做好使用的准备，“精益”业务流程

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         提到流程管理软件（Business Process Management）的时候，你首先会想到什么？是业务流程模型、自动化还是系统集成甚至SOA？

        实际上，一个人对流程管理软件的认识与他所做的工作以及所承担的责任密切相关。因此，如果出现流程管理软件对某人可能意义重大而对另外一个人可能什么也不是，这并不奇 怪。一般来说，流程管理软件是与人和内容密切相关的。事实上，内容是流程管理软件的核心，而人则是流程管理软件的灵魂。甚至可以武断地说，如果一个业务流程不涉及人和内容， 那就不是一个真正的业务流程。因为业务流程恰恰就是发生在人与人之间、人与内容之间的交互过程。

        如果我们接受这个流程管理软件的定义，那么可以说流程管理软件对每个组织都应该适用。毕竟，每个企业都有人，同时每个企业也都有内容。不过，即使如此，这也并不意味着流程管理软件适用于所有组织。为了保证流程管理软件能为组织真正带来价值，流程管理软件对于采用它的组织还有更多的要求。

剖析企业的业务流程

        组织中的内容是组织中的人所从事的活动的记录。这些内容的形式可能是数据、表格、文档、传真、电子邮件、电子表格、报表、图像或者其他，作为组织中的人每天都或多或少地会与这些内容发生关系。同样，组织中的绝大多数人也会与其他人发生有关系，或者说发生交互。

        应该说，企业中的每个流程都少不了这种交互，这些交互帮助企业实现了预期的价值。理想的流程或者至少我们在考虑流程的时候，必须包括能完成某些工作的人与人、人与流程之间的交互。否则，这些流程有什么用？

        在制造行业，我们经常会把一些流程生产出的产品定义为一个"输出"或者一个"结果"，比如完成的一个产品或一个产品中的一部分。类似的，虽然我们可能不实 际生产产品、也不生产产品的某个部件，但是我们希望提高业务流程的价值，那么我们也可以说每一个流程都会产出一个"结果"。

        在制造行业中，"结果"可能是在正确的时间、用正确的方法生产出能满足顾客的期望的产品。而在金融服务业，"结果"则可能是高效办理符合要求的申请人的贷 款请求，并及时准确地为贷款提供所需的资金。而在另一行业中，"结果"可能是加快处理退货和损坏货物的索赔流程，或者是快速、准确地报价或回答关于汇率的 查询。

        这里最重要的一点是，每一个组织，不论其所处的行业是哪个也无论其规模多大，作为企业的领导一定会有希望达到的目标，即"结果"。这个"结果"就是流程存在的理由，最终，"结果"代表一个组织创造价值的能力。

流程管理软件：价值创造者

        流程管理软件非常重要，究其原因在于，当我们查看一个业务流程时，我们通常关注的是它在产生最终结果的过程中所发生的所有事件，而不是只有其中一个部分。举例来 说，既然我们保存有文档的Word版本，那么在整个业务流程中是否还有必要对纸质文档扫描？也许在有些情况下就不需要。

        相反，如果我们认真分析预期成果是如何达成的，并且对达成预期结果的流程进行改进，我们就有可能取得更理想的结果。采用流程管理软件的目的就在于此，它可以帮助我们在组织内部优化人与人之间、人与内容之间的交互过程，以更好地实现我们所期望的结果。

        要这样做，有时是很不容易的。管理流程实际上是一个复杂而艰巨的工作。改善流程往往涉及改变做事情的方式，有时甚至可能需要改变组织的管理模式。尽管如此，通过帮助我们达到期望的结果，业务流程管理创造了价值，这使得前面做出的所有努力都是值得的。

        这里不得不提到"精益流程管理软件"。所谓"精益流程管理软件"是一种方法论，它是从生产流水线的管理中借鉴来的思想，用以对流程进行连续不断的改进。其中的关键是简化，以最大限度地消除那些不产生价值的工作。

        具体到组织有必要问一下，自己的组织是否会从这种简化中受益？在组织中是否有人在从事那些与最终结果没有关系或者说没有带来价值的工作？如果你的回答是肯定的，那么流程管理软件就是值得你所在的组织考虑的一个解决方案。

让流程管理软件为你所用

        一般而言，大多数组织都需要用到流程管理软件来提升企业的效率，然而，并不是每个组织都做好了使用流程管理软件的准备。其原因在于：你不能买到一个产品，这种产品的名字就叫流程管理软件。虽然你可以根据自己的需要买到所谓的流程管理软件软件，而且这个软件的确可能非常重要，但绝对不能说你收到的软件就是流程管理软件。

        正确的过程应该是，首先明确组织期望达到的目标，接下来你可以按照这些目标回推一下，看看它们背后的流程是什么样子。如果已经有了一些流程，可以把这些流程与你期望的做个对比，然后对流程进行优化。

        一定要牢记，对于这些流程你必须要明确它们可能会达到什么效果。如果想从流程管理软件的部署中得到回报甚至想充分发挥流程管理软件的潜力，这个工作是必须完成的。事实上，正是由于前期没有做、或者说没有做好这项工作，所以在相当程度上限制了流程管理软件作用的发挥。而其背后的很大一部分原因是，这项工作比较困难，特别是在没有外来帮助的情况下。

        这里再次重申，每个组织都有自己期望的结果，而产生这些结果的过程需要流程来支持。大多数情况下，这些流程有太多的地方可以"精益"，以消除哪些不产生价值的工作。这样做的最常见的好处是降低企业经营成本、提高了公司能力、改善了产品质量。换句话说，每个组织都有一些流程，可以通过部署流程管理软件受益，从而大幅提高企业的竞争力，增强企业成功的可能性。如果有了这样的认识，你应该不难看出，流程管理软件绝对适合绝大多数企业。