《党政机关公文处理工作条例》执行过程中有关事项的通知

玉环县人力资源和社会保障局关于《党政机关公文处理工作条例》执行过程中有关事项的通知

玉人社〔2012〕94号
 

各科室，下属各单位：

从2012年7月1日起，党政机关开始执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，下称《条例》），《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布）和《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日国务院发布的）停止执行。《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》已经以资料汇编本形式下发各科室，请仔细对照，认真学习，严格执行新要求、新标准。现将《条例》执行过程中需要注意的有关事项通知如下：

一、公文种类方面

《条例》规定党政机关公文种类主要有15种，其中“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“函”、“纪要”等6个文种是我局对外正式行文的常用公文种类。下面着重就“通知”、“报告”、“请示”和“函”作主要说明：

按照《条例》规定，“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。所以，“通知”既可以平行，也可以下行。需要注意的是，我局主送有关单位的平行文可以使用“通知”，但不能在公文中出现指令性的事项和要求。

根据《条例》规定，“报告”和“请示”属上行文。一要注意两者都要使用上行文的格式，不能与下行文的格式混淆使用。二要注意两者适用范围不同，“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，即对收文单位而言是阅件，无需答复；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，即对收文单位而言是办件，需要答复。故，如果本应用“请示”的文件错误地使用了“报告”，将对请示事项的解决造成不利影响。

根据《条例》规定，“函”是上行、平行、下行均可的文种。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。故，与不相隶属机关之间即使是请示批准事项也应使用“函”，而不应使用“请示”等其他文种。

二、公文格式方面

按照《条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。《条例》删除了“主题词”，新增了“发文机关署名”。word电子版格式设置见附件1，公文版式详细说明及模板按照《党政机关公文格式》进行操作，模板图示见附件2。相关说明如下：

（一）密级和保密期限和份号

县级部门不能对文件定密，故，“密级和保密期限”和“份号”不出现在我局的文件中。

（二）发文机关标志

联合行文时，“发文机关标志”可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（三）发文字号

发文字号的年度括号应使用六角括号“〔〕”，序号不编虚位，不使用“（）”或“[]”等不规范年度括号。插入六角括号方法：“插入”→“符号…”→选择〔〕→插入。

2013年1月1日开始，我局机关代字作如下调整：

1.“玉人社”字号文件，用于上行文。统一标注为“玉人社〔20XX〕XX号”，发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

2.“玉人社发”字号文件，用于普发范围的下行文。即主送为“各科室、下属各单位”的公文。统一标注为“玉人社发〔20XX〕XX号”，居中编排，无需编排签发人。

3.“玉人社函”字号文件，主要用于平行文，特殊情况下用于部分或个别单位受文的下行文。统一标注为“玉人社函〔20XX〕XX号”，居中编排，无需编排签发人。

另外，正文中使用的发文字号也应使用规范标注方式。

（四）签发人

上行文应当标注签发人姓名。签发人右空一字，签发人人名用3号楷体标注。

（五）标题

标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中的文种部分必须要与《条例》规定的15个文种一致，如：“玉环县人力资源和社会保障局2012年度XXX工作计划”应当规范为“玉环县人力资源和社会保障局关于印发2012年度XXX工作计划的通知”。联合行文时，应将联合行文机关标志按顺序排列，发文机关较多时，可以使用“XXXX、XXXX等XX单位关于XXXXXXX的通知”

《条例》没有对公文标题中标点符号作明确规定，一般认为公文标题中不使用标点符号，在特殊情形下，限用书名号“《》”（限用法规规章名称）、破折号“——”、分隔号“·”、顿号“、”、双引号“”等符号。

标题一般用2号小标宋体字。

（六）主送机关

主送机关相关规定见本文“三、行文规则方面”的阐述。《条例》规定，当发文机关标志较多、主送机关过多时，导致首页无法显示正文的情况下，主送机关应置于版记中，与抄送一同编排。

会议纪要在版记标注主送机关。

（七）附件说明和附件

国家标准规定：公文如有附件，必须有附件说明，即在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号（如“附件：1.XXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件应在发文机关署名、成文日期的下一页并在版记之前编制，页码与正文连续编排，并用黑体在首行顶格标注“附件X”。如果附件是表格或其他图表形式，不应写作“附表”或“附”，也应当标注“附件”或“附件X”。

（八）发文机关署名、成文日期和印章

《条例》新增了“发文机关署名”，单一机关行文时，以成文日期为准，并置于其上一行。联合行文时，应将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。每行大致编排2-3个机关名称较为美观，可以保证印章之间互不相交或相切。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

