丹灶镇机关公文处理工作规则

丹办发〔2013〕3号

中共佛山市南海区丹灶镇委办公室　佛山市

南海区丹灶镇人民政府办公室关于印发

丹灶镇机关公文处理工作规则的通知

各村（居）委会、机关各办（局）、镇属公司、职能单位：

《丹灶镇机关公文处理工作规则》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

中共佛山市南海区丹灶镇委办公室

佛山市南海区丹灶镇人民政府办公室　　

          2013年1月6日

丹灶镇机关公文处理工作规则

为贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号) ，提高公文处理工作的质量和效率，实现我镇机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，特制定本规则。

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

机关公文处理工作是指公文下发（接收）、办理、管理等一系列相互关联衔接有序的工作。

一、发文处理

发文处理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。

（一）发文原则

1.发文权限原则：除党委、人大、政府、政协、纪委，及党委、政府的办公室根据本级党委、政府授权，可以向镇内各单位下发文件，其他部门和单位不得向镇内各单位下发文件。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府办公室行文，文中须注明已经政府同意。

2.党政分开原则：公文制发坚持党政分开的原则，凡属政府职权范围内的工作，由政府或其办公室行文；主要工作属政府职权范围，其中有少部分工作涉及党委的，经有关领导批准，也由政府或其办公室行文，减少党政联合行文。

3.公文精减原则：坚持按需发文和按级发文相结合，减少发文数量，压缩公文篇幅，控制公文发放范围。

4.标准化原则：对公文的用纸、字号、字体、行距以及印制版记、附件等，实行统一的规范标准。

（二）发文制度

1.岗位责任制度：对公文处理中的每个环节，都有专人负责，明确责任内容、责任范围，做到权责明确，保证公文处理畅顺。对公文处理过程中出现的失误、差错区别不同情况，分别采取收回文件、书面更正等补救措施，并查找具体原因，吸取教训。

2.送审制度：规范公文运转程序，严格遵守送审程序，防止公文文稿“倒流”现象。

3.审核制度：严把政策关，使公文符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神；严把文字关，坚持“精、细、严”的标准，力求公文简明精炼；严把格式关，力求公文格式规范标准。

4.退文重办制度：对经审核存在政策性缺陷、未按规定进行征询意见、未经部门负责人签署的公文文稿退回起草部门并说明理由。

（三）发文程序

发文程序主要包括草拟、审核、签发、登记、印发。

1.草拟。需以镇党委、人大、政府、政协、纪委和党委办、政府办名义发出的文件，由主责单位负责草拟。拟稿人应在起草时明确行文的目的、内容和要求等，准确把握领导意图，了解与行文内容相关情况，并根据文件需要在规定的时间内完成草拟任务，文件拟稿须明确行文对象和文件类别（即主动公开、依申请公开或内部使用）。公文草拟完成后，经主责单位主要负责人审核、签署意见，送党委办进行校对、规范。

成立各种临时机构或调整成员，其成员涉及有关单位的，制定各项工作方案，其内容涉及有关单位职责的，拟文单位必须征询涉及单位意见，并将相关单位反馈意见连同拟文稿一并送党委办按程序办理发文。

2.审核。党委办对公文文稿的行文理由、政策依据、职权范围、文种、格式等进行审核。如发现文稿与政策不符或互相有矛盾等，需作原则性或较大篇幅修改的，应当与原起草部门协商或请其修改；如发现行文不规范、文字或标点符号不当，可直接修改。

规范性文件（规定、办法、实施细则等）的文稿，由党委办初审后发送至各相关单位征询意见，并将有关单位提出的意见反馈拟文单位，拟文单位须对意见是否采纳书面答复党委办。党委办修改后送镇法制办和区政府法制办审核（查），并对区法制办的回复意见进行复核后，提交镇班子联席会议审议通过，按程序办理发文。

3.签发。文稿经党委办常务副主任或副主任核签后，按核签意见呈相关领导签发。

需以镇党委名义发出的属全局性的文件，镇分管领导签署意见后由镇委书记签发；需以政府名义发出的属全局性的文件，镇分管领导签署意见后由镇长签发。需以党委、政府名义联合发出的文件，经镇分管领导签署意见后由党委书记、镇长会签。

