雨花区教育局公文处理实施细则

雨花区教育局公文处理实施细则  
（2012年9月1号）

一、总则
1、为了促进机关公文处理工作规范化、制度化、科学化建设，提高公文运转效率和公文质量，根据2012党政机关公文处理工作条例(中办发〔2012〕14号)以及《关于进一步精简会议、文件和区领导同志事务性活动的规定（试行）》（雨办发[2010]9号）文件有关规定，制定本实施细则。
2、做好公文处理工作，是党政机关一项重要职能，局机关各科室、局属各单位都要按照本细则，以高度负责的精神，相互支持、主动配合，努力做好公文处理工作，提高公文处理的质量和效率。
3、公文处理必须做到准确，及时、安全。公文处理各个环节，应力求当日事当事毕，急件随到随办。有时限要求的文件，必须在限时内完成。一般文件应在5个工作日内办理完毕。
二、职责分工
1、机关公文处理按照“统分结合”的原则组织实施。
2、局办公室是机关公文处理的综合机构，负责统一收文、分办和以局党委、局行政发出的各类文件的核稿、印制、发送（特殊情况除外）、立卷、归档等工作。
3、机关各科室按照业务对口的原则，具体承办本部门业务的文书处理工作。
三、公文种类
区教育局公文的种类主要有：
1、决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。
　　3、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　4、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性文件；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。
　　6、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。
　　7、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
　　8、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
　　9、批复：适用于答复下级机关的请示事项。
　　10、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
11、纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（公文种类中另有“命令”、“公报”、“公告”、“议案”四种，因教育局公文较少涉及，不详说明）
四、公文格式
　　1、 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订；张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。
　　⑴需要保密的公文，应当在公文眉首右上角标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”，“机密”和“秘密”，“绝密”“机密”文件应标明份数序号。
　　⑵发文机关标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应排列在前。
　　⑶发文字号应当包括机关代字、年份、序号；联合行文，只编主办机关的发文字号。
　　⑷上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
　　⑸公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。发布决定、规范性文件(如规定、办法、实施细则等)应冠以发文机关的名称。在有发文机关标识的情况下，其他种类的公文标题可省略发文机关名称。标题转行时不要把词、词组和专用术语分开。
　　⑹主送机关指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称。正式公文一般不得主送领导者个人。
　　⑺公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称；公文正文中已标明附件的，无需附件说明。
⑻公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。加盖印章应当端正，印章的下部边缘应当压年盖月。
⑼发文机关署名全称为“长沙市雨花区教育局”。
⑽成文时间以局长签发日期为准，联合发文以最后签发机关负责人的签发日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
⑾公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注于成文日期之下。
　　⑿抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称。抄送机关由起草科室拟定，局办公室核定。
五、行文规则
　　1、行文应当确有必要，注重效用。
　　2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄送被越过的上级机关。
　　3、区教育局在职权范围内，可以同区政府各部门相互行文，可以向下一级单位行文。
　　4、区教育局可以同区政府各部门、各相应的党组织和军队机关、同级人民团体、具有同级行政职能的事业单位联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
　　5、向下级机关的重要行文，应当同时抄送市教育局、区委、区人大、区政府、区政协。
　　6、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
　　7、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
六、发文处理
（一）拟稿。机关发文拟稿，本着“谁主办、谁拟稿”的原则进行。
1、办公室负责草拟下列文稿
（1）局上报的综合性、全局性的请示、报告；
（2）年度工作要点、总结；
（3）根据上级文件或会议精神，局做出的重大决定，阶段性工作安排，重大行政措施和机关管理的带有综合性的规章制度；
（4）转发综合性、全局性文件；
（5）党委会、局长办公会议纪要；
