合同管理软件

使用合同系统是引导铁路企业解决管理缺陷之举

主    题：铁路企业合同管理的缺陷和解决策略
标    题：使用合同系统是引导铁路企业解决管理缺陷之举
资    料：https://www.fanpusoft.com/plus/view.php?aid=11469
          http://uvsoft.com.cn/product/index.html?conna=/hetong/2013/0220/35.html

     铁路单位合同管理体制虽已经建立，但是存在对合同管理重视不够，管理粗放问题，在市场经济活动中不能很好地维护企业的合法权益，影响经济效益，甚至给企业造成相当大的损失。
     在社会主义市场经济活动中，铁路单位的科研、运输、生产、经营等活动更离不开合同，合同管理已成为铁路企业管理的一项重要基础性工作。合同种类大致可以分为以下几类:产品购销合同、技术合同(包括技术服务、技术咨询、技术转让、技术开发等)、设备采购合同、建设施工合同、监理和咨询合同、检测和监控合同、租赁维修等横向合同;科研项目合同、标准与规范编制(修订)合同、综合试验任务书等纵向合同。
友为合同管理系统
     友为合同管理系统为企业提供一个全面的、完整的合同视野，清楚的展示企业在合同中所涉及的权利、责任和义务。这使得企业中相关责任人员能够即时查询合同中的重要信息，彻底消除了在文件柜中手工查询合同所带来的麻烦。
     友为合同管理系统能够立即查询到期合同库中全部合同的信息与条款，并能够将合同按照类别和部门进行归类，进而在全局视野下进行分析，风险相关趋势并找出潜在风险。通过分析，企业甚至能够发掘资金节省和提高利润的新机遇。把企业法律部门从纸质合同检索等琐碎的任务中解放出来，让其参与到更加具有战略意义的工作当中去。

1合同管理存在的问题
1.1纵向合同管理存在的问题
1)上级主管部门的主观意识严重。纵向合同中的部分科研合同、标准与规范编制(修改)合同、综合试验任务书等合同、以前许多国家级科研项目、部委的综合试验项目的下达均是通过项目负责人撰写申报书、试验大纲及经费预算书完成的，项目立项后，由上级主管部门说了算，不需要签订合同，致使拨款与经费使用没有依据。近几年国家对科研经费使用的监管力度不断加强，经费检查的程度日趋严格，审计的频率越来越高，基本杜绝不签合同的现象。但是，产品类标准项目的书面合同签订很少，是因为该类合同金额偏小，一般都由上级主管单位直接给立项单位下发一份立项通知，告知项目已立项，只写项目的起止时间，一般不告知经费的数量，不需要签订合同，致使项目拨款与经费使用没有依据。

2)不签订科研分合同的问题。现在的科研项目都是国家、各部委急需解决各方面实际问题而立的项，这些项目科技含量高，攻关难度大，一般一家单位完成不了，由多家单位联合参加一起攻关。主持单位(第一承担单位)和参加单位(不是第一承担单位)会同时出现在主合同里，有些主持单位会觉得麻烦，不与参加单位签订分合同，一旦发生纠纷，主持单位很被动，甚至降低自身信誉度。例如，某科研单位联合一生产厂家进行科研合作，主合同明确了科研单位为第一承担单位，生产厂家为第二承担单位;但是主合同里并没有细划双方的责任与分工、未明确最终的科研成果及知识产权归属问题，双方的关系比较好，没有签订分合同。后来主持单位的项目负责人调离此单位，接任的项目负责人与参加单位合作不是很好，由于没有分合同约束，主持单位要求参加单位提交相关资料时，参加单位迟迟不交，以至于该科研项目被迫中止，影响到主持单位的信誉度。

3)合同经费使用不合理的问题。项目负责人不按合同规定的经费预算科目执行或使用不合理，合同执行完成后，科研经费结余过多。这主要由于历史原因，在计划经济时期，科研项目结束后，上级主管单位也不管项目结余了多少经费，国家也不对经费使用情况进行审计，项目负责人也不对项目进行结题，使用结余经费3年、5年甚至更长。目前，科研经费结余的现象在逐渐减少，但是经费使用合理性的问题依旧存在。

