资料管理软件

如何选择好的资料管理系统服务公司

　　因为数字化档案具备易管理易保存等多方面的优点，很多公司学校以及政府部门也都意识到档案数字化的重要性，也愿意选择一些具备档案数字化外包服务的公司来进行档案数字化。那么在选择档案数字化外包公司的时候，该看重哪些地方，如果进行选择呢?以下几个方面可以帮您选择到好的档案数字化外包服务公司。

　　技术状况。即考察公司是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不高，一般的科技服务公司都有相应的计算机能力承揽这项加工业务。与此同时，他们也都具备加工必须的硬件设备、网络配置、软件平台。但是，光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从加工前处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。外包公司如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证。因此，选择外包公司时，档案部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。如有必要，可要求公司做模拟操作演示。

　　业务能力。即考察公司是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。因此，从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。目前市场上有能力承揽档案数字化加工业务的大都是一些科技服务公司，他们的主营业务是计算机技术服务，比如软件开发、系统集成、网络工程等，档案数字化加工是近年来新开拓的业务领域，因此好多公司对档案的了解并不深入。档案部门在选择公司时，可通过交流、沟通，考察公司对档案工作的熟悉程度，再决定是否外包。

　　管理水平。了解档案数字化服务公司的数字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看管理人员项目经理的实际管理能力如何。一般情况下，档案数字化加工采用的是本地化加工方式，即在档案所在单位指定的场所进行加工。加工过程中的管理工作由项目经理全权负责，因此，项目经理的管理水平高低对加工质量的好坏起着决定性的作用。而外包公司的整体管理水平也充分体现在项目经理的管理水平上。考察项目经理的管理水平最好的办法就是到加工现场实地走访。档案部门可以从现场员工纪律是否严肃、物品放置是否有序、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断项目经理的管理能力，从而获取对外包公司整体管理水平的印象。如果现场管理状况良好，管理制度得到了有效落实，这样的公司相对更让人放心。

　　通过以上三个方面对档案数字化公司的考察，就能够很轻易的了解到哪家档案数字化公司符合档案数字化加工服务的要求了。

　　推荐阅读：档案数字化加工的基本原则

发布：2007-04-15 11:34 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]