凤县公文处理手册

公文处理手册

凤县人民政府办公室

二O零一二年十二月

凤县人民政府办公室

发文字号应用分类办法

    一、为了使公文发文字号的使用更科学、规范，同时为了正确掌握行文规则、区分使用文种，根据《党政机关公文处理工作条例》有关规定，参照省、市政府的做法，结合我办工作实际，制定本办法。

二、县政府或县政府办公室公文，应根据内容、对象和作用，分别使用编号冠以“凤政发”、“凤政办发”、“凤政字”、“凤政办字”、“政府令”、“凤政函”、“凤政办函”或者使用不冠字的“送阅件”、“凤县政情”、“纪要”(包括县政府常务会议纪要、县长办公会议纪要、县政府专项问题会议纪要)和不编号使用不冠字的专用纸的“通知”。

（一）“凤政发”主要用于：实施有关全县经济和社会发展的方针、政策，发布县政府规范性文件和行政措施，传达涉及全县的重要工作部署和周知事项，批转各镇政府、县政府工作部门、直属机构有关全县经济和社会发展重要问题的请示、意见、报告，表彰县政府常务会议审定的先进集体和先进个人，批评错误、通报重要情况等公文。

（二）“凤政办发”主要用于：传达县政府作出的决定、规定、部署和采取的行政措施，根据县政府的意见，通报有关重要工作情况，转发省、市政府及其他部门对我县工作有指导意义和参考价值的文件，转发镇政府及县政府工作部门贯彻执行县政府有关文件及省、市政府有关部门重要文件精神实施意见，传达其他需要周知事项的公文等。

    （三）“凤政字”主要用于：以县政府名义向省政府、市政府汇报重要情况、请示专项问题、提出重要建议或按规定必须由县政府报请市政府、省政府审批的事项；向县人大及其常委会报告工作，提请人事任免、议案以及其它需要审议通过的事项；县政府成立设置时间长、工作范围广、工作内容全面的临时机构的发文。

（四）“凤政办字”主要用于：根据县政府的意见向市政府办公室或者其他上级机关汇报工作、请示问题、提出建议；对县政府办公室内部管理事项作出安排部署；办公室内部人事任免及内部工作人员工资调整，晋升级别等；县政府成立机构设置时间短、工作内容单一的临时机构的发文。

（五）“凤政函”主要用于：以县政府名义向省、市政府有关部门及其他县区发出邀请、联系工作、征询意见、答复问题；按规定由县政府向市政府有关部门申报情况和请求批准的重要事项，由县政府批准或者答复各部门、各镇请示的专项问题；下发告知性和其它非指示性通知等。

（六）“凤政办函”主要用于：以县政府办公室名义向有关机关和部门联系商洽工作，询问和答复问题；传达县政府领导对有关部门或镇请示事项的批复意见；答复人大代表建议、政协委员提案的办理情况；答复其他不相隶属机关、单位、个人有关重要问题的询问；向有关主管部门申报人、财、物计划和其它工作方案，请示批准有关事项等。

（七）“政府令”主要用于：发布重要的、涉及面广的县政府规范性文件和重大强制性行政措施。

（八）“送阅件”主要用于：提供领导参阅的有关资料、信息。

（九）“会议纪要”主要用于：记载会议情况和议定事项，传达会议精神 ；县政府常务会议纪要、县长办公会议纪要、专项问题会议纪要，以印有“会议纪要”文头专用纸印发，一般不另加通知。

三、县政府或县政府办公室与县委或县委办公室联合发文时，应挂县委或县委办公室发文字号；与其它部门联合发文，需要挂县政府或者县政府办公室发文字号的，按本办法办理。

市政府办公室发文办理工作规则

为了进一步规范公文起草、审核、签发程序，减少公文数量，提高公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》有关规定，结合工作实际，制定本规则。

    一、严格控制发文数量

（一）减少县政府表彰性文件。对在全县重大工程建设、抢险救灾、重大科研活动及其他社会影响大的工作中做出突出贡献的先进集体、先进个人，县政府决定授予荣誉称号或以其他形式进行表彰奖励的，经县长或县长授权的副县长签署，以县政府名义发文。

