合同网上审批和管理系统的诞生

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合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着计算机网络、通信网络、软件技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。本文从合同网上协同审批和管理系统的研发背景、系统功能、系统结构、系统特点及其带来的效益等方面进行论述，并对该系统存在的困难、未来发展趋势等进行分析。 
一、合同管理提出的背景

友为合同管理人员在合同的跟踪执行过程中需要完成大量的繁琐工作，如付款或催款、报销、发票或支票的管理等，若没有一套好的信息管理系统，即使付出了辛苦的努力，也很难保证能按时保质完成任务，有时甚至可能出现遗忘的事项。

因此合同网上审批和管理系统就这样诞生了，有些单位研发了独立的一套系统，有些单位把它当作是办公自动化系统（OA）或电子政务系统中一个不可缺少的重要组成部分。由于合同形式的多样性，签署和履行过程的多变性，系统根据需要提供不同类别的合同模板，链接与合同有关的最新的法律法规和规定，及时有效地实施合同的起草、审核、会签、审批（签订）跟踪执行、评估、结束等一系列管理工作，并提供查询、统计、分析、更改等功能，根据需要设定预警信息，及时提醒对某个合同的关注，以加强对合同的有效管理与监控，降低沟通成本、提高资金的使用效益和增强顾客的满意度。

二、系统功能

友为合同网上协同审批和管理系统可根据各单位规模、性质、人员素质、合同数量等因素决定其功能的多少和强弱，但一个成熟、实用的系统基本上应含有以下功能：

1、合同类型的选择

每个单位都会遇到很多类型的合同，如技术开发、技术服务、委托任务、销售、政府采购、人事劳动等。按国家技术监督局、科技部、劳动部及各省市要求，每种类型的合同都有相应的模板要求和规定，因此在起草时可参照相应的模板，在此基础上填写新的内容。

合同起草人利用模板完成合同正文和附件起草工作后，绑定一个工作流，进入流转过程。

2、工作流的定制和绑定

下图是一个技术服务合同比较典型的工作流：主办部门合同起草 ? 本处室领导审核 ? 其他处室会签（可有多个部门会签） ?主办处室领导 ? 财务处（合同管理员）审核意见 ? 财务处领导签字 ? 分管局长签字 ? 法人代表批准 ? 合同审批结束。

 3、友为合同管理审批流转过程记录

根据绑定的工作流进行网上协同审批。审批表详细记录了每个审批环节的意见，对合同正文和附件的修改将以痕迹保留的办法进行记录，软件开发商可在WORD或WPS的基础上开发一些辅助功能，比如允许用户选择查看某一个或某几个人员的修改痕迹等。

 4、友为合同管理软件可以以多种形式进行提醒

除了在审批过程系统可自动提醒外，在合同跟踪执行和管理时，如催款或付款、报销、验收等阶段，只要设定时间，系统将以多种方式通知相关用户。

5、友为合同管理软件对合同文件修改的痕迹保留

痕迹保留功能在整个电子政务系统中是一个非常基本但又极其重要的功能，只要有痕迹保留，下列问题才能解决：

（1）记录并识别每个用户的修改内容，确保发生异议时能分清责任，保持了原来纸质审批过程的笔迹鉴别功能。

（2）解决了繁琐的电子文件修改和校对困难。在合同流转过程中，各个环节都可能对合同文件进行修改，对重要内容的修改还需要不止一次的校对工作。

（3）根据用户需要，可选择一个或多个用户的修改痕迹进行显示。

6、友为合同管理软件自动编号

当合同流程完成后，系统将根据用户的要求自动产生合同编号，以便查询和管理。

7、友为合同管理软件合同查询、统计和分析

为便于查找合同，给领导决策提供依据，系统具有查询、统计和分析等功能。

8、友为合同管理软件跟踪执行和管理

根据合同内容及要求，系统将后续需要完成的工作在适当的时间提醒相关人员，合同管理人员亦可对后续工作进行监督、检查。合同资金和进度管理是系统中两个很重要的功能，它们关系到合同能否按要求顺利执行，当然也需要甲方、乙方（可能还有丙方）的协同管理。

三、友为合同管理软件系统结构

从以上分析，友为合同管理软件网上协同审批和管理系统是可以大大提高工作效率，但还有两个极其重要的问题必须确保，第一是系统的安全，包括系统能否正常运行、数据是否正常备份和恢复等问题，系统的安全可通过双机热备份、磁盘阵列、异地数据备份等措施实现，本文不再熬述；第二是信息的安全.

四、友为合同管理软件的系统特点

1、安全性：实现网上审批的前提要求是系统和信息必须是安全的，尤其对公文和合同的审批，只有保证了安全，才能让各级领导放心地使用。信息的安全措施第三部分已详尽分析了；系统的安全可通过双机热备份、磁盘阵列、异地数据备份等措施实现。

2、灵活性：工作流程的灵活性，从第二部分定义的工作流程可以看出该工作流具有较大的灵活性；系统还提供了灵活、简单、方便的定制、修改和绑定工具，确保在特殊情况下可顺利完成各种情况的紧急处理；系统还提供了随组织机构变化、人员职位变化或人员调进调出等情况而涉及到的权限的变化等。

3、实用性：注重系统的实用性，如有了新的合同模板可方便替换；提供精确查询、模糊查询、组合查询、统计、分析、预警和提醒功能；对与合同相关的客户信息、产品信息进行维护、管理等；具有帐套选择功能，即不同处室可建立不同的账套，不同处室人员不经过授权无法查阅其他处室帐套内的合同文件等。

4、时效性：实现网上协同审批的主要目的之一是要提高效率，通过计算机网络、短信等多种方式，将需要办理的事务以最适当的方式传递给相关人员；若再通过GPRS、CDMA或PDA等方式连接系统，真可谓是随时随地网上办公。

五、友为合同管理软件带来的效益

1、改变时空观念，提高工作效率

友为合同管理软件网上协同审批和管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、签字等待时间，实现了智能化的提醒服务；该系统与其他相关业务系统通过信息共享、交换等方式，为起草、审核合同提供依据，为财务部门付款、收款提供依据，从而提高整体办公效率。

2、无纸化审批和管理节约了资源

友为合同管理软件网上协同审批和管理系统为合同的起草、修改、会签、审批、签订、跟踪执行、结束等一系列管理工作提供数据输入、处理平台，在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。

3、统一平台，方便管理

友为合同管理软件网上协同审批和管理系统为处理与合同相关的事务提供了统一的平台，达到了政务公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅合同相关资料，不受合同管理人员是否在办公室的影响。

六、友为合同管理软件与合同相关单位的协同管理

以上论述的是一个单位内部的合同网上审批和管理，在现实中，与合同相关单位的协同管理也同样重要，如审批过程中有关条款的协商修改、跟踪执行过程的相互提醒、合同的网上签字和盖章等。

虽然网上审核和管理合同能够带来诸多的利益，但到目前为止，网上签订的合同所占的比例还相当小，就其原因主要是签订合同的相关方之间协同性不够好、网络安全性有待提高等因素。