江苏烟草机关公文处理工作办法

 江苏省烟草专卖局  中国烟草总公司江苏省公司

机关公文处理工作办法

第一章  总  则

第一条  为适应江苏省烟草专卖局(公司)机关（以下简称机关）工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理工作办法》（国烟办文〔2012〕292号）的规定，结合机关实际情况，制订本办法。

第二条  本办法适用于机关公文处理工作。

第三条  机关公文是机关实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，印发规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  机关公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  机关公文处理工作要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  机关各部门要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第七条  省局(公司)办公室主管机关的公文处理工作并对所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第八条  机关公文种类有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十四）纪要。适用于记载会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送（报）机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文要标注份号，一般用6位阿拉伯数字表示。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文要根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限；涉及行业敏感信息事项的，要标注“行业敏感信息”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文要分别标注“特急”、“加急”，电报要分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

机关的公文，均由省局(公司)办公室按以下简称代字统一编号：

1. 机关各处室（部门）代省局起草的公文，其编号中的简称代字具体如下：

处  室（部 门）

简  称  代  字

办公室（外事办公室）

苏专办

综合计划处（经济运行处）

苏专计

专卖监督管理处（专卖稽查总队、内部专卖管理监督处）

苏专管

卷烟销售管理处

苏专销

政策法规与体制改革处

苏专法

财务管理处（国有资产管理处）

苏专财

审计处

苏专审

安全保卫处

苏专安

思想政治工作处（机关党委、工会）

苏专政

人事劳资处（离退休人员管理办公室）

苏专人

质量监督检测站

苏专检

职业技能鉴定站

苏专鉴

物流管理处

苏专物

监察处

苏专监

经济信息中心

苏专信

机关服务中心

苏专服

2.机关各处室（部门）代省公司起草的公文，其编号中的简称代字具体如下：

处  室（部 门）

简  称  代  字

办公室（外事办公室）

苏烟办

综合计划处（经济运行处）

苏烟计

卷烟销售管理处

苏烟销

政策法规与体制改革处

苏烟法

财务管理处（国有资产管理处）

苏烟财

审计处

苏烟审

安全保卫处

苏烟安

思想政治工作处（机关党委、工会）

苏烟政

人事劳资处（离退休人员管理办公室）

苏烟人

质量监督检测站

苏烟检

职业技能鉴定站

苏烟鉴

物流管理处

苏烟物

监察处

苏烟监

经济信息中心

苏烟信

机关服务中心

苏烟服

 3.机关各处室（部门）代省局党组起草的公文，其编号中的简称代字为“苏烟党”。

4. 江苏省烟草学会起草的公文，其编号中的简称代字为“苏烟学”。

5.机关各处室（部门）需要以省局（公司）办公室名义行文，其编号中的简称代字均为“苏专办”或“苏烟办”。

6. 机关各处室（部门）以省局办公室名义发会议通知或者培训通知书，其编号中的简称代字为“苏专办会”或者“苏专办培”。

（六）签发人。上行文要标注签发人姓名。联合上报的公文，要同时标注各联合发文机关签发人的姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。除有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章外，公文要加盖发文机关印章并与署名机关相符。用印页（发文机关署名页）如无正文要标注“此页无正文”。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。起草机关公文，拟稿人要在发文稿纸首页附注位置标明“不公开”或者“可公开”。“可公开”的公文可以通过局域网在行业范围公开；按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）规定，需要向社会公开的，可以在行业网站公开公文的主要内容。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。有两个或两个以上附件时，要注明顺序号。附件一般与主件合订发送，如需单独装订，要在附件首页注明文件的发文字号，与主件同时发送。

（十六）抄送（报）机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条  机关公文的版式按照《党政机关公文格式》 (GB/ 9704—2012)国家标准执行。

第十一条  机关公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条  机关公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条  行文要确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，要同时抄送（报）被越级的机关。

