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资料管理系统较之传统档案管理的优势有哪些

　　随着信息技术的飞速发展，带来了文档管理及存储、利用方式的革命。用文档电子影像数字化信息代替纸张等传统介质，不仅大大节约了存储空间，无限地延长了保存时间，同时为查阅利用带来了极大的便利，因此，档案数字化逐渐得到图书馆、档案馆等各行各业用户的一致认可。

　　档案数字化是指利用计算机技术、网络技术和智能识别技术将传统的纸质信息转化成计算机内码或图像。然后将数字化的信息发布于局域网、广域网，形成若干个数字信息集群，供相关人员方便地查询利用。

　　档案数字化较之传统档案管理有不可替代的优势：

　　一、提高经济效益

　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　三、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　推荐阅读：档案数字化加工的基本原则

发布：2007-04-15 11:35 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]