1.2横向合同管理存在的问题
1)不重视资信调查，风险意识差。有些铁路单位在签订合同前，对合同签订对方的企业性质、注册资金、资产情况及信誉没有进行详尽调查，不索要对方当事人的企业法人营业执照，不看其是否参加当年的工商年检，不调查其是否具有签订合同的资格(是否超出其经营范围)，而盲目签订合同。在合同审查中普遍存在违约责任条款泛泛，往往只约定违约方应当依法承担违约责任的诸如此类的不规范的法律用语，有时还签订了无任何法律效力的合同(无效合同)，导致了法律赋予的权利丧失，为企业带来不可估量的损失。

2)法律风险防范意识淡薄，合同法律意识差。企业法律风险防范意识淡薄，合同管理把关不严是导致重大法律纠纷产生的一个重要原因。有的企业的法定代表人或相关负责人，不熟悉法律的相关规定，没有把合同管理纳入经营管理之中，或者在一些重大经营活动等方面的决策过程中法律风险意识不够，甚至对法律人员提出的警示置若罔闻，造成巨大经济损失。
1.3横向、纵向合同管理存在共性问题
1)合同文本不规范。目前，我国所有经济合同都有标准的合同示范文本，有些文本是由国家工商行政管理总局和一些行业管理部门，根据《合同法》联合制定并发布的，有些是由各大部委根据多年工作经验制作出来的。这些合同文本具有规范、可靠、完备、适用的特点，便于当事人签订合同，有利于减少当事人之间的合同纠纷。这些合同范本都是可以直接从网上下载的，既实用又方便。
2)合同管理制度不健全。有的铁路单位没有健全的管理制度，签约随意性较大，对合同审查、把关不够，权限设置混乱。有的铁路单位在法律事务的专门机构和人员配备方面仍很欠缺，大多数企业法律顾问专业人才相对短缺，甚至有的单位未设立法律事务机构，有的竟连1名专职的法律顾问都没有，有的企业用行政章代替合同专用章，一些合同经办人员认为，只要是代表单位行为，用行政章也可以签合同，结果常常出现签合同时用行政章，有些人利用这一点逃避合同监管部门的监管，给合同管理带来麻烦;有的企业对合同主体缺乏必要的审核，一旦出现问题，势必会给单位造成经济利益的损失及其他不可预见的危害。
3)先干后签或干后补签合同、只有口头协议，不签书面合同的现象依然存在。尽管各种法律法规、政策制度不断强调建设程序，尽管先干后签、干后补签合同，口头协议的问题已经给不少企业带来或多或少的损失，这种现象仍时有发生，主要存在于经常合作的一些企业，长期合作产生了诚信，彼此之间没有戒心，所以潜意识中的信用作用大于合同的作用，对于一些小型工程，往往违反建设程序，逃避招投标等程序，不签合同直接施工，待开工或完工后再后补相关手续，包括合同。
4)合同监控管理不完善、不规范。一些铁路单位虽建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度，但由于合同管理部门与其他部门之间协调或监控的程度不够，不能深入了解各类合同的履行情况，不能及时发现影响履行的原因，以致不能随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生，而使好的制度不能取得好的结果。另外，合同履行的主要环节、内容与最终结果是合同结算，各单位合同结算的执行部门是财务部门，所以单位的合同管理部门应与财务部门密切配合，把好合同的结算关，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。

