资料管理软件

档案管理计算机化过程中需要注意哪些问题

　　大家都知道，现在是个信息化社会，很多东西都是利用计算机来完成的，同样，档案管理也不例外，可以充分利用资料管理软件来进行档案管理，利用计算机管理档案简化了流程，提高了工作效率，不失为一个很不错的方法。但是，在档案管理计算机化的过程中，我们有以下几点问题必须注意。

　　1、要强调用户身份验证

　　新《办法》第二十六条：“对电子文件采用网络方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定”。为防止无关人员进入计算机的档案系统，可以设置对用户的身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“密码”代表用户身分。当用户要进入系统时，先输入“密码”，计算机自动将这个“密码”与存储在机器中的有关该用户的其他资料进行比较验证，如果验证为合法用户，就可以接受他进入系统。如果验证不合格，该用户将被拒之门外。

　　2、抓好数据库建设

　　数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以在进行档案前处理时，所提交的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。在设置字段类型时，要注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则，要注意数据库结构的设计，数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动，单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。

　　3、网上档案的防改措施

　　为了防止随意改写网上档案，可以在软件中将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取档案信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘(cd—rom)只能供使用者读出信息而不能追加或擦除信息，这种不可逆式记录介质可以有效防止用户更改档案的内容，保证档案的原始性和真实性。

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发布：2007-04-15 11:35 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]