传统手工档案管理存在哪些方面的弊端

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　　大家都知道，越来越多的企业单位都选择资料管理系统管理档案来代替传统的手工档案管理，这主要是因为传统的手工档案管理不但费时不利于管理不利于保存，还存在着许多其他的弊端，那么传统手工档案管理存在哪些方面的弊端呢?

　　1、手工管理费时费力

　　档案人员手工进行收集、整编、管理、提供单位利用等等方面用的都是手工管理，档案人员的工作量相当大，同时效率也很低，费时费力。

　　2、占用极大的存储空间

　　基本上每个单位都有自己单独的档案室，各种档案信息浩如烟海，甚至于有的大型单位还要专门出资存放自己的档案实体，投资巨大。

　　3、二次利用不方便、利用率低

　　一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率;同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案资料中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能等待此份档案借阅完毕归还后才能再借。

　　4、档案损坏、丢失现象时有发生。

　　完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。

　　5、检索查询不方便

　　传统的检索方式是这样的——档案人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房里去找出来，过程相当费时、费力。

　　6、不能形成信息网络

　　纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了企业的工作效率。

　　资料管理系统的出现很好的解决了以上手工档案管理存在的这些弊端，运用资料管理系统来管理档案，能够为企业提高效率，创造更多的价值。

　　推荐阅读：利用资料管理系统管理档案有什么好处

发布：2007-04-15 11:34 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]