    对在部门、系统、行业年度工作、专项性工作、阶段性工作中做出显著成绩，经县政府批准给予奖励的先进集体、先进个人，按照《国家公务员法》、《国家公务员奖励暂行规定》及有关规定，可冠以“经县政府批准”字样，由县政府办公室或部门发文，奖励证书加盖县政府印章。

    （二）严格控制以县政府、县政府办公室名义批转、转发部门文件。属于部门职权范围内的事项，应当由部门自行发文或几个部门联合发文。县政府、县政府办公室原则上不批转、转发部门的工作安排、工作总结以及根据上级主管部门文件精神制定的贯彻性文件。

    （三）对县政府工作部门的文件，县政府办公室除转发有关涉及面广的重要政策性文件外，一般业务性文件不予转发。确需转发的，按规定程序签发。

    二、文稿拟制、审核、签发程序

    （一）文稿拟制

应切实做到符合国家法律、法规和上级有关规定，符合党的路线、方针、政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的规定，应就提出的理论依据和可行性作出说明。公文内容要做到有高度、有深度，可操作性强；主题突出，观点明确，事实确切，数据准确，结构严谨，条理清楚，语言、标点符号规范，文字精练；文种正确，格式规范；拟制的紧急文稿必须说明理由和要求；报上级机关的请示，应一文一事，不得一文多事；报告中不得夹带请示事项。

文稿拟制单位和拟制人员对文稿质量负首要责任。

（二）文稿审核

    文稿审核程序。县政府各部门或县政府办公室草拟，准备以县政府或县政府办公室名义发出的文稿，经县政府办公室综合股初核后，送分管主任核稿，分管主任核稿后必须送办公室主任再审核，办公室主任审核后分别送分管副县长、县长按权限签发。

1.政府办公室综合股初核责任

（1）审查有无必要以县政府或县政府办公室名义行文。 应当明确：不能准确体现政府决策意图的公文不发；可发可不发的公文不发；过时的公文不发；上级机关在报刊上已公布并注明不再行文的法规、行政规章、规范性文件、决定、通知等以及已发至基层单位的公文，本机关无新的要求时，不再原文转发；凡能通过当面商定、电话联系、便函联系、开会协商和领导面示等方式解决或答复的问题，或将领导批示已抄转、复印有关部门执行的，不再发文；已经会议研究解决，不须立案考查的一次性安排的事项，不再正式行文；不是县政府或县政府办公室直接召开的会议，不以县政府办公室名义发通知（经请示县政府同意召开的会议，由有关部门发会议通知并在通知中注明“经县政府同意”字样）；各部门按职权可以自行处理或县政府已经授权部门处理的事项，不以县政府或县政府办公室名义发文；各部门向对口上级主管部门联系业务、要钱要物、申报计划、请求批准具体事项，不以县政府或县政府办公室名义行文；部门工作总结、安排以及根据上级主管部门文件精神制定的贯彻性文件，不以县政府或县政府办公室名义发文；各部门请求县政府或县政府办公室批转、转发的文件，内容过于原则、抽象，不具备操作性，或有关部门意见不一致，或所提措施和办法暂不具备实施条件，不以县政府或县政府办公室名义发文；市政府工作部门的文件，除涉及面广、政策性强的以外，一般不予转发，确需转发的，按程序签发。

（2）审查行文关系是否合理，文种是否正确。

（3）审查文稿内容。着重审查：文稿内容是否符合法律、 法规和上级有关规定，是否符合党的路线、方针和政策；文稿内容是否与上级机关和本级机关已发的公文内容衔接一致，是否需要修改和废止以前的有关规定；文稿内容是否符合实际，所提要求是否明确，措施是否具有针对性、指导性和可操作性。

（4）审查文字表达。包括标题是否精练，条理是否清楚， 结构是否合理，语言是否贴切，标点符号是否规范，涉及的数字、名称、概念、术语是否准确。特别是有关重要数据、人名、地名、机构名称等是否准确无误。

