档案信息化建设的重大作用
随着社会信息化的不断发展,越来越多的企业开始意识到档案的重要性,开始对档案进行有效的管理,不同的企业对档案管理的方式有所不同,有些企业利用资料管理系统对企业档案进行管理,有些企业采用集中形式、网点形式和寄存形式等不同形式来对企业档案进行管理。
所谓集中形式管理,是指将本企业各类档案实体集中统一管理;所谓网点形式管理,是将档案实体按类别分散保管在有关部门,各类档案的目录集中统一保管在综合档案室;所谓寄存形式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。无论是那种企业档案管理形式,目的都只有一个,那就是对档案进行更好更有效的管理,这也是档案信息化建设中很重要的一部分。
档案信息化建设作用重大,其重大作用可以表现在以下几个方面:
1、规范档案管理
通过实施档案信息系统,将科学规范的档案管理模式固化在信息系统中,可以提高北京建筑院的档案管理水平,保证档案管理的一致性和规范性。对于目前设计院的保存的大量文书档案可以实现科学的分类和汇总,为档案的再利用打下基础;
2、加快资源建设
通过实施文书档案信息系统建设,可以建设文书档案数据库,对各种类型文书档案、特别是利用率较高的档案进行数字化处理,并逐步实现全部档案的电子化和计算机调阅,对加快院信息资源的建设有较大的促进作用;
3、提高服务效率
档案就是宝贵的精神财富和物质财富。实施档案管理信息系统,可以充分发挥档案的潜能,提高沉淀档案的利用效率,管理人员可以依此作为决策参考,为管理服务。
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