合同管理软件

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合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着计算机网络、通信网络、软件技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。
作为现代化的大型企业，信息技术早已普及至生产、经营等各个环节，如何在提升合同审计质量的同时，提高公司合同管理效率，信息技术是必然要利用的工具。优化合同管理程序，规范合同审批流程是两项核心工作。通过部门开会讨论、调研学习等方式，审计法规部最终提出了开发合同管理软件，利用信息技术加强企业合同管理的目标。
合同审核“十三点”
（1）审主体，看别人又看自己，审核合同主体是否具备独立的民事行为能力，是否具备特定的资质，是否进行了必要的资信调查等；
（2）审形式，看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结，尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。
（3）审意思，看意思表示是否真实，是否因为信息的传递发生扭曲或衰竭，要了解合同当事人的最真实的想法，看合同主体的意思表示是否失真；
（4）审标的，看交易标的是否合法，对标的相关法律、规范和标准的引用是否到位，尤其是对标的的定性分析和定量描述是否全面、精准；
（5）审利害，看权利、义务和责任是否合理对等，尤其是关注双方义务或责任倾向是否能为彼此接受，是否属于关联交易等；
（6）审文字，需使用确切的词语，数字是否精确，是否有错别字，字句是否有歧义，文本是否美观简洁；
（7）审框架，看是否有能对交易内容、方式等进行锁定、交易要素预测条款是否完备，是否存在遗漏，合同之间或同一合同条款、结构之间是否协调一致；
（8）审风险，看合同是否存在不合理的或不可控制的风险，看风险防范措施是否能奏效；
（9）审免责，看其中的免责条款或不可抗力条款是否范围适当或公平，看有关弃权或豁免放弃条款是否适当等；
（10）审纠纷，对潜在的纠纷预测是否全面，违约责任是否对应潜在的违约形态，违约责任形式是否可操作，是否足以挽回损失，纠纷解决方式是否明确，关于诉讼或仲裁管辖是否存在无效情形的问题；
（11）审手续，合同签订是否需要行政许可或者备案，签字盖章是否完备，货与款的交接手续是否明晰，授权人签名、授权书内容等是否完整有效；
（12）审效力，看合同整体上的能否保证其有效性，合同的效力所附带的期限和条件是否适当；
（13）审涉外，涉外合同往往涉及一些特殊的法律问题，需要特殊处理，如准据法、合同语言效力等。
合同审核的要点
1、合同的起草
合同的起草权非常重要，因此我们应该尽可能争取到合同的起草权。
2、合同管理过程不仅要重视单位公章的使用管理，而且在合同履行过程中注意不能擅自更改合同，特别需要注意双方的会议记录，这也可能构成合同的一部分。
3、注意区分合同的标的和合同的标的额的区别。合同的标的指的是实物，是合同的目标。合同的标的额是对标的金额的描述。
4、合同审核的八个要点(八审八看)：
（1）审主体，既看别人又看自己；
（2）审内容，这主要包括权利、义务和责任；
（3）审意思表示，主要是看意思表示是否真实；
（4）审查文字是否规范，需使用确切的词语；
（5）审合同签订手续是否合法，授权人签名、授权书；
（6）审合同条款是否完备，按《合同法》程序操作；
（7）审合同条款中的风险防范措施，按《合同法》第十二条一共八个组成；
（8）审合同纠纷的解决方法，关于仲裁的问题。
在总结了以上合同审核的要点之后,我们需要在实际工作中最重要的一件事情,就是合同管理.
友为合同管理系统以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的 5 大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。
友为合同管理系统功能以"合同"为中心，以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉，建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我们找到其中的一个信息点时，与此信息点相关的所有信息都被提取出来，供所有合同相关不同角色的人员使用。
合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务，合同是企业对外交易的门户，合同管理的好坏直接影响企业的经营成败，然而长期以来，由于在合同管理中实行手工管理，合同审批流程不明确，信息利用水平不高，造成合同管理过程中业务处理效率低，浪费了大量的人力、物力，各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展，成为企业合同管理的瓶颈。
企业合同面临问题如下：
采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：
1)文档管理困难
  传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。　
2)进度控制困难
  由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。　
3)信息汇总困难
  采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
4)缺少预警机制
  缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

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(责任编辑：泛普软件) 分享按钮

发布：2007-03-26 16:30 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]