签(法规科合法性审查)--局办公室初核--分管局领导审签(或审定)--局长签发--办公室复核--办公室编发文字号--文印室印制清样--拟稿人核对--文印室印制--办公室(保密室室)用印--主办科室分发(涉密文件由保密书或主办科室兼职保密员分发)及存档。

涉及干部任免、纪检监察的发文流转程序:主办科室拟稿--科室主要负责人签署意见--分管局领导审定(或审签)--局长签发--办公室编发文字号--文印室印制清样--拟稿人核对--文印室印制--办公室(保密室室)用印--主办科室分发(涉密文件由保密室或主办科室兼职保密员员分发)及存档。

联合发文时，在送局外有关单位会签前，需完成“分管局领导审签(或审定)--局长签发”程序。

第二十九条 起草科室对所办理公文的内容和形式要认真审核，并标注是否上网及公开形式，确保准确无误，经科室主要负责人核签。核签后，同时送相关科室会签及办公室初核。

第三十条 在公文文稿送局领导签批前，办公室应进行初核。公文初核的重点是：

(一)报批程序是否合规，所附材料是否齐备。

(二)是否送请相关科室会签，是否经过充分沟通协商。沟通协商不能达成一致的，是否列明各方理据并提出建设性意见。

(三)文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(四)是否属于规范性文件，公开方式、紧急程度、密级、印发范围是否准确恰当。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第三十一条 公文属于规范性文件或政策法规类文件的，由主办科室在文稿送办公室初核、局领导签批前，提交局政策法规与监督检查科进行合法性审查。

规范性文件发布后，主办科室应当自发布之日起七个工作日内，将规范性文件及办文说明送局政策法规与监督检查科，由局政策法规与监督检查科分送市政府法制办备案。

第三十二条 公文合法性审查的重点是:

(一)是否符合法律、法规、规章的规定。

(二)是否属于局的法定职权范围。

(三)是否与局原有的规范性文件相协调、衔接。

(四)是否含有不能设置的行政处罚、行政许可和行政强制事项。

(五)是否属于执行法律、法规、规章和上级规范性文件的规定且需要制定执行规范性文件的事项。

(六)其他需要审查的内容。

第三十三条 经初核如发现公文文稿不符合要求或需要对文稿进行实质性修改的，应当由起草科室修改完善后重新报送。经初核不宜或无需发文的公文文稿，应当退回起草科室并说明理由。

第三十四条 公文应当经局领导审批签发。

(一)局及局党组请示、报告类上行文一律需经分管局领导审定后，呈局党组书记、局长签发，局党组书记、局长出差时由受权主持工作的局领导签发。

(二)局及局党组平行文、下行文由分管局领导审签;内容重要、对全局工作具有普遍指导意义的公文，分管局领导可根据需要核报党组书记、局长签发。

(三)以襄阳市国土资源局办公室名义制发的公文，由局领导签发；一般事务性文件可由局办公室主任签发。

第三十五条 局领导出差在外，有紧急公文需签发，采取“补签”方式办理。

第三十六条 签发公文应当签署意见、姓名和完整日期。请示、报告类上行文必须签署明确意见。圈阅或签名视为同意。

第三十七条 一些例行性、事务性公文，如行政审批事项，局领导在报件上已签署意见，经分管局领导授权，可以由有关科室主要负责人签发。分管局领导取消授权的，应由分管局领导签发。分管局领导工作分工调整或者机构发生变化的，应重新授权。

第六章 局内会签

第三十八条 公文涉及其他科室职权范围或需其他科室核实把关的，主办科室应主动与有关科室协商、会签后方可行文。有关科室应积极配合、大力支持。多个科室共同主办的公文，由主办科室负责起草，协办科室负责会签。

第三十九条 需会签的公文，主办科室应在起草完成前与有关科室协商。一些重大问题，应由科室主要负责人进行协商。

第四十条 政策性或重要公文起草完成并经主办科室主要负责人核签后，应附办文说明和相关材料，及时送有关科室会签。

第四十一条 公文由有关科室主要负责人会签。主要负责人不在时，由受权主持工作的其他负责人会签，会签意见要明确。

主办科室和有关科室应对会签公文的主要内容、时间、意见等予以记录。

第四十二条 有关科室如认为本科室不必会签的，应说明理由，及时反馈主办科室。

第四十三条   公文会签如有意见分歧，主办科室主要负责人应进行协调，有关科室应积极配合。不得将未经认真研究、协商的问题上报。协商后仍不能取得一致意见的，主办科室应如实列明各方理据，提出建设性意见，报请局领导协调。

