南京市食品药品监督管理系统公文处理工作办法（试行）

关于印发《南京市食品药品监督管理系统公文处理工作办法（试行）》的通知
宁食药监办〔2012〕231号 

 
各区县药监局，市局机关各处室，各直属单位：　
为了进一步加强和规范全市药监系统公文处理工作，提高机关公文处理工作的质量和效率，根据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则（试行）》（苏办发〔2012〕37号），结合近几年     全局系统公文处理工作实际情况和江苏省食品药品监督管理局的有关要求，特制定《南京市食品药品监督管理系统公文处理工作办法（试行）》，现印发给你们，请认真遵照执行。2004年2月14日《南京市药品监督管理局公文处理制度》（宁药监办〔2004〕29号）同时废止。
 

南京市食品药品监督管理局
2012年11月15日
 

南京市食品药品监督管理系统
公文处理工作办法（试行）
 

一、总 则 
为促进我市药监系统各级机关、直属单位公文处理工作规范化、制度化、科学化建设，提高公文处理工作的质量和效率，制定本办法。?　　
（一）本办法适用于我市药监系统各级机关和直属单位公文处理工作。
（二）党政机关的公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、上级指示精神，公布法规和规章，指导和布置工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
（三）公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。?
（四）公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。?　　
（五）市药监系统各级机关和直属单位全体人员应重视公文处理工作。市、区县局机关及各直属单位办公室（综合科，以下同）是公文处理工作的管理机构和主管部门。?　　
（六）公文由办公室统一收发、分办、传递、编印、用印、整理、归档和销毁。各办公室由专人负责公文处理工作。
二、公文种类?　　                                        
市、区县局和各直属单位常用的公文种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
其中，报告、请示属上行文；决定、通报属下行文；意见可以用于上行文、下行文和平行文；通知可用于下行文或平行文。?　　
三、公文格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注（政府信息公开属性等）、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。?　　
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。
（二）密级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页标注“特急”、“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（全市药监系统规范化简称见附件1）。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；党委（组）机关或主办机关排列在前，在首页上端居中套红。市局机关公文标志主要有：
1．“中共南京市食品药品监督管理局党组文件”。适应于市局党组向上级党委（党组）请示、报告工作，印发党组重要决定，任免人员，以及其他需要以党组名义印发的重要公文。
2．“南京市食品药品监督管理局文件”。适应于以市局名义制发的各种公文（“函”除外）。驻局纪检组、监察室，机关党委，工会，团委制发公文亦使用此公文标志。
3．“南京市食品药品监督管理局”。适应于以市局名义制发的函的形式公文。
4．“南京市食品药品监督管理局公告（通告）”。适应于向社会宣布(公布)重要的事项或法定事项，以及有关方面应当遵守或周知的事项等。
5.“南京市食品药品监督管理局会议纪要”。适用于记载会议主要事项和议定事项。
（五）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份(公元全称)、序号组成，联合行文，使用主办机关发文字号(市局公文发文字号见附件2 )。
（六）签发人。上行文应注明签发人姓名，下行文不署签发人。
（七）公文标题。由发文机关、发文事由和文种组成。
（八）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。?
（九）正文。正文是公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。                
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可不加盖印章，会议纪要不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、政府信息公开属性（一般标注主动公开、依申请公开、不公开）等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用全称或者规范化简称或者同类型统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的印发机关和印发日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
（十九）公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
（二十）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
（二十一）公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊情况根据实际需要确定。
四、公文规则
（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。对必须印发的公文严格控制发文数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的机关。
（三）向上级机关行文规则。
1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
2.各区县食品药品监督管理局或市局直属单位请示事项，如需以市局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
3.请示必须一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关。在公文末页附注处注明联系人的姓名和电话。文末应当有请示语，如：“当否，请批示。”、“妥否，请批复。”等。
4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以各局、单位的名义向上级机关负责人报送公文，不得以各局、单位负责人名义向上级机关报送公文。
（四）向下级机关行文规则。
1.市局主送区县药监局、市局直属单位的公文，可根据需要抄送相关机关。重要发文应当同时抄送省药监局、市政府等上级机关。
2.各局机关不得向下级党委、政府发布指令性公文。
3.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
4.向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该机关的另一个上级机关。
5.市局机关可以与市政府同级机关联合行文。
（五）各局机关可以与同级政府各部门按职权相互行文。
（六）各局内设机构不得对外正式行文。根据领导授权，办公室可以以函的形式行文。
（七）市稽查支队、餐监所、各区县食品药品监督所可以以函的形式向有关部门核查有关案件情况。市稽查支队、餐监所、药检所不得向各区县药监局印发指令性公文，可以以函的形式向各区县食品药品监督所印发指导性公文。
五、公文拟制
公文拟制指以各局名义制发公文的过程，包括起草、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、封发等程序。
（一）公文起草应做到：
1．符合国家的法律、法规和党的方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2．一切从实际出发。分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3．内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