（一）省局（公司）各所属单位原则上不直接向国家局党组或者国家局、总公司请示和报告工作。如遇重大问题或紧急情况，确需越级请示、报告时，要同时抄报省局（公司）。

（二）向国家局和省委、省人民政府的行文和主送各所属单位的文件，要以省局（公司）的名义。

（三）省局(公司)内设机构除省局(公司)办公室外不得对外正式行文，确需正式行文的，以省局(公司)办公室名义行文。

第十五条  向上级机关行文，要遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄报（送）相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）机关有关处室向上级主管部门请示、报告重大事项，要经省局党组或者省局（公司）同意。

（三）下级机关的请示事项，如需要以省局党组或者省局（公司）名义向上级机关请示，要提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示要一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以省局党组或者省局（公司）名义向上级机关负责人报送公文，不得以省局党组或者省局（公司）负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时要抄报另一上级机关。

第十六条  向下级机关行文要遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文要同时抄报国家局。

（二）根据省局（公司）授权，省局(公司)办公室可以向全系统各所属单位，机关各处室（部门），系统外单位办公厅（室）和有关部门行文。

（三）涉及多个部门或者单位职权范围的事务，部门或者单位之间未协商一致的，不得向下行文。

（四）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条  同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。省局（公司）或者省局党组必要时可与同级党、政、军机关，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位或者相应的党组织可以联合行文。

第五章  公文拟制

第十八条  机关公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  机关公文起草要做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际情况出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门或者单位职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门或者单位意见，力求达成一致。

（七）部门负责人要主持、指导重要公文起草工作。

（八）内容涉及国家秘密或者行业敏感信息事项的，必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行起草。

第二十条  机关公文文稿送省局（公司）办公室审核前由起草部门进行初审。初审的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合省局党组、省局（公司）的有关政策和规定；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他部门或者单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

规范性公文送省局（公司）办公室审核前起草部门要先送法规处会签，进行合法性审查。

公文呈送省局党组、省局（公司）负责人签发前由省局（公司）办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合规定；语言文字是否符合语法逻辑。

与有关机关的联合行文，机关相关部门收到主办机关需要由省局党组或者省局（公司）会签的公文文稿后，要先送省局（公司）办公室进行审核后再报省局党组或者省局（公司）负责人签发。

第二十一条  经审核不宜发文的公文文稿，省局（公司）办公室要退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需要作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新送省局（公司）办公室审核。

第二十二条  公文要经机关负责人审批签发。机关重要公文和上行文由省局党组、省局（公司）主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发；下行文或者平行文，由省局党组、省局（公司）主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。签发人签发公文，要签署意见、姓名和完整日期；签阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十三条  机关公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文要逐件清点，校对无误后签字或者盖章并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况要详细记载。

省委、省人民政府的公文以及秘密级以上行业外的公文，一律由省局（公司）办公室机要室（以下简称机要室）统一签收、登记；行业内外其他主送省局党组、省局（公司）以及省局（公司）办公室的公文，均由省局(公司)办公室统一签收、登记，特急件随到随处理。寄给省局党组、省局（公司）负责人的亲启件，一律呈送给本人或者指定的秘书签收。

机关其他部门收到的公文以及个人出差、开会带回的公文，要及时交省局（公司）办公室办理签收、登记手续。

未经签收、登记的公文，机关各部门不得办理。

（三）初审。对收到的公文要进行初审。省局（公司）办公室初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门或者单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，经省局（公司）办公室负责人批准后要及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文要根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文要提出拟办意见报省局党组、省局（公司）负责人批示或者转相关部门办理；需要两个以上部门办理的，要明确主办部门。紧急公文要明确办理时限。

省委、省人民政府的公文以及秘密级以上行业外的公文，按其发送范围，由机要室分发；行业内外的其他公文，均由省局（公司）办公室负责人在收文的当日批注拟办意见并呈送省局党组、省局（公司）有关负责人或者送相关部门。

承办部门对交办的公文要及时办理，有明确办理时限要求的要在规定时限内办理完毕；对因特殊情况不能在规定时限内办结的，要签报省局党组、省局（公司）有关负责人同意后及时向来文单位和省局（公司）办公室说明延期原因。对不属于本部门职权范围以及不宜由本部门办理的，承办部门要及时退回省局（公司）办公室并说明情况。收到省局（公司）办公室转来的公文，承办部门要进一步审核：