5)合同履行存在的缺陷。有些单位签完合同后，履行了一段时间，却执行不下去了，导致违约，被迫支付违约金进行赔偿或对簿公堂。主要是在合同订立时缺乏预见性，缺少对合同文本的分析，对合同条款理解得不够透彻，存在主体不当、文字不严谨、双方的责权利不够明确，不确定因素考虑得不周全，在合同实施过程中常因缺少某些重要的条款、缺陷和漏洞多、双方对条款的理解有差异、合同风险预估不足等问题发生争执，导致合同执行不下去而违约。
6)支付款额与合同额不一致。有些合同签约人不按合同法执行或根本不懂《合同法》，签约随意性大，合同额与支付金额不一致，未做到一笔款项对应一份合同。
7)合同执行完毕后不能做到及时归档。有的项目负责人习惯于自己保管合同，合同执行完毕后仍不归档。
8)合同管理部门内部管理混乱。有些单位虽然设置了合同管理部门，但合同管理人员素质不是很高，专业性差，合同管理工作混乱。合同管理人员对合同不分门别类的归档，收存随意，合同外借时不履行合同借阅手续，合同借出后，不及时催要，导致合同丢失。还有，合同管理新旧人员工作交接不到位，许多合同不知道存放位置。
9)签订虚假合同。有些合同签约人员为了一己私利，不惜损害单位利益，与对方签订虚假合同，以达到从中谋取钱财为目的。这就要求合同管理部门与财务部门紧密配合，加大审核合同的力度，防止虚假合同的出现。
友为合同、资产管理解决方案
         友为针对企业的特点，综合众多公司项目管理实施经验，专门开发了一套合同管理系统，以提高企业的法务管理水平。
集团经过十多年的发展，在长期的经营管理中，已经摸索并制定了一系列有效的合同管理办法，大大规避了经营中的风险，但不可否认，由于经验主义作怪，特别是法律知识的缺乏，我们之中有少部分人也缺乏对合同管理重要性的认识，有的仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。
2对策及建议
2.1增强合同观念和合同意识合同是企业对外进行经济活动的桥梁和纽带，在市场经济条件下，铁路企业经营活动离不开合同。与签订合同有关的部门人员要懂得《合同法》和各种规章制度，知道如何签订合同，明白履行合同应当注意的问题，避免遭到合同诈骗，杜绝无效与虚假合同的签订，全力维护本企业的合法权益。与合同有关的管理部门的人员也要学习《合同法》，树立合同观念和严格履行合同的法律意识。

2.2提高合同管理意识必须从思想上真正意识到合同管理的重要性，将企业的各项工作真正纳入合同管理范畴，切实按合同要求办事。

2.3建立专职的合同管理机构建立健全专职的合同管理机构，使合同管理覆盖到企业的每个层次，延伸到各个角落。设置专职法律顾问、合同管理人员，并具体明确合同管理人员的地位、职能，合同管理部门与其他执行部门的职责范围，规定合同管理的工作流程、制定合同归口管理制度、合同授权委托制度、合同审查制度、合同会签和审批制度、合同专用章管理制度、合同管理人员工作交接管理条例等规章制度，最终形成从合同谈判、起草、审核、履行到监督检查的全过程管理，保证合同有效实施。

2.4提高合同管理人员的业务水平合同管理人员必须具备很强的责任心，能够熟练掌握和运用相关法律和法规;精通合同业务，胜任合同拟稿、修改、谈判和解释;熟悉合同履行和工程索赔管理;熟悉工程造价和财务知识;为与国际接轨，还应该能够阅读和翻译英文合同文本。

2.5重视合同文本分析合同文本分析主要包括两个方面:一是合法性分析，包括当事人是否具备相应资格;工程项目是否合法，合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。二是完备性分析，包括构成合同文件的种种文件是否齐全;合同条款是否完备，对各种问题的规定有没有遗漏;合同用词是否准确，有无模棱两可或含义不清楚;对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性。

2.6强化示范文本管理合同示范文本是有关国家行政执法机关会同相关业务部门或各大部委根据多年工作经验，针对当事人在签订合同中经常遇到的问题，按照法律要求，结合实际情况，吸收各行各业合同文书的特点制订而成，主要条款齐全，没有显失公平或违反法律、行政法规的条款，为合同当事人提供了保护自己合法权益的有利条件。

2.7签订书面合同口头协议不具备任何法律效力，任何铁路单位在进行与经济活动相关的行为时都应该签订书面合同与协议。

2.8加强合同管理部门与财务部门的沟通铁路单位的合同管理部门与财务部门在合同管理过程中应发挥重要作用。只有这两个部门经常地沟通、联系，工作上加强配合，才会对合同执行全过程的监控。只有合同经费使用日趋合理，合同管理工作才会步入正轨。