（6）领导交办的其他重要材料。
2、除办公室外的机关各科室代拟下列文稿：
（1）以局名义签发的专业性较强的通知、意见、请示、报告、函等；
（2）专业性会议的会议纪要；
（3）应由各业务部门草拟的具体管理制度；
（4）反映各部门工作动态的简报文稿；
（5）对下属单位请示的批复或专业性工作的实施方案；
（6）领导交办的其他文稿。
3、草拟文稿，由所承办的科室（单位）负责。草拟公文应当做到：
⑴符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
⑵情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，简明扼要，字词规范，标点正确。
⑶文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
⑷拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
⑸人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，应将发文机关、引文标题和发文字号全部引出。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
⑹结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
⑺应当使用国家法定计量单位。
⑻文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
⑼公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（二）审核：公文审核包括分管领导审定和办公室校核。
分管领导主要审定：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，是否完整、准确地体现行文意图。
局发文的所有文稿均应通过办公室校核。校核的目的主要是把好公文的政策、质量关。文稿校核的内容是：报批程序是否符合规定；是否确需行文；内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神；文字、格式是否正确、规范；是否完整、准确地体现行文意图，并同现行有关公文相衔接；涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续；所提措施和办法是否切实可行等。 
（三）签发：签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改。
1、属于全局性、综合性和重大方针政策方面的文件，由主要领导签发；
2、属分管业务工作方面的文件，由分管领导签署意见后送主要领导签发；
3、涉及两位或两位以上分管领导的业务工作，应经有关分管领导审核后的，再由主要领导签发；
4、主要领导有明确批示和授权签发的文件，可由分管领导签发。
签发时，同时指出是否公开发布（在网上公布）。
（四）复核：公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
修改和签批公文，必须使用黑色签字笔、钢笔或毛笔，不可使用铅笔或圆珠笔；所用墨水应符合存档要求（蓝黑、纯蓝和炭素墨水均可）。不得在装订线外书写。
文稿如需作较大修改，应与起草科室（单位）协商或请其修改。
（五）缮印：缮印就是印制文件的过程。经局领导签发后的文稿，应送办公室登记。登记内容为编文号、确定发送范围和份数，按缓急程度安排打印和装订。
（六）用印：用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。
文件印制完毕后由办文科室（单位）到办公室用印。文稿印发后，并将原稿（签发稿）和正稿一式三份送办公室，由办公室室负责存档。
个人不得保存应当归档的公文。
（七）分发：凡本局产生的公文，印制装订盖章后，由办文科室（单位）到取回并分主、抄送机关分发。
（八）归档 ：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
七、收文处理
1、文件传阅、送发实行专人管理。做到全程追踪，直至退回归档；密级文件传阅过程中不能摘抄、复制、遗失，否则按失泄密处理。
2、办理。来文需要办理落实的，由办公室登记后分送主要领导、分管领导批办，办公室根据领导批示意见办理或分送有关科室办理。
3、经领导批示办理件，相关科室办理落实后，应进行注明。
4、任何单位或个人从办公室领取经收文登记的文件，均应由办公室做好记录，归还文件时核销。
5、召开会议的通知及邀请局领导参加政务活动的电函，先送办公室主任，再呈送相关领导阅知，届时由办公室提醒领导出席。
6、领导同志对未纳入收文登记的零散文件或其他材料的批示，参加有关会议带的文件，应交办公室统一登记后办理。
八、 电子公文管理
1、电子公文管理指的是利用计算机系统进行电子公文的办理、接发、整理、归档、保管等一系列相互关联、衔接有序的工作。办公期间，必须打开电子公文系统，及时处理相关电子公文。
2、电子公文的收文和发文一律归口由办公室处理，收文处理、公文运行、拟文发文程序均通过区电子公文处理系统设置程序，参照纸制公文运行基本原则进行。
3、电子公文要按文种对公章的要求，加盖发文单位电子印章。电子印章由办公室指定人员在专用计算机上使用，等同于实物印章，加盖电子印章的电子公文具有法律效力。我局电子印章指定由办公室专人负责保管和使用。
4、电子公文管理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。严禁在非涉密电子公文交换系统中存储、处理和传输涉密信息。要及时做好电子公文的数据备份工作，防止公文丢失，保证数据安全。
5、电子公文处理的计算机及其相关设备由信息中心指定专人管理和维护，用于电子公文处理的计算机要安装防病毒软件,定期进行杀毒。
九、其它
1、公文应分类归档，保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。其他单位牵头会同区教育局联合办理的公文，原件由主办单位立卷，局办公室保存复制或其他形式的公文副本。
2、本规定由区教育局办公室负责解释。
3、本规定自2012年9月1日起施行。