璧山县行政机关公文处理工作操作细则

璧山府办发〔2012〕230号

璧山县人民政府办公室
关于执行行政机关公文格式的通知

各街道办事处、镇人民政府，县政府各工作部门，有关单位：
按照全市统一安排，从2012年11月1日起，全市行政机关公文将统一执行新的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）（可在璧山县党政内网下载）。为便于各镇街、各部门、有关单位尽快掌握新格式标准，县政府办公室编制了《璧山县行政机关公文处理工作操作细则》（见附件1），编排了璧山县行政机关常用公文格式模版和发文机关标志格式模版（见附件2、3）。请各镇街、各部门、有关单位认真组织学习，并严格遵照执行。从即日起，县政府办公室将对不符合新格式标准的公文，按照公文考核有关规定予以通报并退文。

附件：1．璧山县行政机关公文处理工作操作细则
2．璧山县行政机关常用公文格式模版
3．发文机关标志格式模版

         璧山县人民政府办公室
            2012年11月14日　　　　

附件1

璧山县行政机关公文处理工作操作细则

为推进全县行政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB／T9704—2012），结合我县实际，制定本操作细则。本细则适用于全县各级行政机关公文处理工作。
一、公文文种
公文文种由原来的18个调整为15个，取消了“指示、条例、规定”，具体为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
（一）15个文种中，党政机关通用的有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。党的机关一般不适用“命令（令）、议案”，“公告、通告”很少用；行政机关一般不适用“决议”。
（二）“会议纪要”文种名称简化为“纪要”。如：《璧山县×××××关于×××××的会议纪要》，应调整为《璧山县×××××关于×××××会议的纪要》。
二、公文格式
公文格式要素共18项，即：（1）份号，（2）密级和保密期限，（3）紧急程度，（4）发文机关标志，（5）发文字号，（6）签发人，（7）标题，（8）主送机关，（9）正文，（10）附件说明，（11）发文机关署名，（12）成文日期，（13）印章，（14）附注，（15）附件，（16）抄送机关，（17）印发机关和印发日期，（18）页码。取消了主题词。
（一）份号
即同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。一般用6位3号方正黑体_GBK阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行（如：No 000001或000001）。涉密文件应当标注份号，也可对不带密级的公文标注份号。
（二）密级和保密期限
密级（从高到低）：绝密、机密、秘密。
保密期限：未标注保密期限的，按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。
一般用3号方正黑体_GBK，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（1）保密期限一般不标注，表示密级的两个字之间加开1字。如（方框为加开1字，下同）：机□密。
（2）如需标注保密期限，密级和保密期限之间用“★”分隔，表示密级的两个字之间不加开，保密期限中阿拉伯数字和“年”字之间也不加开。如：秘密★1年。
（三）紧急程度
是对公文送达和办理的时限要求，分为“特急”、“加急”。紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
一般用3号方正黑体_GBK，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序，自上而下分行排列。如：
No 000001
秘密★1年
加急
或（无密级和保密期限）：
No 000001
特□急
或（无份号、密级和保密期限）：
特□急
若只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个字之间加开1字。如：
No 000001
秘□密
加□急
（四）发文机关标志
用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。
主要有两种形式：一是发文机关全称或者规范化简称+“文件”2字，如：璧山县人民政府办公室文件。二是发文机关全称或者规范化简称，如：璧山县人民政府。
联合发文时，一般主办机关排列在前，“文件”2字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；也可单独用主办机关名称。
如（县国土房管局为主办单位）：
璧山县国土房管局
璧山县人力社保局 文件
璧山县经济外贸委
特殊情况：如联合发文机关中有党的机关，应将党的机关排列在前（不管是否为主办单位）。如（县人力社保局为主办单位）：
中共璧山县委组织部
璧山县人力社保局 文件
璧山县经济外贸委
（五）发文字号
由机关代字、年份和发文顺序号+“号”字组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
编排在发文机关标志下空2行，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份应标全称（即用4位年号，2009而非09），用六角括号“〔〕”括入（而非“【】”或“[ ]”）；发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报公文的发文字号居左，并左空1字编排（在右侧对称位置标注签发人）。如：
□璧××文〔2012〕××号               签发人：×××□
（六）签发人
上报公文需标注签发人姓名，居右空1字，与发文字号平行编排。由“签发人”3字+全角冒号+签发人姓名组成，“签发人”3字用3号方正仿宋_GBK，签发人姓名用3号方正楷体_GBK。发文字号和签发人与版头中红色分割线的距离为4mm。
注意事项：（1）只标姓名，不标职务。（2）联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名，按发文机关排列顺序从左到右、从上到下依次均匀排列，一般每行排2个姓名，最后一个签发人应与发文字号处在同一行。如（3个部门联合行文）：