第七章 联合行文和局外会签

第四十四条 局与市委、市政府各部门及县（市、区）人民政府、军队机关、人民团体(以下统称同级局外单位)联合行文或会签，主办科室应在局内达成一致意见后，通过面谈、电话、征求意见函等适当方式与同级局外单位先行沟通，就行文内容、行文方式、主办单位等取得基本一致意见后再正式进入公文拟制程序。

办理具有重大影响的联合行文，主办科室应将工作思路报请相关局领导同意后，与同级局外单位进行沟通。

第四十五条 局与同级局外单位联合行文或会签，应按局公文拟制程序，经局领导签发，由主办科室送同级局外单位联合签发、会签后，送办公室复核、登记发文字号。

第四十六条 同级局外单位与局联合行文或会签，由办公室批转有关科室审核提出意见后报局领导签批。主办科室应会同相关科室对行文内容、行文方式、主办单位等进行全面审核;有不同意见的，应沟通协商取得一致；如不能取得一致，应提出处理意见报局领导签批;需要函复的，一并起草复函报局领导签批。

第四十七条 同级局外单位与局联合行文印制时，由局主办科室派人校核和监印，使用印模应当日归还。

第四十八条 局办公室与同级局外单位办公室之间一般不联合行文。

第八章 公文办理

第四十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第五十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、主办、传阅、催办、答复等主要程序。

第五十一条 收到公文应当对照清单逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。清点发现收到的公文与清单不符的，应立即提出并查找原因。

第五十二条 收文登记应当详细记载收到公文的主要信息和办理情况。

第五十三条 收件人是中共襄阳市国土资源局党组、襄阳市国土资源局、襄阳市国土资源局办公室的公文，由局办公室(保密室)负责签收、登记。原则上，各科室不得收局外来文。各科室收到上述主送机关的公文，应送局办公室(保密室)统一签收、登记。

第五十四条 收到公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求。

收到的公文，经初审不符合规定的，经局办公室主任同意，可退回来文单位并说明理由。局机关各科室、局属各单位收到办公室批转办理的公文，认为不应由本单位办理或牵头办理的，经本单位负责人同意，可及时退回办公室（保密室）并说明理由。

第五十五条 收文按照职责分工进行签批和确定主办科室。

(一)收到需要办理的上级机关公文，由局办公室按局领导分工，送请分管相关科室局领导签批；涉及几个科室职责的，应明确牵头科室，送请分管牵头的局领导签批；分管局领导认为需要的，由其批请其他局领导签批。重大事项报送局长签批。

收到需要阅知的上级机关公文，由局办公室分送局领导阅批。

收到上级机关领导批转的公文，批转局长阅办的，由局办公室送请局长签批;批转局阅办的，由局办公室送请局长和涉及业务的分管局领导签批;批转分管局领导阅办的，由办公室送请该局领导签批，该局领导认为需要的，由其批请其他局领导签批。

(二)收到需要办理的同级和下级机关公文，由局办公室批请相关科室办理。重要公文同时送请分管局领导阅批。按前件要求反馈的公文，直接分送负责办理前件的科室。

第五十六条 传阅传批公文应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。紧急公文的传阅传批应采取分传方式，同时分送待传的局领导阅批。

第五十七条  送局领导签批或者交有关单位办理的公文，办公室和有关单位要负责催办。

第五十八条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第五十九条 发文办理包括登记、复核、印制、核发等主要程序。

第六十条 已经签发的公文，应当由局办公室登记确定发文字号。

第六十一条 公文需经主办科室审校并签署责任人姓名后方可正式付印。

报送市委、市政府、省国土资源厅的公文，还需经办公室对文件清样复核确认后方可正式付印。

已经签发的公文，一般不得再行修改。如确需修改，内容无重大变动的，经局办公室同意后修改；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

第六十二条 公文印制一律由局文印室主办。如需在外印制公文，需经局办公室同意后，由文印室委托与局签署保密及印制公文协议的单位印制。

加强局(办公室)红头文件纸管理，严禁未经局领导批准在文印室领取局(办公室)红头文件纸。凡需以局或办公室名义发局便文的，需按照公文办理程序运转。科室(单位)确因特殊原因需用局(办公室)红头文件纸的，需经办公室审查报分管领导审批同意后，方可到文印室领取局(办公室)红头文件纸。