（5）审查体式规范。文稿涉及的发文机关名称、标题、 主送机关、正文、秘密等级、附件、成文时间、附注、抄送机关等要素是否齐全、规范。

（6）审查制发程序是否规范。对部门代拟的文稿，要审查部门负责人是否签署意见、姓名及时间；涉及其他部门和有关方面的，是否已协调沟通并会签，意见不一致的是否如实反映，并作出说明或提出建设性意见。

（7）文稿有关依据文件及其他相关文件资料是否齐全； 是否符合发文拟稿的有关规定。

办公室承办初核工作的业务科室对呈送审核的文稿中存在的法律、政策方面的问题，事实、数据方面的问题，体例、格式和行文规则方面的问题，负主要责任。

2.分管主任审核责任

分管主任根据职权、分工或授权对综合股初核后的文稿进行审查。重点审核：

（1）文稿内容是否符合国家法律、法规、规章和党的路线、方针、政策，与上级和本级已经发布的有关文件是否一致；是否准确体现了政府意图和决策精神。

（2）涉及有关部门和下一级政府的权利、义务是否与其职责符合，有无职责重复、空档或交叉，有关问题是否进行了协商，对协商意见不一致的事项处理是否妥当。

（3）发文时机是否成熟，所提措施是否切实可行，公文发出后会不会产生负面效应。

（4）起草的文稿存在与国家和县政府现行有关规定相悖或不衔接等突出问题，需要退回原呈报单位修改或不应以县政府或县政府办公室名义发文的意见作出决定。

分管主任对经审核后送县政府领导同志签发的文稿中存在的法律、政策、审批程序、重要事实和数据方面的问题负责。

3.办公室秘书股复核责任

对经领导同志签发的文稿，由秘书人员在编号登记前进行复核。复核内容主要是：

（1）制发程序是否符合规范。 重点是：文稿拟制是否规范，是否按程序进行了初核、审核，领导同志是否已签发。

 　 （2）行文关系是否合理，文种选择是否正确。

（3）文稿体例格式是否规范。 重点是：主送机关是否合乎行文规则，排列顺序是否正确；有附件的，附件是否齐全，附件内容与排列顺序是否正确；落款与成文日期标识是否符合规定，有附注的，附注标识是否规范准确；请示件是否标注签发人、联系人和联系方式；是否需要抄送，排列顺序是否正确；是否标识印发机关与印发时间；翻印文件是否标识翻印机关、翻印日期、翻印份数和印发范围。

（4）文稿是否誊写工整、清楚。

秘书人员在复核中，对文稿的体例、格式、行文规则方面存在的一般性问题进行必要的规范化处理；对涉及法律、政策和审批程序等方面的重要问题，提请综合股订正；如需对文稿进行实质性修改的，须报请签发文稿的领导同志复审。