需以党委办、政府办名义发出的属各线职权范围的文件（含联合发文），由分管领导签署意见后由党委办主任签发。

需以人大、政协、纪委名义发出的文件，由相应部门常务副职或副职签署意见后,由其主管领导签发。

文稿经领导签发后，党委办应再进行复核。如签发后的文稿需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。

4. 登记。公文签发复核后，由党委办确定发文字号、分发范围、份数，并进行登记。

5.印发。党委办负责公文的印发工作，印发过程中要严格遵守文件分发范围，不得遗漏。

公文印发主要采用网发电子公文的形式，除会议或归档需要，原则上不再印发纸质文件。

二、收文处理

收文指接收外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括电子公文，请示、报告、信函、电报、内部刊物、工作简报等文字资料。收文办理指对来自本机关、单位外部的公文所实施的处置与管理。

（一）收文原则

1. 及时高效原则：对收到的各类文件，应当天及时整理、登记、呈阅、分办。文件自单位负责人批示分办后，原则上每个环节阅处时间不超过1天，紧急公文应随到随处理，不得拖压。承办人员办理完毕后应将办理结果在文件处理单上详细写明。

2.互相配合原则：各办（局）之间、股（室）之间应加强沟通协调，相互配合，不得推诿。

3. 自行督办原则：各办（局）负责人应对所分管工作或本股（室）工作心中有数，对待办事项要及时向承办人员催办，各个环节要有效衔接，做到“一级督促一级，一级对一级负责”，防止漏办、怠办等现象发生。

4. 轻重缓急原则：要弄清文件处理的时间要求，按照轻重缓急进行落实，做到处理及时、不误时误事。

（二）收文程序

1．上级下发公文

办理程序主要包括签收、分发、拟办、承办、催办等。

（1）签收。党委办负责本机关电子公文，电报、信函、内部刊物、工作简报等文字资料的签收登记，各办（局）信息员负责本单位电子公文，电报、信函、内部刊物、工作简报等文字资料的签收登记。各办（局）信息员每天上电子政务网签收至少4次（上午、下午各2次）；急件、特急件在接到短信或电话通知后立即签收办理。

（2）分发、拟办。

①凡主送党委或政府的上级来文，由党委办牵头办理，相关办（局）配合完成。

②凡主送相关办（局）的上级来文，由文件主送单位牵头办理，相关办（局）配合完成。

③各牵头单位在接收电子公文或纸质公文后，应当及时呈相关负责人阅批，公文内容涉及多个部门需协助办理的，牵头单位应当提出办理意见（明确主责部门和协助部门）发送至相关部门（即承办单位）。

（3）承办。

①承办单位收到牵头单位发送的上级文件后，根据牵头单位办理意见，及时呈送部门负责人和分管领导阅批，并收集汇总相关意见，反馈办理结果给牵头单位。

需以党委或政府名义上报的材料，牵头单位须呈送分管领导审批（全局性、重要工作同时送书记或镇长审批）后，由党委办上报，并备案。

征询意见类文件，各承办单位根据实际情况提出意见或建议，呈送分管领导加具意见后及时反馈牵头单位。承办单位未能按时反馈意见的，须向牵头单位书面说明延期原因。

②承办单位在办理公文过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，应当主动与有关部门协调处理。

③若承办单位认为所接收的文件不属于本单位职责范畴的，应由单位负责人立即向分管领导请示后附领导批示意见退回牵头单位，在领导未重新批办前，相关业务办理不得停止。

④各承办单位对紧急公文应当按时限要求办理，确因特殊情况不能按时办理的，应及时向牵头单位说明情况，牵头单位应主动与上级沟通。

（4）催办。各牵头单位要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文应当由专人负责催办。

2．镇内请示性公文

（1）报送要求。各村（居）委会、机关各办（局）、职能部门、镇属公司应按以下要求向党委、政府或资产委报送请示性公文（即请示、报告、函等）。

①向党委、政府报送请示性公文，应当一文一事，并要提出倾向性意见，不得在报告中夹带请示事项。

②原则上不直接将应报请镇党委、政府或资产委审批的请示性公文报送镇领导个人(镇领导直接交办的个别事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项除外)。

