资料管理软件

资料管理系统过程中应该注意哪些问题

　　由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。现在越来越多的企业单位都把档案数字化放在很重要的位置，什么是档案数字化呢?档案数字化是利用智能信息处理技术,将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。

　　档案数字化是新时期里档案管理者面临的一项重要工作，所以如果不加以重视，就有可能导致档案数字化工作。那么档案数字化过程中应该注意哪些问题呢?

　　作好扫描前的准备工作。首先要确定数字化加工场地，场地面积要能满足档案工作人员操作所需空间，同时场地要远离强磁场等干扰;其次是要准备好数字化加工过程中所必备的办公用品。

　　做好档案扫描前处理工作。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前，要整理好需扫描的各类档案目录，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊处理。档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前要根据档案的具体状况，适当进行整理，视需要进行登记或作出标识，确保档案数字化质量。在拆除原档案装订时，要注意保护档案原件，页面需修整的要按规定执行。

　　制定数字化加工场所工作规范。工作人员必须佩戴工作证，非本场所工作人员或相关人员不得进入;工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所，随身物品统一存放于入口处;场地内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品;保持工作场所清洁、干燥，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等。项目日常管理员要随时检查数字化现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决;工作人员离开现场时，必须切断电源，锁好门窗;加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，消除不安定因素;严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，更不准私自摘抄、外传档案内容;爱护设备，专人操作，确保档案绝对安全。

　　加强扫描过程中质量管理。档案管理部门的工作人员要经常到扫描现场检查、解决、协调扫描过程中出现的各种问题。档案目录录入时可能存在错误情况，需要仔细核对。对字迹模糊不清的档案，需记录下来单独处理，或者建议扫描公司对这类情况特殊的档案采用较高分辨率进行扫描。档案幅面大小不一，要选择采用相应规格的扫描仪。扫描时，避免盲目追求速度，而忽视质量，牢记扫描质量是最重要的。扫描后，要对图像质量进行检查，发现不符合要求的，要进行后期处理，去掉扫描纸张中明显的装订孔、文件中明显的污垢等。

　　区分扫描件和非扫描件，避免重复扫描，提高工作效率。近年来，新归档的文书档案分为电子文档和没有电子文档两类，若对有电子文档的档案再进行扫描，不但扫描效果达不到OA系统原文件的清晰度，而且会造成不必要的浪费。因此，为避免重复扫描，需把实行OA以来的所有目录与电子文档进行逐一核对，整理出有电子版的档案，进行全部标识，不再进行扫描。

　　对完成扫描的档案原件进行检查。档案扫描装订后，在归还档案室时，要对每卷档案进行检查，尤其是永久、长期的档案。检查中，容易出现问题主要有：少量目录装订顺序有误;备考表装订有脱落现象;档案实体卷内页码有错(扫描公司可以纠正后，卷内目录会改，但卷盒上忘记改)，这些都是需要引起注意的地方。

　　只有把档案数字化过程中的注意点都注意到了，才能够加快档案数字化的发展步伐，做好档案数字化有效管理。

　　推荐阅读：档案管理工作存在的问题有哪些

发布：2007-04-15 11:34 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]