深圳市党政机关公文处理规定

关中共深圳市委办公厅 深圳市人民政府办公厅关于印发《深圳市党政机关公文处理规定》的通知
深办发〔2012〕18号

各区委、区政府，各新区党工委、管委会，市委各部委办，市直各单位，市各人民团体，中直和各省（区）市驻深各单位，市属各企业：

　　现将《深圳市党政机关公文处理规定》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

中共深圳市委办公厅 深圳市人民政府办公厅

二○一二年十月十日  [应改为阿拉伯数字]

深圳市党政机关公文处理规定

第一章  总    则

　　第一条  为了适应深圳市中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》，制定本规定。

　　第二条  本规定适用于深圳市各级党政机关公文处理工作。

　　第三条  党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　　第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　第六条  各级党政机关应当高度重视公文处理工作，模范遵守本规定。党政机关负责人要加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

　　第七条  各级党政机关办公厅（室）或者指定的办文机构主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

　　第八条  各级党政机关应当根据实际需要，制定公文处理工作制度，建立互联互通的公文管理信息系统，设立文秘机构或者配备文秘人员，具体负责公文处理工作。文秘人员应当具有较高素质，认真负责，遵守纪律，恪尽职守。

第二章  公文种类

　　第九条  公文种类主要有：

　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

　　第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”；如需要同时标注保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。用以标明上报公文单位签发公文的负责人。上行文应当标注签发人（会签人）姓名。

　　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；回行时，要做到词意完整，排列对称。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应当在正文下空一行注明附件的名称。附件说明的表述应当与附件的顺序号和标题一致。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。

　　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。加圆括号标注在成文日期下一行。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期位于公文最后一面版心内最下方。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　　第十一条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　　第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　第十三条  本规定第十、十一、十二条未作规定的事项，按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第四章  行文规则

　　第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　　第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。行文单位原则上应当逐级行文，不得越级行文。因特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

　　第十六条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　　（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

　　（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协调并达成一致意见后上报；经过协商未能达成一致意见的，应当在请示中写明。

　　（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

　　（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

　　第十七条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：  

　　（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　　（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

　　（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

　　（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

　　（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

　　第十八条  同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

　　不同级别的机关单位不得联合行文。

　　上级政府部门与下一级政府可以联合行文。

　　党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

　　部门内设机构除办公厅（室）或者指定的办文机构外不得对外正式行文。

　　根据党委、政府决定成立的议事协调机构、临时机构不得发布指示性、规范性公文，如需要就本机构管理或者协调的事项制定发布指示性、规范性公文的，应当在提请党委、政府批准后由相关部门发文或者联合发文；确有需要的，可以由本级党委、政府办公厅（室）转发。

第五章  公文拟制

　　第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第二十条  公文起草应当做到：

　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级机关的指示，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

　　（四）文种正确，格式规范。

　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　（六）公文涉及其他区（新区）或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关区（新区）或者部门意见，力求达成一致。

　　（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　　第二十一条  需以党委、政府名义发文的，公文起草单位起草形成代拟稿后，应当正式请示本级党委、政府审定。请示中应当说明公文起草的原因、过程和发文依据；部门之间对有关问题有不同意见的，主办单位要先进行协调并说明情况及提出倾向性意见；请示事项应当具体、明确，同时附代拟稿和相关文件或者资料。

　　党政机关涉密公文代拟稿和重要修改稿以及历次打印清样，必须进行登记和严格管理。除应当存档的以外，应监督销毁。

　　第二十二条  公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）或者指定的办文机构进行审核。审核的重点是：

　　（一）审核发文依据。审查行文理由是否充分，行文依据是否准确，是否符合中央和省、市有关精简文件的规定。

　　（二）审核公文的内容。审查公文的内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否与上级和本市已发布的文件相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

　　（三）审核公文需要协调的事项。审查公文涉及有关区（新区）或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　（四）审核发文规格。审查发文规格是否适当。按照有关规定和公文内在要求、实际需要以及市委、市政府的要求，确定发文规格。

　　（五）审核公文种类。审查公文文种是否正确，是否符合该文种的要求和规范。

　　（六）审核公文的文字表述。审查文字是否简洁、流畅、通俗、易懂，措辞、语气与文种是否吻合，用词是否得当，是否合乎语法、逻辑，有无错别字；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　（七）审核公文的行文关系。审查行文关系是否正确，是否存在多头主送、越级行文等现象。

