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企业选择档案外包时应注意哪些问题

　　现在企业越来越重视档案的管理工作，但是由于自身对档案管理工作的专业度认识不够，导致在档案管理过程中出现了一些问题，所以也有单位选择把档案外包管理，那么企业在选择档案外包时需要注意哪些问题呢?

　　(1)选择好服务外包机构

　　企业选择档案外包的目的就是为了专注于更重要的工作，提高工作效率，提升企业核心竞争力。一旦确定企业引入档案外包服务，所选择的档案外包服务商将成为最关键的环节，优秀的服务商将提供专业的技术人员、专业的设备、专业的管理，能够给合作双方带来效益。因此，企业在决定档案外包时，需要对档案外包服务商进行全面的了解的调查，多方面考虑对方是否够专业，提供的服务是否能够满足企业的需求。

　　(2)考虑合理的成本范围

　　企业中，档案管理部门是成本中心，而不是利润中心。因此，成本控制显得尤为重要，企业在进行档案外包时要做好可行性分析工作，尤其是成本控制问题。最为合适的外包方案是：价格合理、企业和外包服务商共赢。

　　(3)档案外包中的档案安全问题

　　企业开展档案外包时应该注意档案的安全问题：一是档案实体安全管理，确保档案载体不受损害;二是档案信息内容安全管理，确保档案信息内容在规定范围以外不被泄露。笔者认为可以从以下几个方面来加强档案外包工作的安全管理：一是与档案外包服务商签订安全保密协议，明确承包方的安全管理责任和义务;二是加强日常工作的监督管理工作，确保档案实体和信息安全;三是邀请企业保密机构参与保密审查，审查工作应该在前期准备工作时进行并完成，涉及企业商业机密、国家秘密等敏感信息内容的档案由企业工作人员自行完成;四是强化参与档案外包服务商的工作人员安全意识、保密意识，共同做好档案安全管理工作。

　　(4)档案外包的质量监督管理问题

　　为确定企业档案外包工作的顺利完成，企业必须加强档案外包的质量监督管理问题。笔者认为可以从人员管理、场地管理、档案出入库、档案拆装等方面来加强监督管理工作。质量监督管理工作方式可以选择自行开展，也可以聘用第三方机构进行质量监督管理。

　　只有综合考虑好以上几个方面的问题，才能够在选择档案外包还是利用资料管理系统对档案进行管理上做出选择。

　　推荐阅读：资料管理系统帮助企业轻松管理档案

发布：2007-04-15 11:34 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]