第六十三条 主办科室应按照公文的发送范围标明印刷份数，严格控制公文印刷数量，避免浪费。可在局公文传送系统发布的公文，原则上不再印制纸质公文。

第六十四条 公文印制完成，文印室检查无误后应立即通知主办科室领取、发送。主办科室必须对公文印刷质量进行检查，对质量合格的予以签收登记。

文件盖章后发现错误需要重新印制或加印的，应报局办公室或签发领导同意。

第六十五条 主办科室负责所主办公文的核发工作。委托其他单位代发的，主办科室要负责发送的落实、检查和催办等工作。

发送涉密公文，必须由主办科室兼职保密员或交由办公室(保密室)负责核发并详细记录每份公文发送去向、发送记录和公文一并归档。

第六十六条 经批准在报刊及其他公众媒体上全文发布的公文，可不再下发纸质公文。同时，由主办科室印制少量文本，供存档备查。

第六十七条 需要归档的公文，应当根据有关档案法律法规以及局机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第六十八条 各类公文由主办科室负责归档。多个科室联合办理的公文，由主办科室归档。同级局外单位与局联合行文或会签的公文，局主办科室亦应送办公室(保密室)归档。

第六十九条 公文归档应根据其相互联系、特征及保存价值分类整理，保证档案完整、正确的反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第七十条 公文归档应当确定保管期限，按照规定如期向档案管理部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第七十一条 起草、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。应使用钢笔、毛笔、签字笔和耐久的碳素墨水、墨汁，不得使用铅笔、圆珠笔和红墨水、纯蓝墨水。不得在文稿装订线以外书写。

第九章 办理时限

第七十二条 公文要及时办理，保证时效。重要公文、紧急公文应做到特事特办、急事急办，由主办科室指定专人跟踪办理，办公室负责加强督办、反馈和通报。

第七十三条 办理重要公文应为局领导研究决策和公文运转、审核、印制等预留时间。

有办理时限的公文，应预留至少1个工作日给局领导审签，力戒到期当天送局领导审签。如属于来文时间的问题，由主办科室负责与来文单位沟通，尽可能预留更多的时间给局领导审签。

第七十四条 收文标明办理时限的，应按标明的办理时限办结。按时办结确有困难的，主办科室应与来文单位沟通并予以说明。

局领导提出办理时限要求的公文，应按时办结。按时办结确有困难的，主办科室应及时报告局领导。

第七十五条 收文标注“特急”的，应在2个工作日内办结;标注“加急”的，应在4个工作日内办结；普通收文应在7个工作日内办结。

收电标注“特提”的，应即刻办理；标注“特急”的，应在2日内办结；标注“加急”的，应在4日内办结；标注“平急”的，应在6日内办结。

第七十六条 局机关各科室呈批的紧急公文，必须在发文处理笺上注明紧急程度。需要在2个工作日内办结的，应标注“特急”；需要在4个工作日内办结的，应标注“加急”，并及时与公文处理有关人员及审签局领导电话沟通、当面汇报，说明紧急原因。

第七十七条 局机关各科室、各局属单位之间征求意见或者会签的公文，有关单位应在规定时限内回复。未规定时限的，应在3个工作日内回复。如不能按期回复，有关单位应主动与主办单位沟通并确定回复时限及方式，否则主办单位可以视其为没有不同意见，据此继续办理有关公文，并在报送的公文中予以说明。

第七十八条 及时落实市委市政府、省国土资源厅和有关部门交办事项。凡经局领导签批或局办公室交办的市委市政府、省国土资源厅和有关部门办理事项，必须在规定时间内办结。上级机关领导批转要求办理没有时限的公文，一般应在15日内办结。

凡市委常委会决定事项、市长办公会议纪要、市领导批示涉及市局的任务，落实办结后，要向市委或市政府办公室行文报告落实情况。其中，市委常委会纪要和市委领导直接交办事项落实情况向市委督查室报告;市政府各项会议纪要和市政府领导交办事项落实情况向市政府政务督查室报告(市委、市政府领导均有批示的，同时抄收市委督查室);通过市政府办公室秘书x科转来的交办件，办结后及时向市政府办公室秘书x科报告，主送单位一律是“人民政府办公室”，并在正文开头注明来文文件编号。

第十章 公文保密

第七十九条 公文处理工作必须严格执行国家保密法律法规和有关规定，确保国家秘密、工作秘密和有关商业秘密的安全。

第八十条 主办科室应按照保密法律法规规定，在公文起草时拟定密级、标明保密期限，经局领导审批签发后即形成国家秘密。

第八十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

第八十二条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。不得通过互联网和普通传真发送涉密公文。

第八十三条 涉密公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

第八十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第八十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第八十六条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴定和部门负责人批准，可以销毁。销毁涉密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第十二章 附则

第八十七条 局办公室建立公文质量档案，对公文的拟制、办理和管理进行检查，并予以通报。

第八十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

第八十九条 工作人员离岗离职时，所在科室(单位)应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九十条 公文被撤销，自始不产生效力;公文被废止，自废止之日起不产生效力。

第九十一条 本实施办法由局办公室负责解释。

第九十二条 本实施办法自印发之日起施行，以前相关规定与本实施办法不一致的，按本实施办法执行。

    （2013年5月）