资料管理系统的概念以及具体工作流程

　　档案数字化已经不是什么新鲜的概念，已经被越来越多的人所提及，也被越来越多的公司所应用起来。今天就来再次重点介绍下档案数字化的概念以及档案数字化的具体工作流程。

　　档案数字化的概念：

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化基本工作流程：

　　一、档案扫描

　　1、扫描方式

　　1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　2)纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　2、扫描色彩模式

　　1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2)页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　3)页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　4)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

　　3 、扫描分辨率

　　1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　2)采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　3)需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。

　　4、扫描登登记

　　认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　二、图像处理

　　1 、图像数据质量检查

　　1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　2)由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　3)发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　5)认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

　　2、纠偏

　　对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　3、去污

　　对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　4、图像拼接

　　对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　5、裁边处理

　　采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　三、图像存储

　　1、存储格式

　　1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

　　2)提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　2、图像文件的命名

　　1)纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

　　2)多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　四、目录建库

　　1、数据格式选择

　　目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　2、档案著录

　　按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　3、目录数据质量检查

　　采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　五、数据挂接

　　1、汇总挂接

　　档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　2、数据关联

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文 件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数 是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件 的批量挂接提供条件。

　　3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

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