台州市黄岩区行政机关公文处理实施细则

关于印发台州市黄岩区行政机关公文处理实施细则的通知 
黄政办发〔2013〕1号

各乡、镇人民政府、街道办事处，区政府直属各单位：

现将《台州市黄岩区行政机关公文处理实施细则》印发给你们，请结合实际，认真贯彻落实。

   台州市黄岩区人民政府办公室　　

　　　　 2013年1月6日　　　　

（此件公开发布）

台州市黄岩区行政机关公文处理实施细则

第一章　总　则

第一条　为改进台州市黄岩区各级行政机关的公文处理工作，使之更趋规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政府机关公文格式》（GB／T 9704-2012）以及其他有关规定，结合本区实际，制定本实施细则。

第二条　台州市黄岩区人民政府及经区政府或黄岩区人民政府办公室领导同意以办公室名义发出的公文（包括电报），是区政府在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，法律、法规和上级的重要指示、意见，发布本级政府制定的规范性文件，实行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条　区政府办公室主管区政府公文处理工作，并指导各乡、镇人民政府、街道办事处、区政府各部门和各直属单位（以下简称区政府各部门）的公文处理工作。

各乡、镇人民政府、街道办事处办公室、区政府各部门的办公室（或相应的文秘科室）主管本机关公文的处理工作，并负责指导下属单位的公文处理工作，均须配备专职人员负责公文处理工作。

第二章　公文种类

第四条　行政机关的公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

批复。适用于答复下级机关请示事项。

函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

第三章　区政府和区政府办公室文件分类

第五条　区政府和区政府办公室文件，视内容和分发范围，编不同的发文字号。

（一）区政府“黄政”字号文件和区政府办公室“黄政办”字号文件，用于上行文。

（二）区政府“黄政发”字号文件和区政府办公室“黄政办发”字号文件，用于普发范围的下行文。

（三）区政府“黄政函”字号文件和区政府办公室“黄政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。

（四）区政府“黄政干”字号文件，用于任免干部通知。

（五）区政府和区政府办公室传真电报，主要用于发布紧急公文和全区性会议通知。

（六）区政府会议纪要，分为《区政府全体会议纪要》、《区政府常务会议纪要》、《区长办公会议纪要》和《专题会议纪要》，分别单独编号。

（七）《区政府办公室抄告单》，主要用于简要答复各地、各部门、各直属单位的请示事项，或不宜复印的区政府领导批示的事项。

（八）《黄岩政办通报》，主要用于摘要印发区政府领导在全区性重要会议上的讲话，以及其他需要各地、各部门周知的文稿。区政府领导在全区性重要会议上的讲话，已印发会议材料或已作详细的新闻报道的，一般不再以《黄岩政办通报》印发。

（九）区政府及其办公室黄政、黄政办、黄政发、黄政办发、黄政函、黄政办函、黄政干字号文件，落款处加盖印章（区政府议案盖区长签名章，用红色标识）。电报、抄告单、黄岩政办通报、会议纪要不盖印章。

（十）黄政发、黄政干、黄政办发、黄岩政办通报为普发文件。普发文件的主送机关为“各乡镇人民政府、街道办事处，区政府直属各单位”。普发文件的抄送机关为“区委各部门，区人大常委会办公室、区政协办公室，区人武部，区法院，区检察院”。

第四章　公文格式

第六条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。保密期限在1年以内的，标注为“×密×个月”；保密期限在1年及1年以上的，标注为“×密★×年”；保密期限为长期的，标注为“×密★长期”；保密期限未作规定的，标注为“×密★”，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

（二）密级的公文应当标明份数序号。份数序号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，从“000001”号起编。

（三）如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（四）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除电报外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。

（五）如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（六）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
　　联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

（七）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字），在阿拉伯数字后加“号”字。

行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级和相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

（八）上行文应当标注签发人姓名，“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
　　如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（九）公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，用2号小标宋体字，一般不用标点符号，词组、短语之间一般也不空格。

（十）公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

成文时间以领导人签发的日期为准。如领导人签批后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办机关确定。成文时间用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（十二）“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后，另起一行空两格加圆括号标注。

（十三）公文如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十四）如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

公文的抄送机关一般按党委、人大、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列。

（十五）印发机关为行政机关的办公室或文秘部门。如发文机关未设专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

第七条　公文用纸采用A4型纸，公文中文字的颜色均为黑色，实行双面印刷，应采用骑马订或平订。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第八条　公文中各组成部分的具体标识规则，按区政府办公室参照《国家行政机关公文格式》制作的公文格式样式（具体见附件）执行。

第五章　行文规则

第九条　行文应按隶属关系和职权范围确定。

（一）各级行政机关一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级机关。区政府只受理逐级请示件，对越级或越过主管部门直接报区政府的请示予以退文。辖区内所有行政村（居）及有上级业务主管部门的企事业单位（除黄岩区“百强企业”外）直接向区政府请示，应视为越级。

（二）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（三）政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

（四）部门内设机构除办公室（或相应的文秘科室）以外，不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以信函的形式行文。