签发人：×××□×××□
□璧××××文〔2012〕××号                     ×××□
（七）标题
一般用2号方正小标宋_GBK，编排于红色分隔线下空2行位置。
注意事项：（1）回行时，要做到词意完整。（2）排列应使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏型。（3）3个及以下机关联合发文时，标题中应列出所有发文机关名称。4个及以上机关联合行文时，可采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式，或省略发文机关名称。（4）标题一般不用标点符号，可以使用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号、括号等。
（八）主送机关
应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，编排于标题下空1行位置，居左顶格（回行时仍顶格），最后一个机关名称后标全角冒号。
注意事项：（1）市内行文时，主送机关一般不加“重庆”2字。（2）单一机关的上行文，原则上只能有1个主送机关。（3）主送机关过多，导致公文首页显示正文不足两行时，可将主送机关移至版记中（位置置于抄送机关之上1行，与抄送机关之间不加分隔线，编排方法同“抄送”，也可用“发”字代替“主送”二字），前面可标注同一类型机关统称（如“县级有关部门”或“县级有关单位”）。（4）决定、决议、意见、通报、纪要等文种的主送机关，应移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。
（九）正文
公文首页应当显示正文，编排于主送机关名称下一行。
注意事项：（1）用阿拉伯数字书写的数值应在同一行中排布，避免在回行中断开。（2）一般不应使用字母词，如确需使用，应当在文种首次出现时以括注方式注明准确的汉语译名，如GDP，应以“GDP（国民生产总值）”方式引用。（3）计量单位使用法定计量单位，如平方米、公顷等。（4）结构层次，其序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用方正黑体_GBK，第二层用方正楷体_GBK，第三层和第四层用方正仿宋_GBK。层次序数可越级使用。（5）引用其他公文，应先引用标题，后加圆括号引用发文字号，如：“按照《重庆市人民政府关于×××××的通知》（渝府发〔2012〕××号）要求”。（6）避免一级标题出现在页面最后一行，可对该页面的行距、字间距作适当调整。
（十）附件说明
即公文附件的顺序号和名称。在正文下空1号左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件顺序号用阿拉伯数字，后标一个小圆点；附件名称后不加标点符号，如名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。如：
附件：1．重庆市政府办公厅关于贯彻落实国务院关于进一步做好打击侵犯知识产权和制售假冒伪劣商品工作意见任务分工的通知
2．重庆市人民政府关于2011年度区县政府节能目标综合评价考核结果的通报
注意事项：（1）正文中写明报送、上报、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附内容不是公文的附件，在附件说明处不必标注相关内容。（2）正文中涉及附件内容处，应加括号注明“见附件”或“附后”。
（十一）发文机关署名
应当使用发文机关全称或规范化简称，与标题中的发文机关名称相一致。
特殊情况：（1）如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。（2）决定、决议、意见、通报、纪要等文中，一般不署发文机关名称。
注意事项：（1）加盖印章的公文：单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上。（2）不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行、右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字；如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
如（加盖印章，单一行文）：
                      璧山县××××××××
2012年×月××日□□□□
如（加盖印章，联合行文）：

璧山县××××   璧山县××××    璧山县××××

        璧山县××××      璧山县××××
2012年×月××日□□□□
如（不盖印章，单一行文，成文日期短于发文机关）：
璧山县××××××××××□□
                □□2012年10月10日
如（不盖印章，单一行文，成文日期长于发文机关）：
                  璧山县×××
□□2012年10月10日□□
如（不盖印章，联合行文，成文日期短于发文机关）：
璧山县××××××××××□□
璧山县××××××××××□□
                □□2012年10月10日
如（不盖印章，联合行文，成文日期长于发文机关）：
              璧山县××××
                    璧山县××××
□□2012年10月10日□□
（十二）成文日期
成文日期的确定：（1）会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准。（2）经机关负责人签发的公文，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发的机关负责人签发日期为准。
成文日期的位置：（1）会议审议通过的公文，成为日期编排在公文标题之下，写全“年、月、日”，用“（）”括入。（2）成文日期在公文正文（或附件说明）的右下方标注，一般右空4字编排，用阿拉伯数字将“年、月、日”标全（格式详见“发文机关署名”）。（3）加盖签发人签名章时（签名章用法详见“印章”），在签发人签名章下空1行、右空4字编排成文日期。如：
        ××县人民政府县长□□             □□□□

