合同管理软件

施工合同管理项目管理的核心

什么是施工合同？施工合同就是明确双方当事人权利与义务关系的协议，是工程建设的最高行为准则，是开展相关技术、经济、法律活动的重要依据。
施工合同的有什么重要性呢？施工合同管理贯穿于整个工程建设过程中，是项目管理的核心，直接影响利润等各种预期目标的实现。在建筑市场上，不慎签订的一个合同就有可能给企业造成重大损失甚至面临破产的窘境，因此，施工企业必须重视和加强合同管理，借以提高企业的生存能力和抗风险能力。
　　目前，企业在施工合同管理中仍存在着很多问题，主要表现在：负责人法律意识淡薄，责任心不足。签订合同不严谨，经常发生内容不明、条款不全、用词不准、约定模糊、前后矛盾等现象，从而引发经济纠纷。施工企业在履约过程中忽视合同严肃性，随意违背合同条款，存在不按合同、不按规则和惯例办事的现象，缺乏有效的监督、检查、考核、奖惩措施。不注意收集施工合同管理中的相关材料，等到出现争议、诉讼时才发现很多材料没有留存，导致无法举证的不利法律后果。项目管理者联盟
　　作为深圳市多年研发财务管理软件的专业团队，泛普软件多年来一直向结构优化、技术领先、智力密集的管理型公司努力，高度重视施工合同管理，坚持“集中审批、专人负责、层层把关”原则，推行全员管理模式，加强合同签订、履行、管理全过程控制，主要从以下几方面入手：
一是增强法制意识，树立合同管理观念。友为合同管理系统以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的 5 大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。
友为合同管理系统功能以"合同"为中心，以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉，建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我们找到其中的一个信息点时，与此信息点相关的所有信息都被提取出来，供所有合同相关不同角色的人员使用。
友为合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务，合同是企业对外交易的门户，合同管理的好坏直接影响企业的经营成败，然而长期以来，由于在合同管理中实行手工管理，合同审批流程不明确，信息利用水平不高，造成合同管理过程中业务处理效率低，浪费了大量的人力、物力，各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展，成为企业合同管理的瓶颈。
企业合同面临问题如下：
  采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：
1)文档管理困难
传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。　
2)进度控制困难
  由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。　
3)信息汇总困难
  采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
4)缺少预警机制
  缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。
二是健全管理体系，完善规章制度。公司长期致力于建立一套科学完善的合同管理体系，将合同的权利义务按职责分工分解到人。公司对外签订的经济合同一律执行评审会签制度，由经营、工程、技术、质量、安全、外管、财务、法律等有关部门层层把关，严格手续，提高效率。公司对合同专用章的使用、保管有明确规定，设立使用登记簿，印章专人保管，专章专用。凡外出签订合同必须由印章管理员与办事员一同前往，严禁在空白合同上加盖印章。公司进一步明确具有变更、签证、价格确认等权力的人员范围，细化授权内容、程序方式、生效条件等相关规定，防止其他人员随意签字，给企业造成损失。此外，公司还推行合同签约人负责制和重大合同履行报告制度，杜绝“先进场，后补签合同”的现象出现，防止违约行为发生，降低经营风险，避免法律纠纷。项目管理者联盟
　三是做好合同交底工作，减少履行偏差。众所周知，施工合同是工程管理的依据，但是合同条文本身往往不直观明了，一些法律语言不容易理解。在新揽工程开工前及施工过程中，公司会认真组织项目管理人员仔细研读合同条款，熟悉掌握合同内容及风险防范措施，根据性质、范围的不同将责任分解至每个人，做到各业务人员对合同内容心中有数，在项目部内部形成全员、全过程、全方位的合同管理模式。项目管理者联盟
　四是突出履约管理，狠抓过程控制。公司充分运用计算机、互联网等现代化管理手段，积极推行广联达项目管理软件，建立企业内部网络信息化办公平台，高度重视过程管理，同步监控合同的履行情况，特别突出对方案优化、资金筹措、工期进度、物资采购等重点因素的掌控，定期或不定期地组织项目经营状况检查盘点，做好成本设计和综合分析，及时发现并解决问题。项目管理者联盟
　五是关注变更索赔，及时确认签证。施工合同是索赔的依据，索赔则是合同管理的延续，是解决承发包双方合同纠纷的特殊方法。公司要求项目管理人员“懂索赔、敢索赔、会索赔”，既知施工，又明法律。项目经理部及时做好增减、变更项目工程量的确认签证工作，涉及工期、费用等要记录清楚，特别要重视隐蔽工程的验收签证，减少各种原因引发的纠纷，保证工程建设顺利进行。项目管理者联盟
　六是留存凭证资料，建立合同档案。施工合同履行期限长、涉及内容广，是一种丰富的信息资料，是对整个工程建设过程的真实记录。公司将合同按照时间、类型统一归纳分类，做好施工过程中补充合同、变更文件、书面协议、确认签证、会议纪要、来往信函、备忘录等资料的收集与保管工作，特别关注双方未签证或未达成一致的事项，以便今后通过法律途径保护企业合法权益。项目管理者联盟
七是加强事后分析，总结经验教训。
友为施工合同管理可以为您带来跟好的客户关系管理新体验！
1.规范基础数据管理
· 合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状；
· 同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。　　
2.提高管理效率
· 合同管理系统避免了手工管理合同出现，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；
· 预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；
· 报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。　　
3.实现标准化管理和个性化管理的有机结合
· 合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准；
· 比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；
· 数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性；
· 同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。
4.为领导决策提供准确及时广泛的信息
· 利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息；
· 准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表；
· 同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。　　
5.为用户提供全面合同管理解决方案
· 合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案；
· 比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持

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发布：2007-03-26 16:30 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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