第十条　公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则。各乡镇人民政府、街道办事处和区政府各部门主送区政府的“请示”、“意见”和“报告”等上行公文，不要同时主送区委；如认为需要区委知悉的，可采用抄送的形式；确属特殊情况需同时主送区委、区政府的上行公文，区政府办公室需待区委办公室批办后，才予办理；如涉及党的工作，按有关规定由区委、区政府或区委办公室、区政府办公室联合行文。

第十一条　“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，不得抄送下级机关。“请示”和“报告”不得混淆，“报告”不得夹带请示事项。

第十二条　办理公文，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人个人主送“请示”、“意见”和“报告”。

第十三条　主送上级机关的“请示”、“意见”和“报告”，必须由发文单位主要负责人（指正职或主持工作的负责人）签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位须随文以书面形式说明情况。

第十四条　公文中请示区政府的事项如涉及其他部门的职责，主办部门要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门主要负责人会签上报区政府。部门之间如有分歧意见，主办部门主要负责人要出面协调。经协商仍未取得一致意见，需要区政府协调的，主办部门应将有关部门的意见以及理由和依据列明，并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责人会签后上报区政府。

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第十五条　办理公文，部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门必须自收件之日起，在5个工作日内予以答复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职，主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。其中需要报送区政府的公文，主办部门须随文以书面形式说明情况。

第十六条　各地、各部门需要请示区政府或需要区政府转报省、市政府批准的事项，应当做好前期工作，并及时上报，给区政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内处理的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或上级领导另有交待的事项外，必须随文以书面形式说明理由。

第十七条　区府办转给有关部门办理的公文，各部门在办理时，对属于本部门职责范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对属于需要报区政府审批的事项，应当在规定的时限内予以回复；对区府办未明确提出办理时限要求的，也应本着认真负责的精神尽快予以办理。确因情况特殊不能按时办理和回复的，应当在规定时限内以书面形式向区政府办公室说明理由。

第六章　区政府办公室收、发文规则

第十八条　向区政府、区府办报送的公文，须由区府办秘书科统一收文、登记，不得擅自直接送区政府领导个人。报送文件由发文单位邮寄或派机要人员（或办公室人员）送达，非发文单位人员送达文件，区府办不予收文。

第十九条　主送区政府、区府办的文件一般报送2份，其中涉及经费请示报送1份，并同时上报电子文件。

第二十条　报送文件由区府办秘书科先加以审核。审核的重点是：是否由本机关办理；有无越级行文；来文是否由来文机关主要负责人签发；涉及其它部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文件中使用、公文格式是否规范。据此，分别进行“受理”或“退文”。

第二十一条　送区政府、区府办的公文，确定为“受理”的文件，经区府办秘书科签收、登记后，作以下处理：

（一）属于区政府及区府办工作职能范围需要予以办理的“办件”，由文书在收到的主送件上贴上办文单后，交区府办主任提出拟办意见后送有关区政府领导。

根据区领导的批示，由各线秘书将领导批示连同来文交有关单位办理或区政府交督查室承办；其中政策性较强、涉及面较广的文件，可由区府办牵头，召集有关部门联合办理。

（二）区府办有关工作人员要根据实际情况采取可行的措施进行跟踪，动态把握文件的流向，切实防止“办件”在流转过程中出现遗失现象。

（三）各级来文中的“阅件”，由文书直接通过政府协同办公系统以电子文件形式点击给相关传阅人员或根据区府办主任的拟办意见送有关领导传阅。

（四）涉密来文的处理，按有关保密法规的规定办理。

第二十二条　确定为“退文”的文件，由区府办秘书科填写退文单，并说明退文理由，连同来文退还来文单位，同时在收文登记簿上注明“退文”情形。

第二十三条　文稿的撰拟

（一）文件承办科室要严格把关，按规定办文。可发可不发的文件尽量不发；可以由区政府各部门自行发文的，不要用区政府或区政府办公室名义发文；可以由区政府办公室发文的，不要用区政府名义发文；可以电话通知、便笺或发明传电报的，不要发正式编号的文件。

（二）撰拟公文，首页应统一使用办公室印制的“台州市黄岩区人民政府发文稿纸单”或“台州市黄岩区人民政府办公室发文稿纸单”。撰拟公文应做到：内容符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，符合公文格式；使用国家法定计量单位。

（三）区政府有关部门或区府办撰拟的公文（人事任命文件除外），先由部门办公室或区府办承办科室会稿后，送区法制办进行合法性审查，再由区府办秘书科核稿。如公文需要有关部门会签，待会签后，按上述程序办理。撰拟的公文在送区政府或办公室领导签发前，承办科室的会稿和秘书科的核稿应注意以下几个方面：

1．是否确需行文。

2．行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

3．公文格式是否规范。文稿条理是否清楚，书写是否规范，文字是否精炼，数字、人名、地名、引文等有无错漏，所用文种是否确切，主、抄送单位是否明确，“请示”和上行的“意见”在“附注”处有无注明联系人、联系电话，密级标注是否妥当等。

