湖北省供销合作总社公文处理办法

湖北省供销合作总社公文处理办法

第一章 总则

    第一条 为促进公文处理规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的规定和省政府办公厅有关规定，制定本办法。

    第二条 湖北省供销合作总社（简称省供销社）公文（包括电报、电子公文，下同），是省供销社实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范性文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

    第三条 本办法适用于省供销社机关各处室。

    第四条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

    第六条 省供销社办公室主管机关公文处理，指导和督促机关各处室的公文处理工作。

机关各处室负责人要高度重视公文处理工作，遵守公文处理规定，严格按照法律法规、政策对公文进行审核，并对本处室起草的公文质量负责。

第二章 公文种类和形式

    第七条 省供销社常用公文种类有：

    （一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖励有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    （二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    （三）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

    （四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

    （五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

    （六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

    （七）批复。适用于答复下级机关请示事项。

    （八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

    （九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

    第八条 省供销社公文主要形式有：

    （一）发文机关标识为“中共湖北省供销合作总社党组文件”，发文代字为“鄂合党”的公文，主要适用于省社党组向上级党组织报告、请示工作和呈报意见，向下级党组织安排部署工作，发布重要通知事项等。

    （二）发文机关标识为“中共湖北省供销合作总社直属机关委员会文件”，发文代字为“鄂合直党”的公文，主要适用于省社机关党委向省直机关工委报告、请示工作，向省社机关党总支、省社直属单位党组织安排部署工作，通知有关事项等。

    （三）发文机关标识为“湖北省供销合作总社文件”，代字为“鄂合文”的上行文，主要适用于向省委、省政府和全国供销合作总社报告、请示工作和呈报意见；代字为“鄂合发”的下行文，主要适用于向下级供销合作社及直属单位传达中央和省委、省政府及全国供销合作总社的方针、政策、指示，部署全局性和重要工作，发布重要规范性文件等；代字为“鄂合xx”的下行文，主要适用于向下级供销合作社及直属单位安排部署各项业务工作和需要办理的重要事项等。

    （四）发文机关标识为“湖北省供销合作总社”，发文代字为“鄂合函”的平行文，主要适用于与省供销社没有隶属关系的单位之间知照和商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

    （五）发文机关标识为“湖北省供销合作总社办公室文件”，发文代字为“鄂合办xx”的公文，主要适用于与有关部门、单位办公室和下级供销合作社、直属单位联系工作，印发工作计划、工作安排、工作总结，组织检查、评审、调研，安排办理系统内及机关有关事务性事项等。

    （六）发文机关标识为“湖北省供销合作总社会议纪要”的公文，主要适用于记载省供销社党组会、主任办公会、及其他专题办公会的主要情况和议定事项。

    （九）发文机关标识为“湖北省供销合作总社内部传真电报”，发文代字为“鄂合电”的公文，主要适用于向下级供销合作社、直属单位通知重要事项。

第三章 公文格式

    第九条 公文一般包括版头、主体、版记三个部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

    （一）版头

    1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

    2.密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密事项30年，机密事项20年，秘密事项10年认定。

    3.紧急程度。根据公文送达和办理时限要求的紧急程度，应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

    4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前，也可以单独使用主办机关名称。

    5.发文字号。由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

    6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名应当按发文机关顺序自左到右、自上而下均匀排列。

    （二）主体

    7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应准确简要地概括公文主要内容。

    8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称置于版记中抄送机关之上一行。

    9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。应当符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。公文首页必须显示正文。

    10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、转发、批转的对象不能作为附件。

    11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

    12.成文日期。署会议通过或者省供销社负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。

    13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

    14.附注。公文印发传达范围、请示件中的联系人及联系方式等需要说明的事项。

    15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当放在版记之前，格式同正文。

    （三）版记

    16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

    17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

    18.页码。公文页数顺序号。

    第十条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

    第十一条 公文应当双面印刷，页码套正，左侧装订。

    第十二条 公文处理格式参照《党政机关公文处理格式》（GB/T9704-2012）执行。

第四章 行文规则

    第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

    第十四条 行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。不得越权行文。

    第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

    （一）原则上主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。

    （二）下级单位报送的请示事项，如需以省供销社名义向省政府或全国供销合作总社请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

    （三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    （四）除省委、省政府领导或全国供销合作总社领导直接交办的事项外，不得以省供销社名义向省委、政省府领导或全国供销合作总社领导报送公文，也不得以个人名义向省委、省政府或全国供销合作总社报送公文。

    第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

    （一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

    （二）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不得向地方人民政府正式行文或提出指令性要求。

    （三）省供销社可以在职权范围内向下级供销合作社行文。需要商请同级其他部门解决的问题，应当用函的形式直接行文。

    （四）涉及多个部门职权范围内的事务，应当与相关部门协商一致后行文，不得擅自行文。

    第十七条 根据职权范围，省供销社可以与省委、省政府各部门及直属机构、人民团体，各省、自治区、直辖市省供销社等相互行文或联合行文。

    第十八条 除省供销社办公室外，机关各处室不得对外正式行文，确因工作需要，经分管负责人批准，只能以函的形式与相关单位进行工作商洽。

第五章 公文拟制

    第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

    第二十条 公文起草应当做到：

    （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

    （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

    （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。报送省委、省政府和全国供销合作总社的请示、报告，一般控制在1000字以内，特殊情况下不超过2000字。

    （四）文种正确，格式规范。

    （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

    （六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，力求达成一致。

    第二十一条 公文文稿签发前，应当由省供销社办公室进行审核。审核的重点是：

    （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

    （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

    （三）涉及有关部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。

    （四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

    （五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

    第二十三条 省供销社公文必须经负责人审批签发。重要公文和上行文由省供销社主要负责人或委托其他负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文应当由所有联署机关的负责人会签。

第六章 公文办理

    第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    第二十五条 收文办理主要程序是：

    （一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

    （二）登记。对公文的标题、来文单位、办理时限等信息应当详细记载。

    （三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由省供销社办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

    （四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报省供销社负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当急事急办。承办处室对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

    （五）传阅。根据省供销社负责人批示或工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

    （六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

    （七）答复。公文的办理结果应当及时回复来文单位，并根据需要告知相关单位。

    第二十六条 发文办理主要程序是：

    （一）复核。已经省供销社负责人签批的公文，拟稿人在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需对内容作实质性修改的，应当报原签批负责人复审。

    （二）登记。对复核后的公文，应当由机要室确定发文字号，并做详细记载，由拟稿人确定分送范围和印制份数。

    （三）印制。能实现电子文档传输的公文除存档件外不再印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在机要室内专用保密机器上印制。

    （四）核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

    第二十七条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

    第二十八条 需要归档的公文（含电子公文）及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及省供销社档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章 公文管理

    第二十九条 省供销社公文由办公室统一管理。

    第三十条 涉密公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

    公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

    第三十一条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

    第三十二条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

    第三十三条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

    第三十四条 工作人员离岗离职时，其所在处室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

    第三十五条 本办法由省供销社办公室负责解释。

    第三十六条 本办法自印发之日起施行，原《湖北省供销社公文处理办法》废止。

2013年2月1日