2012年×月×日□□□□
（十三）印章
用印原则：（1）印章用红色。（2）上行文，一定要加盖印章。（3）有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。（4）纪要不加盖印章。（5）联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章；联合下行文，所有联署机关均须加盖印章。
印章位置：（1）单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）1行之内。（2）联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）1行之内。（3）加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空2行，右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务。签名章一般用红色。
（十四）附注
主要标注公文的发布层次、印发传达范围等，在成文日期下1行，居左、空2字加圆括号。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。
如：
                      ×××办公厅
□□2012年×月×日□□
□□（此件发至县团级）
如：
璧山县××××××××××□□
              □□2012年×月×日
□□（联系人：×××，联系电话：××××××××）
（十五）附件
附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”2字及附件序号用3号方正黑体_GBK，顶格编排在版心左上角第1行，不标冒号；附件标题居中编排在版心第3行。
注意事项：（1）附件格式要求同正文。（2）附件序号和附件标题应与附件说明的表述相一致。（3）如有多个附件，每个附件应另起一页编排。（4）报送、上报、批转、转发、印发类公文，报送、上报、批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文主体部分不加附件说明，直接另面编排，也不在左上角标注“附件”2字，标题居中编排在版心第3行。（5）附件页码与正文页码连续编排。（6）若附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”2字及附件序号。如：
璧山××发〔2012〕××号附件1
（十六）抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。一般用4号方正仿宋_GBK，编排在公文最后一页的下方，左右各空1字。“抄送”2字后标全角冒号，最后一个抄送机关名称后标句号。
注意事项：（1）排列顺序：不同级别的，先上级、再平级、后下级；同级不同类的，按党、政、军、群的顺序；人大、政协、法院、检察院应另起一行；民主党派、工商联，应另起一行。（2）标点符号使用：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。（3）既有主送机关，又有抄送机关，应当将主送机关置于抄送机关上1行，之间不加分隔线。
（十七）印发机关和印发日期
一般用4号方正仿宋_GBK，编排在抄送机关之下1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字，年、月、日用阿拉伯数字标全，后加“印发”2字。
（十八）页码
一般用4号半角Times New roman阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。如：
□— 30 —                                            — 31 —□
注意事项：（1）公文的版记须在偶数页，若版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编页码。（2）公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。（3）若公文中的表格需横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
三、行文规则
（一）行文总规则
通常情况下，党政机关间的行文关系主要有4种：领导关系、指导关系、管理关系、协作关系。
1．领导关系。是指有隶属关系的上下级机关之间的公文往来关系，如县政府与县政府组成部门和直属机构、上级政府与下级政府等。
2．指导关系。是指同一组织系统内上级机关的部门与下级机关相应部门之间的公文往来关系，如市财政局与县财政局等。下级机关的部门可以向上级机关相关部门请示问题或者联系相关工作，但重大事项，须经本级党委或政府同意或授权后，才能向上级主管部门请示、报告。
3．管理关系。是指党政机关的业务主管部门管理职权范围内的事项与其他部门、单位的公文往来关系。
4．协作关系。是指没有隶属关系（但应当是同级）的机关、单位、部门之间因工作上的相互联系、支持而形成的公文往来关系。这种关系一般适用商洽性公文文种，如“函”。
一般不得越级行文，例外的特殊情况主要有：一是遇有重大突发事件，紧急情况下，从有利于工作出发，可越级上行文；二是直接的上级机关乱作为或违法违纪的，可越级行文举报。
（二）上行文规则
1．向上级行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。某些特殊情况或跨系统的工作，需要同时向上级两个机关请示工作的，下级两个机关联合行文时，可以主送两个上级机关。如县委、县政府向市委、市政府的请示、报告等。
2．党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
3．下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
4．请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
5．除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
6．受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
（三）下行文规则
1．主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。下级党委、政府涉及全局性工作的重要行文，应当同时抄送上级党委、政府；党委、政府的部门涉及全局性工作的重要下行文，应当同时抄送同级党委、政府。
2．党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。除党委、政府的办公厅（室）外，其他部门和单位有工作任务、政策措施等需要向下级党委、政府部署的，应当请示党委、政府，由党委、政府行文或由党委、政府的办公厅（室）行文。
3．党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
4．涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
5．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
（四）其他行文规则
1．同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
2．党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
3．部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
4．党政机关根据隶属关系和职权范围可向群团机关行文。群团机关可对其有领导关系的党委、政府行文。
5．党政机关根据隶属关系和职权范围可向事业单位行文。归口管理的事业单位不能直接向党委、政府行文，应向其主管部门行文。
6．党政机关根据隶属关系和职权范围可向企业行文。企业应向其主管部门行文，由其主管部门再向党委、政府行文。
7．议事协调机构应当按照党委、政府的部门行文关系行文。
8．没有对口下级机构的部门和单位，在其职权范围内的具体事项，可用“函”向下级党委、政府及其办公厅（室）行文，但不得发布指令性公文。超越其职权范围，需要向下级党委、政府行文的，应当报请同级党委、政府行文或者经党委、政府同意并授权办公厅（室）行文。
四、版面要求
（一）页边与版心尺寸
天头（上白边）：37mm±1mm，下白边35mm±1mm，订口（左白边）：28mm±1mm，右白边：26mm±1mm，版心尺寸：156mm×225mm。
（二）发文机关标志的位置
发文机关标志（即通常所说的“红头”）的上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm（距上页边72mm），即上行文、平行文、下行文发文机关标志的位置完全统一。
（三）字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号方正仿宋_GBK。特定情况可以作适当调整。
（四）行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
（五）文字颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
五、印刷装订要求
（一）印刷
1．版面干净无底灰，字迹清楚不断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过±1mm。
2．双面印刷，页码套正，两面误差不超过±2mm；印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（二）装订
1．左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过±4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90度，无毛茬或缺损。一般采用骑马订，也可采用平订（上报市委、市政府、市委办公厅、市政府办公厅的文件、简报、材料要采用骑马订）。
2．订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；无球钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5mm。