　　（八）审核公文的格式。审查公文的份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等格式要素是否标注规范。

　　（九）审核其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）或者指定的机构进行初核。

　　第二十三条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

　　第二十四条  有下列情形之一的，党委、政府一般不予发文：

　　（一）贯彻上级党委、政府的文件、会议、指示精神，未结合本单位实际提出要求和措施，只是一般性表态的。

　　（二）不符合党委、政府确定的工作指导思想、工作思路，以及与全局工作有矛盾、有冲突的。

　　（三）未经过充分调查研究，内容空洞，针对性和操作性不强的；与已发文件内容、范围相同，没有新内容、新政策、新措施的；有关法律、法规和规章已有明确规定的。

　　（四）上级党委、政府文件已发到县团级，在相同发文范围内予以转发的。

　　（五）可以由部门发文或者部门之间联合发文的。

　　（六）除省委、省政府核准的表彰项目以外，其他未经市委、市政府同意，并按照程序报请省委、省政府批准的检查评比表彰活动项目。

　　（七）可以口头或者其他方式答复、协商的。

　　（八）已经通过报刊、广播、电视等新闻传媒播发的。

　　（九）议事协调机构和临时机构成员单位个别人员调整的。

　　（十）有其他不适合以党委、政府名义发文情形的。

　　第二十五条  公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

　　第二十六条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第二十七条  收文办理主要程序是：

　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他区（新区）或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　（四）承办。公文承办应当坚持严格把关，客观公正，克服官僚主义，不办人情文，不以文谋私；坚持规范与时效并重，简化办文程序，强化办文的科学性和时效性；坚持分级管理，按照领导同志分工报送公文，不得越级报送公文，不得多头报送公文；坚持密件密办，密事密办，遵守保密法规和保密纪律；坚持对口联系，相互协作，非行文单位不得查看公文办理情况。

　　阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　第二十八条  发文办理主要程序是：

　　（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当由经考核获得《国家秘密载体复制许可证》的定点印刷厂或者在符合保密要求的场所印制，不得由未经许可的印刷厂、照相馆、晒图社缮印复制。

　　印制市委、市政府机关普发性公文（含涉密公文），或者套印市委、市政府、市委办公厅、市政府办公厅以及市长印章的，必须由发文机关开具胶印章准印证。

　　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。对非涉密的公文，应当同时通过党政机关电子公文交换系统发布电子公文。

　　第二十九条  党政机关普发或者联合行文的非涉密公文，根据实际工作需要，可以在《深圳市人民政府公报》上刊登或者通过新闻媒体发布。

　　第三十条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　第三十一条  各级党政机关应当明确负责档案工作的机构和人员，统一管理本单位档案资料的归档和集中立卷保管工作。

　　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

　　公文归档后，各级党政机关应当按照有关法规和实际工作需要向本级档案管理部门移交。任何个人不得私自保存应当归档的公文及相关资料。

　　公文档案移送交接时，文秘、机要人员应当出具单位有关证件，并将档案用信封或者密封条等封装完整。

第七章  公文管理

　　第三十二条  各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　　第三十三条  党政机关公文由各单位文秘部门或者专人统一管理。各级党委、政府办公厅（室）、机要部门和市各单位应当根据工作需要建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

　　公文发出、接收和内部运转必须登记、编号，并在交接时履行签收手续。

　　第三十四条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

　　载有涉密内容的会议记录本和工作记事本以及相关电子介质等，应当视同涉密文件加以登记、管理。

　　公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

　　第三十五条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

　　经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第三十六条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

　　第三十七条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第三十八条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第三十九条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第四十条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

　　工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第四十一条  新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附    则

　　第四十二条  党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

　　第四十三条  法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

　　第四十四条  其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本规定执行。

　　第四十五条  本规定由中共深圳市委办公厅、深圳市人民政府办公厅负责解释。

　　第四十六条  本规定自2012年12月1日起施行。2004年7月26日由中共深圳市委办公厅发布的《中共深圳市委机关公文处理暂行规定》和2005年10月14日由深圳市人民政府办公厅发布的《深圳市人民政府办公厅公文处理实施细则》停止执行。