4．文种正确，格式规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
5．深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6．公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草公文处室（科）必须征求相关部门的意见，力求达成一致。
7．机关处室（科）负责人应主持、指导重要公文起草工作。
（二）公文审核重点是：
公文文稿签发前，应当由办公室负责人进行审核。
1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2．内容是否符合国家的法律、法规和党的方针政策，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接。所提政策措施和办法是否切实可行。
3．公文涉及其他部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。
4．文种是否正确，格式是否规范; 人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确度；文字、数字、计量单位和标点符号等是否规范，是否涉及保密内容。
5．文件是否属于规范性文件。
6．其他内容是否符合公文起草的有关要求。
7. 经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草处室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室修改后重新报送。
（三）公文审批签发应做到：
公文应经局负责人审批签发。重要公文和上行文由局主要负责人签发。其中，以党组名义的行文，由党组书记签发；以局名义制发的上行文，由局长签发或分管局长审核后局长签发；以局名义制发的平行文或下行文，由局领导按分工签发；公文涉及事项有交叉或涉及其他局领导分管工作的，经有关领导会签后再签发；对涉及重要政策或重大问题的，由分管领导审阅后送局长签发；会议纪要由会议主持人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
（四）除保密公文外，承办公文部门的负责人送签时应明确公文公开属性（主动公开、依申请公开、不公开）。
六、公文办理
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。?
（一）收文办理主要程序和要求是：
1．签收。所有公文由办公室（档案室）统一签收，办公室（档案室）对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2．登记。办公室（档案室）对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。
3．初审及拟办。经签收、登记后的公文，办公室负责人进行初审。初审的重点是：是否应当由本局（单位）办理；来文是否符合行文规则，文种格式是否符合要求，是否符合公文的其他要求等。经初审不符合规定的公文应当及时退回来文单位并说明理由。需要本局（单位）阅办的公文，办公室应当提出拟办意见，拟办意见应当明确、具体。拟办意见报局（单位）主要负责人及分管领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。局（单位）领导批示的拟办事项办公室公文处理人员做好登记，并及时报办公室负责人，以便督办落实。
4．分办与传阅。办公室根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
5.承办。承办部门对交办的公文应当及时办理。一般情况下，各部门对领导批办的公文，属本部门职权范围的事项，应在5个工作日内报告领导；需与相关部门会办的，主办部门要主动会商，并在10个工作日内报告领导；需要调查论证的事项，应先在5个工作日内答复，说明情况，并认真组织调查论证，上报结果不得超过20个工作日；特殊重大事项，以领导明确要求的时限为准。
6．催办。办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按时办结。紧急公文或者重要公文办公室负责人应当随时跟踪催办。
7．答复。公文的办理结果承办部门应当及时报交办的领导后答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
（二）发文办理主要程序和要求是：
1．起草公文。承办部门（处、室、科）起草公文后，承办人填写“XXX市（区、县）食品药品监督管理局文件（拟搞纸）”（见附件3），送本处、室、科主要负责人审查签名。涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签后核稿送签。除规章外，涉及公民、法人、其他组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用所制定的规范性文件必须送法规处审核会签，并确定规字文号。
2．核稿。公文送局领导或单位领导签发前，应当由办公室负责人进行审核。
3. 签发。核稿后由公文承办人送局或单位相关领导签发。
4. 复核。已经领导签批的公文，统一由办公室印发。印发前办公室应再次对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需要作实质性修改的，应当报原签批人复审。
5. 登记编号。对复核后的公文，办公室应当确定发文号、分送范围和印制份数并做好详细登记。
6. 印制。承办人应将公文电子稿交办公室印制，公文电子稿应与领导签发的的文稿一致，且符合公文格式。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
7. 核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后送档案室盖章后分发。并留存二份公文连同领导签发的公文原件交档案室存档，存档的公文原件用纸应符合档案管理费用要求。
（三）需要归档的公文，应当根据有关档案管理要求，档案室及时收集齐全、整理归档。
七、公文管理
（一）各局（单位）应建立公文管理制度，确保管理严格规范。
（二）各局（单位）公文由办公室专人统一管理。应建立机要保密室，并按照有关保密规定配备必要的安全保密设施设备。
（三）秘密公文的管理。
1．各局（单位）负责人及其办公室负责人为定密责任人，负责本局（单位）的秘密确定、变更和解除工作。
2．确定、变更和解除本局（单位）的秘密，应当由承办人提出具体意见，经定密责任人审核批准。
3．公文确定密级前，应当按照拟定的密级先采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。
4. 秘密公文的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁，应当符合国家保密规定。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经局（单位）领导批准。绝密级公文不得复制、汇编。
5．涉密计算机、涉密存储设备不得接入互联网及其他公共信息网络；涉密公文应当通过机要交通、专网等传递。
6. 从保密渠道收的公文，办文时也从保密渠道办理。
（四）收发、传递和外出携带公文，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施。
（五）公文的撤销和废止，由局（单位）领导根据职权范围和有关法律法规决定。
（六）不具备归档和保存价值的公文，办公室申请经批准后办理销毁手续可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
（八）工作人员离岗离职时，办公室应当及时督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交。
八、附则
（一）公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
（二）本办法由市局办公室负责解释。
（三）2004年2月14日《南京市药品监督管理局公文处理制度》（宁药监办〔2004〕29号）停止执行。
 

附件：1.全市药监系统规范化简称
2.南京市食品药品监管系统公文字号格式
3.南京市食品药品监管局文件（拟稿纸）
4.南京市食品药品监管局公文格式有关说明
附件下载：2013030839694705.doc
附件下载：2013030839694706.doc
附件下载：2013030839694707.doc
附件下载：2013030839694708.doc
附件下载：2013030839694709.doc