档案管理保密工作需注意处理好哪些问题
档案的概念就是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对于企业或者国家来说,很多的档案资料都是特别宝贵,也特别私密,涉及到企业经济秘密或者国家安全利益。对于个人来说,档案可能设计到个人的隐私的内容。所以档案的安全性非常重要,必须重视档案管理的保密工作。要做好档案管理的保密工作,要注意处理好哪些问题呢?
一、要处理好保密与利用工作的问题
在浩如烟海的各类档案中,有相当一部分是涉密档案。根据《保密法》规定,这部分档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。做好涉密档案的保密工作,是档案工作者的神圣职责。涉密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用。保而不用,只会失去保密的意义和档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用两者都十分重要,档案工作者在思想认识和实际工作中,必须把握处理好两者的关系,不可偏废。
利用档案为实践活动服务,具有极为重要的现实意义。然而,在实际工作中普遍存在着重保轻用,利用不足的弊端。档案工作者害怕失密,或心存顾虑,不敢大胆利用,使很有利用价值的档案被束之高阁,造成档案资源的浪费。笔者认为,两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工作者一定要解放思想,端正认识,与时俱进,改变传统观念,在严格做好保密工作的基础上,积极为利用者提供方便,才能使档案的价值真正在利用中体现出来。
二、要处理软件与硬件的问题
所谓软件,是指人的思想建设。再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设,更要加强档案保密利用工作的思想建设,否则,很难收到预期效果。因此,必须加强档案保密法制教育,增强广大干部群众的保密观念。同时,要大力开展档案保管利用的宣传工作。以笔者所在单位为例,根据档案保密管理的要求,设立了专门的档案库房,与办公室分开,配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。与此同时,广泛开展宣传教育,特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。要求全体工作人员,对不该知道的秘密不问、不看、不记;不在通信中涉及国家秘密;不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密;不向外泄露领导同志的地址、电话及行踪;不向外泄露尚未公布的突发事件;不隐瞒泄密事件。同时档案工作者是具有特殊身份和地位的人员。有知密早、知密多、知密深的特性。必须切实加强档案工作者的政治素质修养,提高保密意识,做到守口如瓶。由于既有硬件保证,又有软件相配合,收到了很好的效果。
三、要处理好制度与措施的问题
俗话说,没有规矩,不成方圆。既要档案保密,又要大胆利用,必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施,执行起来就会落不到实处。有措施而无制度,则会纲目混乱,难以长期坚持执行。两者是相辅相成,互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为例,建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等,规定不同的审批手续,做到档案利用工作有章可循。与此同时,按照中央相关法律法规,对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节,建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实,建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组,定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施,收到较好的实效。
四、要处理好纸质档案和电子档案的问题
纸质档案作为传统档案,是做好档案保密与利用工作的基础部分。这个基础必须夯实。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密,为开发利用档案信息资源作贡献。同时,随着科学技术的发展,电子档案异军突起,已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作,应对高科技的挑战,已是当务之急。笔者认为,一方面要创造必要条件,提高档案工作者科学技术水平,特别是计算机网络保密知识。同时,要积极构建本部门信息系统主体,及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离;定期进行网上信息检查,确保涉密信息不上网。笔者以本单位工作实际为例,在内外网密级文件管理上,按规定做到专机专用,使涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上网文件不涉密,内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网,也不在涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移动盘不上联网计算机,硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系,使档案的保密利用工作,取得较好的收效。
综上,只有处理好以上四个方面的问题,才能够把档案管理的保密工作做好。
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