    办公室承办复核工作的科室，对领导同志签发的文稿，在发文形式方面应作规范化处理而未作处理或处理不当的，负重要责任。

　　（三）文稿签发

1.县政府公文的签发权限

（1）县政府向市政府和县委、县人大及其常委会、 县政协等机关的重要行文，如请示、报告、意见、议案、通报等，由县长签发。

（2）县政府发布规范性文件，制发政策性强、涉及面广的重要公文，如命令（令）、决定、通告、通报、关于成立机构和人事任免的通知、对重大问题的批复等，由县长签发。

（3）县政府批转下级行政机关的请示、报告、意见及转发其他机关文件的公文，由县长签发。

（4）县政府与上级行政机关的工作部门、兄弟县行政机关联合行文，由县长签发。

　　（5）依据会议决定或办理例行手续制发的县政府文件，根据文件内容由签发。

　　（6）县政府常务会议纪要、县长办公会议纪要由县长签发；县政府专项问题会议纪要，由主持会议的县政府领导签发。

　　2.县政府办公室公文的签发权限

　　（1）县政府办公室文内出现“经县政府同意”字样的公文以及由县长或副县长决定、批准办理的事项，由县长或常务副县长签发。

（2）县政府办公室一般性公文由常务副县长签发；涉及人、财、物及制度、规定等重大事项的，常务副县长审核后县长签发。

　　（3）以县政府办公室名义制发的会议通知，由县长或常务副县长签发。办公室内部制发的通知由办公室主任签发。

　　（5）县政府及县政府办公室其他公务文书的签发，如贺电（信）、慰问电（信）等，参照以上程序办理。

　　（6）县政府党组、办公室党组文件的签发，按党委系统公文处理有关规定办理。

三、公文打印、校对、发送、归档程序

　　（一）按规定挂号登记的公文，要严格按公文格式打印，急件做到随到随打印，不得延误。

　　（二）对打出的清样，先由公文起草人员校对，从内容、文字、格式等方面严格把关，后由确定的秘书人员对公文复校，主要把好格式关，确保发出的公文准确无误。

　　（三）对打印好的文件、急件要及时发出，一般件三天内发出。

　　（四）对县政府、县政府办公室制发的文件和收到的各类文件，在按要求办理完毕后要及时交文书室整理归档。

行政公文报送和处理工作有关要求

一、严格执行公文审核签发制度

各镇、各部门报送县政府的重要公文，必须由本单位主要负责人审核签发。主要负责人外出期间可由主持工作的负责人签发，但必须随文以书面形式说明情况。主管部门的下级单位报县政府的公文需由主管部门转报。县属企业、行业协会等一般不得直接向县政府报送公文。部门报请县政府审批的事项，凡涉及其他部门职权的，主办部门应主动与相关部门充分协商，经会签后报市政府审批。如部门之间有分歧，协商后仍不能达成一致意见的，主办部门应列明各方理由和依据，提出办理建议，报县政府决定。

二、严格执行公文报送工作规程

（一）各镇、各部门要严格按照县政府办公室公文报送程序报送公文。报请县政府审批的公文，由县政府办公室文书机要股统一收文。除县政府领导同志交办的事项和需要直接报送县政府领导同志的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，各镇、各部门一般不得将需要县政府审批的公文，以机关或机关负责人的名义直接报送县政府领导同志个人；不得以送阅件、部门内部简报、白头信函等形式，代替需要县政府审批的公文直接报送县政府领导同志个人。

（二）凡邀请县政府领导出席有关会议或活动的，不得使用请柬，一律以正式公文或函件形式，注明会议或活动时间、地点、议程、主要内容，按规定程序报县政府办公室文书机要股办理。

（三）各镇、各部门报送县政府的请示公文应一事一报，并注明联系人和联系方式。请示文件必须一文一事，只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。报送县政府的报告等非请示性公文中不得夹带请示事项。

（四）各镇、各部门报送公文时，对紧急事项应在公文上标注“加急”，对特别紧急的事项应在公文上标注“特急”。对涉及国家秘密的公文，要按照国家秘密及其密级具体范围的规定，准确标注密级和保密期限。

三、高度重视县政府领导批示件办理工作

对县政府领导明确要求各镇、各部门办理的批示件，有关镇或部门要抓紧办理，并及时报告办理情况。凡明确提出时限要求的，应当在规定的时限内办理完毕并报结果；无具体时限要求的公文，相关镇、部门应在收到后20日内办理完毕并书面报送办理结果。确因情况复杂，难以在规定时间内办结的，可适当延长办结时限，但要及时以书面形式向县政府办公室说明理由和办理进展情况；对不符合要求退回承办单位需重办、重报的，承办单位应在7日内重新办理和反馈。

对县政府领导批示或县政府办公室转交镇、部门提出处理意见的公文，镇、部门应在5个工作日内办理，并按要求以函的格式及时向县政府办公室承办股室反馈意见。确因特殊原因需要延长时间的，应及时以书面形式向县政府办公室说明，并及时报告办理进展情况。

四、建立健全退文通报制度

为切实维护公文的严肃性、统一性和规范性，对不符合要求的公文，县政府办公室收到后将作退文处理，由报送单位按规范要求和程序重新报送。县政府办公室将加强对各镇、各部门公文报送工作的指导，定期对各镇、各部门的公文报送情况进行综合分析、督促检查，并视情予以通报。