全系统各所属单位报省局党组、省局（公司）的请示性公文，重点对请示事项是否需要报省局党组、省局（公司）审批；公文内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否符合省局党组、省局（公司）的有关政策和规定，是否体现科学发展观的要求；请示事项是否符合“一文一事”的规定；公文紧急程度、密级和保密期限确定是否恰当等方面进行审核。对不符合上述要求的公文，承办部门要主动与报文单位沟通，建议其修改后重新报文或者退文，协商不一致的，要提出处理意见反馈省局（公司）办公室。

对全系统各所属单位报省党组、省局（公司）的报告性公文，承办部门要重点审核报告中是否夹带请示事项。报告中有请示事项的，承办部门要与报文单位协商，请其按请示性公文重新报文。

（五）传阅。根据省局党组、省局（公司）公司负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅要随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文要由专人负责催办。呈送省局党组、省局（公司）公司负责人批示或者送承办部门办理的公文，省局（公司）办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（七）答复。公文办理结果要及时答复来文单位并根据需要告知相关单位。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经省局党组、省局（公司）公司负责人签批的公文，印发前由省局（公司）办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，要报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，由省局（公司）办公室确定发文字号并根据发文稿纸首页上写明的发送范围和有关规定确定印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文要在符合保密要求的场所印制。机关公文由省局（公司）办公室印制，正式印制时由起草部门拟稿人负责校对，拟稿人外出时要委托熟悉业务和公文处理工作的人员负责并告省局（公司）办公室。起草部门需要增加印制份数，须事先提出意见并由负责人签字，经省局（公司）办公室负责人同意后，方可增加印制份数。

（四）核发。机关公文印制后由省局（公司）办公室对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

发往除由省级机关机要文件交换站交换的文件外的其他行业外单位的非涉密公文，由起草部门承办人发出。

发往全系统各所属单位的非涉密公文，由省局（公司）办公室通过机关办公自动化系统的公文远程传输系统传输。

分送省局（公司）负责人及省局（公司）办公室的公文，由省局（公司）办公室负责分发；分送机关其他有关部门的公文，由起草部门承办人负责分发。

第二十六条  涉密公文要通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条  需要归档的公文及有关材料，要根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。机关各部门要将本部门当年形成的文件材料收集齐全，于次年3月底前连同文件目录清单一并交省局（公司）局办公室档案室整理归档。联合发文，省局党组、省局（公司）主办的公文，公文文稿原件由省局（公司）办公室归档；其他机关主办的公文，机关承办人将公文正本连同公文文稿复印件交省局（公司）办公室归档。省局党组、省局（公司）负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

机关工作人员不得保存要归档的公文及有关材料。

第七章  公文管理

第二十八条  机关各部门要建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条  机关各部门公文由文秘部门或者专人统一管理，同时要建立机要阅档室并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条  机关公文确定密级前，要按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，要按照所定密级严格管理。绝密级公文要由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十一条  公文的印发传达范围要按照发文机关的要求执行；需要变更的，要经发文机关批准。

涉密公文公开发布前要履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十二条  复制、汇编机密级、秘密级公文，要符合有关规定并经省局党组、省局（公司）负责人或者省局（公司）办公室负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，要经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件要加盖复制部门戳记。翻印件要注明翻印的部门名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十三条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条  涉密公文要按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十五条  机关不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并报省局（公司）办公室负责人批准可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条  机关相关部门合并时，全部公文要随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交省局（公司）办公室档案室。

机关工作人员离岗离职时，所在部门要督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十七条  机关新设立的部门要向省局（公司）办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，报省局（公司）负责人批准后，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附  则

第三十八条  机关公文含电子公文。

第三十九条  外事方面的公文，依照外交部的有关规定处理。

第四十条  本办法由省局（公司）办公室负责解释。

第四十一条  本办法自发布之日起施行，本局（公司）以往发布的有关党政机关公文处理工作的文件规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。（2012-12-03）