4．文稿内容是否符合国家的法律、法规，是否符合党和政府的方针、政策及有关规定，与区政府和上级政府以前所发至今仍有效的文件有无矛盾，前后是否衔接。

5．文稿确定的措施是否切实可行，执行单位是否落实，执行期限是否明确。

第二十四条　文件的签发。经秘书科核稿的文稿，送区政府和区府办领导审阅、会签、签发。对已送呈领导审签的文稿，应注意及时催批。

（一）以区政府名义行文的，撰拟的文稿按领导工作分工送区府办分管副主任再送区府办主任审阅后，由区长或分管副区长签发。其中：区政府发布的决定、命令和规范性文件，向区人大或其常委会提出的议案，由区长签发；涉及重大问题的文件，经有关分管副区长会签后，由区长或受区长委托主持工作的副区长签发。

（二）以区政府办公室名义行文的，撰拟的文稿按领导工作分工送区府办分管副主任审阅后，由区府办主任签发。其中：内容重要、涉及面广的，或文内注明经区政府同意的，须经区府办分管副主任、主任审阅后，由区长或分管副区长签发，有的也可由区府办主任视情签发。

（三）区委、区政府或区委办公室、区政府办公室联合行文的，属于区政府办公室撰拟的文稿，先送区政府和区府办领导按上述规则进行审阅、会签后，再送区委办办理。

第二十五条　文件从领导签发到正式印成分发，要注重做好以下几个环节的工作：

（一）经领导签发后的文件，由文书室登记、编号后，即送文印室打印，打印出的清样，必须进行校对。校对公文，坚持“谁撰拟、谁校对”制度，由承办科室负责落实校对人。

（二）坚持“第一读者”制度。对校对完毕后的文件，经秘书科“第一读者”对发文拟稿单各栏目的签字等情形，以及文件版头等进行检查，对文件内容阅读，确属正确无误的，确定印制份数，送文印室付印。

（三）文件从领导签发之日起到印成一般不得超过4个工作日，每个环节都要按文件时限要求，加快工作节奏，进行催校、催印、催读、催发，努力提高办文效率。

第二十六条　区政府行政规范性文件实行“三统一”制度，即“统一登记、统一编号、统一发布”。

（一）规范性文件是指区政府依照法定权限和程序制定的，涉及或者影响不特定的公民、法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，在本行政区域内具有普遍约束力的各类行政文件。

（二）区政府各部门拟提请区政府、区府办审议发布相关行政规范性文件，统一由区法制办审核。

1．属于行政规范性文件的，起草单位向区法制办提交部门请示、起草说明、制定依据、社会稳定风险评估报告、部门法制机构的审查意见中等材料，如涉及民生等问题的，需由起草单位先进行公示并征求意见。材料不齐全的，区法制办应要求起草部门在5个工作日内补齐材料。

2．区法制办应在15日内对报送的材料进行合法性审查，通过审查的，区法制办应出具合法性审查意见；未通过区法制办审查的，不得提交区政府领导签发。

3．行政规范性文件通过区法制办合法性审查后，送区府办秘书科按照办文程序办理。

（三）区政府行政规范性文件由区法制办在区政府门户网站上统一发布，文件发布后30日后生效。

第二十七条　区政府各部门召开本系统会议的情况报告、会议纪要等，区政府不予转发，其中有需要请示区政府解决的问题，应单独办理。

区政府各部门对某项工作的部署意见，涉及面较广，需要区政府转发各地、各部门贯彻执行的，经区政府同意后，一般以区政府办公室名义转发，注明经区政府同意；其中确有重大政策性问题，需要作出规定的，可直接由区政府通知。

第二十八条　各种领导小组、委员会等非常设机构的设立、调整或撤销，经区政府或有关领导议定后，由区政府办公室行文，组成人员名单后面注明所在单位，一般不列职务。

各种领导小组、委员会等非常设机构，在其职责范围内作出具体工作部署，可自行直接行文，一般不再由区政府办公室转发，有关会议纪要由该机构自行发文。

第二十九条　由区政府表彰并以区政府文件印发的，原则上限于区级劳动模范和某些特定的表彰对象。各部门评比的先进单位和个人，由各部门自行发文表彰，其中一部分需以区政府名义表彰的，由区政府批复承办部门，由承办部门办理。

第三十条　撰拟公文单位要求在3天内办结，或在一周内办结而需要经过较多审批环节的公文，应作为特急件处理，并在公文拟稿右下角缓急栏中标注“特急”；要求在一周内办结、或在两周内办结而需要转有关部门征求意见的公文，应作为急件处理，并在公文拟稿单右下角缓急栏中标注“急件”。对标注“特急”和“急件”的拟办文件，撰拟单位要以书面形式说明紧急原因及本单位办理过程，加盖单位公章，否则，则按正常工作程序进行。

第七章　附　则

第三十一条　外事方面的公文，按照外事部门的有关规定处理。

第三十二条　公文处理中涉及电子文件有关规定另行制定。

第三十三条　区政府办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应纳入督查制度进行督促检查，具体由区政府督查室牵头落实。本区其他各级行政机关的办公室也要建立相应的督查制度。

第三十四条　本实施细则自2013年3月1日起施行。《党政机关公文处理工作条例》中已有规定，本细则未涉及的，均按《党政机关公文处理工作条例》执行。