资料管理软件

资料管理系统的优势有哪些

　　随着现代信息技术的迅猛发展，档案数字化建设成为我国档案界关注的热点。数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。泛普软件现把档案数字化的优势总结如下：

　　1、档案电子版的管理:

　　现在大量的电子文件没有经过科学的管理，在每个计算机中顺其自然地存在。电子文件的管理就迫在眉睫了。有研究表明：企业70%日常运作必须同各类纸质和电子文档联系在一起;档案管理数字化系统将人、信息甚至链接整个虚拟数据库里，能够挖掘出大量的、具有潜在价值的信息，并将它转化为知识财富。

　　2、档案的远程查询：

　　随着计算机网络的发展，这样可以大大地节约人们宝贵的时间资源，有些档案可以不到现场就可以进行浏览，解决了档案的远程查询问题。可以进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。一次查询只需几秒钟;内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容。

　　3、档案的远程归档管理：

　　现在信息量高速增长，这些信息能否及时归档保存，显得尤其重要。有些信息档案的丢失，是单位或者个人都无法承受的。换言之，就是档案远程归档的问题。例如：一个建筑公司，有分布各地的若干个工程项目部，可以通过数字化网络及时归档，彻底防范档案的丢失问题。

　　4、同时对档案实体也起到了保护作用：

　　传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用时需到库房直接调用档案原件，管理成本高，档案容易受损，如：纸张发黄、发粘、发脆等。因此传统的档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案原件的调阅次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保护，确保档案实体的安全。

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发布：2007-04-15 11:33 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]