③根据工作需要，自公文送达之日起，需3个工作日内审批的，标注为“急件”；需2个工作日内审批的，标注为“特急件”。标注为“急件”和“特急件”的紧急事项，必须书面说明紧急原因(突发事件和镇领导特别交办的除外)。

（2）办理程序：签收、呈办、答复。

①签收。上送党委、政府审批的请示性公文由党委办负责受理登记；镇属公司上送资产委审批的请示性公文由资产办负责受理登记。

对不符合报送程序、格式缺陷较多等明显不规范的公文退回来文单位重新按规范办理。

②呈办。党委办签收的请示性公文，由党委办根据需要提出分办意见，再送相关分管领导、镇长或书记审批，必要时根据需要送镇领导班子议事会议讨论（如需征询部门意见的，送有关部门提出意见后再送相关领导审批）；资产办签收的请示性公文由资产办按资产委相关审批制度呈办。

凡需提请镇领导班子议事会议讨论的请示性公文，先由分管领导提请书记或镇长审议。

③答复。受理单位须及时将领导批示意见或批复文件反馈来文单位。一般平件原则上5个工作日内答复，急件原则上3个工作日内答复，特急件原则上2个工作日内答复。如特殊原因（如领导外出等），在规定时间内未能答复的，受理单位须向来文单位说明延期答复原因。

凡须党委、政府或其办公室书面答复的请示性公文，由党委办拟文，并抄送审批的镇领导。凡须资产委或其办公室书面答复的请示性公文，由资产办拟文，送党委办按发文程序办理。

经镇领导审批，由有关部门处理的请示性公文，有关部门（涉及多个部门共同处理的，由牵头部门负责）须将最终处理结果同时抄送一份给党委办。

（3）经费划拨、工程立项、公物采购类的公文由财政局受理登记，并按照《丹灶镇镇级财政及资产管理实施细则》进行办理。

三、讲话稿、总结、汇报材料的撰写

（一）各办（局）工作总结、汇报材料，由办（局）自行撰写，需上交上级或对外使用的书面材料，经党委办分管领导同意，可商请党委办根据实际情况作修改、提升。

（二）属全镇性工作、镇中心工作的总结、汇报材料，原则上由工作主责部门起草文稿，交党委办审核、修改。

（三）镇主要领导的讲话稿，原则上由党委办撰写，相关部门应积极提供资料，给予协助；其他领导的讲话稿（含上级领导讲话代拟稿），原则上由分管部门撰写，确需要党委办撰写、修改的，须经党委办分管领导同意。

四、公文归档

各部门按照有关法规，对所接收的公文做好日常管理工作，电子公文应下载分类保存，处理完毕且具有保存价值的纸质文件、材料系统整理后交镇综合档案室进行归档保存。

五、其他要求

（一）各办（局）必须指定专人具体负责公文处理工作，包括对本部门上报、下发的文件进行初审，以及本部门文件（包括电子文件）的签收、登记、办理。具体负责公文处理工作的人员名单请于2013年1月10日前报党委办。

（二）各办（局）在对需下发公文的内容、格式进行全面的审核后，填写《丹灶镇机关发文初审情况登记表》（见附件），连同拟文稿一并送党委办按程序办理发文。

（三）党委办将对各单位公文办理情况进行不定期通报，对不执行制度要求，造成不良影响的，由党委办提请镇主要领导同意后，予以通报批评。

附件：1. 机关各办（局）公文处理人员登记表

2. 丹灶镇机关发文初审情况登记表

附件1：

机关各办（局）公文处理人员登记表

单位：

姓名

职务

联系方式

备注

手提电话

固定电话

QQ号码

附件2：

丹灶镇机关发文初审情况登记表

文件名称

文件类别

□主动公开   □依申请公开   □内部使用

紧急程度

拟稿单位

拟稿人

拟稿日期

联系电话

初审人

初审日期

联系电话

是否属于规范性文件

□是   □ 否

是否征询相关

单位意见

□ 是

□ 否

部  门

负责人

意  见