2.9搭建合同管理信息化平台有些单位已将合同管理系统软件广泛应用于合同管理工作之中，对合同进行了详细的分类，设置了清晰的合同审批流程，明确了合同审批过程的责任，落实了法律部门对合同的主管权限，使法律程序成为合同签订的必经程序和结束程序，守住了开始和结束这两个最为重要的责任关口，杜绝了许多可能产生的法律风险。另外，对归档的合同进行扫描，保存电子文档。借用合同时，不用将合同原件带走，只需将电子文件拷走，既避免了合同外借过程中的丢失与损毁，增加了纸质合同原件的保存时间，缩减了合同管理人员查找合同的时间。当项目负责人进行工程项目投标时，不用重新扫描合同，既节省投标人员的工作量，又缩短了工作时间，提高了工作效率。

友为合同管理系统功能
记录收纳企业所有合同文本及信息
  合同创建：起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式；
  合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；
  合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰；
对合同相关支撑、附属信息进行管理和存档
  客户/供应商：提供对客户或供应商的登记、分级、评价、信用记录、审批等操作,并且可以对其资质进行管理；
  业务相关：包括合同的分类、编码、参数，关联合同等；
提供系统化的法务诉讼管理业务
  法律诉讼：律师信、诉讼申请及收款等律师业务的申请、审批和维护
  法务报表：提供全面的法务处理业务报表，帮助企业法务人员进行全局把控和让企业领导全面了解公司法务信息
创建与维护管理标准合同、流程模版
  合同模版：友为系统提供合同示范文本库，支持多种业务类型（采购、销售、实施、服务、开发等），支持多种合同类型（标准、框架、总分包等）
  流程模版：提供多种与合同相关的管理的业务流程样板，企业可以直接使用或者参考修改使用
提供合同报警机制
  资金预警：根据合同应收/应付计划情况等方面进行提前预警
  进度预警：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作；
  合同预警：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策；
  资质到期提醒：对客户及供应商资质进行到期提醒
合同审批流程设置与流转机制
  流程设置：对合同对方、项目、合同、资金和发票等内容进行审批，支持灵活的流程定义，审批对象自动匹配审批流程，规范审批流程；
  合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单；
信息统计与分析
  报表：从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。
  欠款报表：可以从不同角度统计企业欠款信息；收款报表：可以从不同角度统计企业收款信息；坏账分析：可以从不同角度统计企业坏账信息

友为合同管理系统作用
  从法律顾问到战略伙伴的转变
         使用先进的合同管理系统，企业内部法务部门能够轻松地从合同库中查询合同信息，从而深度挖掘合同中包含的重要情报，直接促使法务部门能够更好的发挥其专业素养和谈判的优势，让其从单纯的法律顾问角色转变为参与企业战略发展的重要决策部门。
  降低风险并增强合同合规
         从合同拟定初期就大力确保合同起草工作的正确性，能够为企业消除在合同执行过程中财务和道德方面所面临的潜在问题。利用合同管理系统中先进的合同框架和模版，预先设立和通过审批的专业合同语言以及完善的合同审批流程，轻松确保合同合规。
  提高企业法律部门效率
         合同管理系统对企业合同审批流程按预先的设定进行自动化的管理，确保相关的法律人员彩玉的流程的决策和控制当中，从而使得合同拟定、谈判和审批的效率与质量大大提高。
  合同周期的可见性和可控性
         通过合同管理系统，企业能够了解和掌握合同周期中各个环节所涉及到的重要信息，例如相关责任人、货物与服务条款、交付时间、交付地点、合同金额等、并且可以对合同到期信息等进行提醒设置，这对企业来说具有重大意义，实现合同的可见性和可控性。
结束语
在市场经济活动中，合同的签订与合同管理对合同签订各方来说已经越来越重要，铁路单位必须加强和完善合同管理，增强合同法律意识，提高合同管理水平，充分发挥合同在企业管理中的积极作用。

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(责任编辑：泛普软件) 分享按钮

发布：2007-03-26 16:31 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]