省政府国资委关于做好公文改版及规范公文办理有关工作的通知

甘肃省人民政府国有资产监督管理委员会办公室文件

甘国资办发〔2012〕32号 
 

省政府国资委关于做好公文改版及规范公文办理有关工作的通知
 
各省属监管企业，省政府国资委各处室：
为进一步做好公文改版和规范办文程序，提高办文效率和质量，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和《省委办公厅关于进一步规范公文报送工作有关事项的通知》（甘办发〔2012〕159号）、《省政府办公厅关于进一步规范省属企业向省政府报送公文的通知》（甘政办发〔2012〕207号）等有关文件规定，现就做好公文改版及规范公文办理有关事项通知如下：
一、关于公文的行文格式要求
（一）公文用纸幅面尺寸及版面要求
1.幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
2.版面
（1）页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
（2）字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
（3）行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
（4）文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
（二）公文格式各要素编排规则
1.公文格式各要素的划分
版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
2.版头
版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。
（1）份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（2）密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度，标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；密级和保密期限之间用“★”隔开；如果只标密级不标保密期限，“绝密”、“机密”或“秘密”两字之间空1字。
（3）紧急程度：根据紧急程度，公文标注“特急”、“加急”；紧急电报标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如只标注份号，不标注密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第二行。如同时标注份号、密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第三行，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如既不标注份号，又不标注密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第一行。
（4）发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。
发文机关标志位置，不再区分上行文和平行文、下行文，统一为上边缘至版心上边缘为35mm，再加上天头37mm，发文机关标志到上页边为72mm，居中排布。推荐使用红色小标宋体字，字号不得大于18mm×15mm（高×宽），以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联合发文机关名称为准上下居中排布；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
联合行文时，只标注主办机关的发文字号。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（6）签发人：只用于上行文，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，编排在发文机关标志下空二行，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
签发人必须是本单位正职或主持工作的负责人。
3.主体
主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。
（1）标题：由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。
标题必须加发文机关名称，发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。
（2）主送机关：主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，用3号仿宋体字，居左顶格编排于标题下空一行位置，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（3）正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
批转转发印发类公文，被批转、转发、印发的内容在公文正文中不加附件说明。
（5）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，主办机关在前，每排最多排３个。
（6）成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。电报署发出的日期。
成文日期编排在正文之下，一般空两行右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（7）印章：发文机关印章应与署名机关相符，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当采取调整行距、字距的措施解决，使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。
（8）附注：即公文需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
“请示”公文必须在附注处注明联系人和电话。
（9）附件：应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4.版记
版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素，不再标注“主题词”。
（1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（2）抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