国家标准规定：成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全。如：“2012年10月10日”。应署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

按照公文格式规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样。如果印章与正文同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距或行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行，每行28字的排版规范限制。特殊情况下还可以将主送移至版记。

（九）版记

版记应当位于文件封底，也即版记必定是出现文件偶数页，末条分隔线与版心下边缘重合。

（十）页码

页码应连续编排。版记页如无内容以及空白页不标页码。

三、行文规则方面

（一）按照《条例》第十七条规定，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。即，除局办公室外，其他内设科室和下属事业单位不得对外正式行文。

（二）上行文的主送问题

1.按照《条例》第十五条（一）规定，上行文原则上主送一个上级机关。即主送应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果属上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。

2.按照《条例》第十五条（五）规定，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。所以向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”的做法都是错误的。

（三）上行文的抄送问题

按照《条例》第十五条（一）规定，主送上级机关的公文，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。因为公文发送给收文单位后，收文单位的办公室负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，所以抄送不应多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。

（四）下行文的主送问题

我县在乡镇（街道）设立了劳动保障管理服务所，行政上受当地党委政府领导，业务上接受县人力社保局管理和指导。我局向其行文，尤其是指令性公文，以往做法是直接主送乡镇人民政府、街道办事处，这是不规范的。

按照《条例》第十六条（二）规定，党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。第十六条（三）规定，党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

所以，当确需要向乡镇（街道）发布指令性公文或指令性要求时应当选择如下方式之一：

1.我局起草请示文件主送县政府，以县政府名义或县政府办公室名义批转或转发。

2.在我局起草的指令性公文中，注明“经县政府同意”等字样。

3.我局在劳动和社会保障职权范围内向乡镇（街道）劳动保障管理服务所直接行文，并同时抄送当地政府。

四、公文拟制方面

为规范我局公文拟制流程，严格执行新条例，以后凡属正式发文，都需遵照以下流程操作：科室（个人）拟稿→办公室主任核稿→分管领导核稿→主要负责人（局长）签发。

（一）公文起草

按照《条例》第十九条规定，公文起草应符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。文种准确，格式规范。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（二）公文审核

按照《条例》第二十条规定，公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。我局公文核稿由办公室主任负责，以后凡属正式发文，公文文稿在内容和格式两方面都要按照《条例》进行严格审核。

行政规范性公文签发前，还应由法制办进行合法性审查并签署意见，具体按照《玉环县行政规范性文件管理办法》（玉环县人民政府令〔2012〕47号）执行。

经审核不宜发文的公文文稿，退回起草单位；符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

（三）公文签发

按照《条例》第二十二条规定，公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。以后凡属正式发文，经办公室初核的公文文稿，由各分管领导再核稿，最后必须由主要负责人（局长）签发。如主要负责人出差等特殊情况下，由分管领导电话告知相关内容，事后由主要负责人补签。特别要注意请示、报告等上行文和其他重要公文必须由机关主要负责人签发后再印发分送。

五、涉密公文管理方面

按照《条例》公文办理和公文管理方面的规定，着重强调了涉密公文的办理和管理。对于我局而言，涉密公文方面要做好涉密文件的收文办理和管理工作。第三十二条规定，复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

六、排版印刷

（一）排版规格

国家标准规定，党政机关公文纸张统一规格为A4型纸，除特殊情形外，正文用纸应保持一致。版心尺寸为156mm×225mm。上边距：37mm，下边距：35mm，左边距：28mm，右边距：26mm。正文使用仿宋3号字体，一般每面22行，每行28个字。《条例》对页眉页脚没有做详细规定，但规定页码的一字线距版心下边缘7mm，建议可将页脚距边界设置为：26mm。

（二）印刷装订

国家标准规定，公文双面印刷，左侧装订。页码应当连续编排，如果转发公文，被转发公文的页码应当连续编排页码。

七、相关责任

公文是我局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家、省、市、县的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具；也是展现我局党务、政务形象的重要方面。局办公室主管本机关的公文处理工作，各科室、下属各单位要高度重视公文处理工作，遵照《条例》和本通知做好相关工作，尤其要注意按要求做好“请示”、“报告”等上行文（2013年1月1日以后报送上级部门的公文，在内容和格式上如存在不规范，上级部门可能作退回公文处理）。

凡在公文处理过程中遇到困难，都可联系局办公室解决。

附件：1、党政机关公文标准格式设置方法

2、公文版式模板图示

玉环县人力资源和社会保障局   

2012年10月17日
（附件略）