附件2

璧山县行政机关常用公文格式模版

说明：
一、各模版根据《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）（可在县党政内网下载）编排，适用于全县各级行政机关公文。
二、模版文字字体使用方正_GBK字库，可在县党政内网下载。
三、公文格式相关参数
1．公文用纸统一采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡—80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度80%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5—9.5。
2．文件版头参数：
 发文机关标志距上页边距离 字高 红色分隔线距发文机关标志下边距离
普通文件（含上、下、平行文） 72毫米 小于19毫米 31毫米
信函格式 30毫米 小于19毫米 4毫米
专题会议纪要 72毫米 小于19毫米 31毫米
3．页边距：上37毫米、下35毫米、左27毫米、右27毫米；
4．行距：标题行距可根据页面排版适当调整，一般为32磅；正文行距为单倍行距。
四、格式模版中的“□”符号，表示空一字。
附件3

发文机关标志格式模版

说明：
一、发文机关标志格式模版为县政府和县政府办公室公文格式模版，供全县各行政机关制作本单位公文时参考。
二、模版参数：
1．发文机关标志字高：县政府文件为19mm（全县各级行政机关应小于19mm），县政府办公室文件为18mm。
2．发文机关标志距上页边距离：普通文件（含上、下、平行文）72mm，信函格式30mm，纪要格式72mm。
3．发文机关标志距红色分隔线距离：普通文件（含上、下、平行文）和纪要格式31mm，信函格式4mm（靠下红色双线距下页边20mm）。
4．红色分隔线高度：普通文件和纪要格式0.5mm，信函格式上下各一条红色双线（上粗下细、上细下粗）。
5．红色分隔线宽度：普通文件和纪要格式156mm，信函格式170mm。

抄送：县纪委，县委各部、委、室、党校、群团，县人大办，县政协办，县法院，县检察院，县人武部。
璧山县人民政府办公室               　   2012年11月14日印发

详见：http://pan.baidu.com/share/link?shareid=259113&uk=1611604222

密码:2453