对不同系统的机关，应当根据主送或抄送对象，按照党、政、军、群、人大机关、政协机关、法院、检察院、各民主党派的顺序分行排列。
（3）印发机关和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期以公文付印的日期为准，并右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。版记应编排在公文最后一面（双页）。如果附件是公文，该公文后面也有版记，应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。
（4）页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（三）公文的特定格式
1.信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
2.纪要格式
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单，并标注列席人员单位。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在版心左上角，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
纪要不加盖印章。
纪要不分主送机关、抄送机关，只设“分送”，分送标注方法同抄送机关。
（四）公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。  
公文如需附A3纸型表格，又当最后一页为A3纸型表格时， 封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封印上）。
二、关于请示报告类公文的行文要求
1.行文注重实效。行文应严格执行《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）及省政府有关规定，应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
2.文种使用准确。“请示”要一文一事，请示事项要明确；“报告”等非请示性公文中不得夹带请示事项。
3.公文格式规范。行文各要素应符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的规定要求，要素齐全、标注准确、格式规范。
4.行文关系正确。请示或报告的事项应属主送机关职权范围内的事项，并留出一定的研究、决策时间。邀请有关上级机关领导出席会议、活动的请示，要事先与有关部门沟通，将会议、活动方案一并上报。下级单位的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
5.行文范围恰当。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送下级机关。严禁多头请示。
三、关于省政府国资委机关公文办理的要求
1.实行集中统一管理。省政府国资委办公室负责公文的具体管理工作。机关各处室原则上不接收公文，确有代收的，应及时转交办公室，按办文程序办理。
2.严格落实有关规定。省政府国资委机关各处室应认真贯彻落实《中共甘肃省委办公厅甘肃省人民政府办公厅关于进一步精简文件和简报的实施意见》（甘办发〔2012〕103号）精神，对没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发；凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件；过去已有明确规定且规定仍然适用的，不重复发文；对照抄照转省上文件、无具体实施意见的不予印发或转发；可用函件、电报等形式的，不发正式文件。
3.严格发文审核程序。各处室起草的文稿，由本处室负责人负责初审，办公室负责审核后，呈送委领导签发，不得倒置程序先签发后审核。凡涉及国资监管方面的规范性文件，应先送政策法规处研究并提出审核意见后，按照机关公文办理程序运转。
4.严格公文上报工作。主送省委、省政府等有关上级机关的公文，由承办处室负责公文审签、校核、缮印后交办公室，办公室派专人报送有关上级机关。
5.关于公文报送份数。省政府国资委主送省委的报告25份、请示5份，抄送省委的报告15份；主送省政府的公文30份；报送省委、省政府的《国资监管工作简报》、《国资监管工作动态》各30份。
四、关于省属监管企业报送公文的要求
1.严格公文报送工作。上报省政府国资委的公文应报省政府国资委办公室按规定程序办理，原则上不得直接向委领导个人或承办处室报送公文，不得多头分送；确需分送的，应在首页注明分送情况。
2.严格执行有关规定。省属监管企业应严格执行《省委办公厅关于进一步规范公文报送工作有关事项的通知》（甘办发〔2012〕159号）、《省政府办公厅关于进一步规范省属企业向省政府报送公文的通知》（甘政办发〔2012〕207号）等有关规定，原则上不直接向省委、省政府报送公文和简报。
特殊情况下，省属监管企业需要向省政府紧急请示或报告工作时，可向省委、省政府行文，但应当由企业法定代表人或主持工作的负责人签发，并同时抄送省政府国资委。
除省委、省政府或省政府国资委领导明确要求直接报送其本人外，省属监管企业不得将公文直接报送省委、省政府、省政府国资委领导个人。
省属监管企业下属单位不得直接向省政府国资委报送公文。
3.认真办理委领导批示件。省属监管企业接到省政府国资委领导批示件后，应及时呈送企业有关领导阅示。对有明确办理时限要求的，应按要求按期办理；无明确时限要求的，应抓紧办理，及时反馈。
4.认真办理省政府国资委交办的信访件。省属监管企业对省政府国资委交办的信访件，应按规定时限办结，并将交办信访件的调查和处理情况报省政府国资委。
5.关于公文报送份数。省属监管企业主送省政府国资委的请示性公文、综合性和重要情况的报告类公文、答复意见、报送材料、备案类公文各送2份；抄送类公文送1份；其他有份数要求的，按要求报送。
五、其它有关要求
1.公文处理工作要按照《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）等规定，须严格执行内容、格式、行文规范等方面的要求。对不符合要求的公文，省政府国资委办公室将按规定退回报送单位或处室重报。
2.公文改版工作从2013年1月1日起实施，各省属监管企业及省政府国资委各处室做好公文改版各项准备工作。
3.省政府国资委办公室将加强监督检查，对各省属监管企业和机关各处室报送公文情况进行综合分析，并视情进行通报。
各省属监管企业、省政府国资委机关各处室要高度重视公文处理工作，严格执行有关规定，开展相关培训，不断加强公文处理的规范化、制度化、科学化建设，确保公文处理各项工作规范协调高效运转。 
 
省政府国资委办公室
2012年12月3日