从合同管理延伸至法务平台

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一、产品背景

基于信息化对标研究发现，国际先进企业均建立起支持各类合同端到端一体化管理的系统平台，实现了统一的合同管理流程、标准的合同条款和范本管理、规范的合同执行控制和监督、共享的合同法律法规管理、结构化的合同数据管理、前瞻的合同付款资金需求预测、并与相关系统实现了有效集成。

在此基础上，以合同管理系统为契机，结合法律事务管理的需要，逐步打造一个统一、完整、集成的法律事务管理平台。法律事务管理平台将作为法律事务管理部门与各级业务部门间的沟通和协作平台，大大提升管理水平。

二、产品目标

合同综合管理以支持合同管理决策、提高合同管理的准确性及合规性、提升管理效率为宗旨，在内部实现各部门间合同管理的垂直集成，在外部与供应商、顾客、合作伙伴实现横向集成，有效利用信息技术，规范经营行为、降低经营风险、保障公司的合法权益、提高组织和管理系统的柔性，使公司在经营管控及管理效率上具备领先优势。以合同管理系统为契机，结合法律事务管理的需要，逐步打造一个统一、完整、集成的法律事务管理平台。法律事务管理平台将作为法律事务管理部门与各级业务部门间的沟通和协作平台，大大提升管理水平。

• 合同综合管理实现以下目标

1)公司领导

在合同签订审批时，清晰了解供应商信息、价格信息、项目编码等信息，可支持领导审核合同签订的合规性、合同价格的合理性，支持审批决策；

在合同付款审批时，明确展示合同签署授权信息、授权人名、合同签章等合同有效性信息，同时了解合同付款历史数据、主办人员数据，便于领导快捷方便了解合同履行情况，实现合同管理过程的可视化、可控化，支持付款审批决策；

可以方便的自定义统计需要的报表内容，并进行形象的图形显示，进行统计分析。

可以全盘了解合同信息，包括合同基本资料、应收应付款信息、使公司合同资料情况一目了然。让繁琐的合同管理变得信息准确、简单快捷。

2)合同承办部门项目人员和部门经理

可以随时查看与本人或本部门有关的合同条款和合同基本信息，而不用再向相关管理人员借阅；

可以随时查看合同执行进展和结款情况，而不用财务人员逐个通知；

自动提醒合同到期日期和结算时间，帮助合同承办及时进行相应的付款工作。

3)合同主管部门法务合同管理人员

方便及时了解合同的签订和执行进展；

可以进行周、月、季、年的合同签订和结款情况汇总，并打印出相应的报表；

可以按时间或合同类别等众多合同分类方式进行复合条件的统计；

接收相关的合同提醒，配合业务人员进行相应的风险防范、业务纠纷法务工作。

4)合同协助部门人员

按照合同承办人员反馈的合同进展和建议，进行合同结款安排；

对全公司的合同结款安排情况和费用情况进行周、月、季、年统计，结合实际现金流情况，进行安排时间金额的协调和平衡控制；

输入实际的结款情况，按照系统自动统计的结算金额对比预警进行费用核算。

• 法律事务管理将实现以下目标

对涉及法律事务管理的前、中、后各个环节进行覆盖，强调了事前管理风险、事中防范风险、事后减少风险的全流程法律管理模式，促使法律管理重心进一步向事中和事前转移。

通过对经营中相关环节主动提供法律支持的方式，使法律工作从合同审核和诉讼环节走向经营链条的各个环节，工作主动性的变化使法律管理价值再次体现出来。

三、产品概述

在企业法律事务管理中,往往存在一些困境，比如: 法务工作向公司管理层提供的经营决策支撑缺少更精确的量化数据和更专业的科学分析；随着公司的快速发展，内部各单位之间法律文件的流转愈加频繁，法律管理工作缺乏相对开放、完整的平台；法律工作办公效率较难满足公司业务飞速发展的需要法律管理手段亟需改善和提升；涉及到各项经营活动的法律工作缺少标准化、规范化的管理，不利于约束规范公司相关法律行为。为了解决以上困境，以提升法律管理价值为落脚点，将法律事务管理完全融入到企业管理流程中，有必要建设一套功能完备的法务管理信息平台。

四、产品的特点

1) 法律管理内容集成化

法务管理信息平台各管理模块全面涵盖法律管理工作的各个环节，各个模块流转程序完全透明化，操作界面人性化。将分散在线下和线上的各项法律工作统一纳入管理系统平台，有效提升了效率、减少了冗余。

2) 法律管理流程全程化

对涉及法律事务管理的前、中、后各个环节进行覆盖，强调了事前管理风险、事中防范风险、事后减少风险的全流程法律管理模式，促使法律管理重心进一步向事中和事前转移。

3) 法律管理服务主动化

通过对经营中相关环节主动提供法律支持的方式，使法律工作从合同审核和诉讼环节走向经营链条的各个环节，工作主动性的变化使法律管理价值再次体现出来。

4)法律管理支撑科学化

在对经营决策支撑方面，法律事务管理系统改变了以往法律支撑滞后的局面，能够对与法律事务相关的信息进行准确、实时、量化的科学统计，为公司决策层决策提供强有力的统计信息支持。

五、产品功能说明

1. 合同综合管理

合同综合管理主要包括：合同起草、合同审批管理、合同文档管理、合同签订管理、合同维护管理、合同履行监控、合同异常管理、合同查询管理、合同统计管理、供应商管理等，详见下图关系。

2. 法律风险管理

1. 法律风险分析

主要功能为完成法律风险识别、测评及定向分析工作，生成法律风险清单、风险排序分级结果、重大法律风险清单以及风险定向分析结果。

1. 法律风险控制

主要功能为对需要控制的法律风险进行风险控制现状评估，并制定风险控制计划。

1. 控制实施评估

主要功能为对各业务部门的法律风险控制计划执行情况进行评估打分。

1. 法律风险报告

主要功能为系统自动生成或手工上传法律风险年度分析报告以及法律风险定向分析报告、法律风险控制现状评估报告、法律风险控制实施评估报告等各项专题报告，并可以将报告提交各级部门及领导公司审阅。

1. 查询及维护

主要功能为提供法律风险数据库、重大法律风险清单、风险控制计划以及风险控制实施评估结果等信息的导入、查询及维护。

3. 资质授权管理

资质授权管理主要包括：证照管理、公司证照年检备案管理、授权书管理等。

4. 合规审查管理

合规审查管理主要包括：法律意见书管理、公证管理等。

5. 知识产权管理

知识产权管理主要包括：知识产权内容发布、知识产权内容检索、商标注册申请管理、许可第三方使用商标管理、专利实施许可管理等。

6. 普法教育培训

普法教育培训主要包括：法律咨询、交流论坛、访问量统计等。

7. 案件纠纷管理

案件纠纷管理主要包括：诉讼纠纷上报管理、诉讼纠纷情况统计、案例共享等。

8. 通信协查管理

通信协查管理主要包括："通信协查"工单审批等。

（作者：肖志武）