资料管理软件

对于纸质资料管理系统的几点思考

　　近几年纸质文档每年以46%的速度增长。政府、企业、事业单位等都存在着大量的历史和现行的文档，面对如此多的纸质文档需要管理大感头痛，传统的手工管理方式，极容易产生缺、漏、失的情况，往往要找到一份文档，需要很长的时间，查找利用很不方便。伴随着节能环保无纸化办公、电子阅读室、数字化档案馆等建立的需求，把这些纸质文档通过数字化加工后，成为可检索的图像文件，存储在硬盘、光盘等载体上，并采用数字资料管理软件进行管理，使档案信息资源能够准确、方便、快捷地的查询和利用，成为政府、学校、企业集团、金融等行业的无形资产。

　　纸质档案数字化是高速发展的信息时代给档案工作带来的一项新内容，在纸质档案数字化的推进过程中，给档案管理工作带来便利的同时，不可避免也会遇到一些新情况、新问题。哪些问题是在纸质档案数字化过程中出现并有待解决的呢?

　　1.如何更加科学确定数字化范围，除了考虑档案重要程度、破损情况、利用需求等，是否还要结合数字化工作进度、工作量以及数字化绩效等实际情况综合考虑。

　　2.数字副本的法律地位问题。目前，我国尚未启动有关数字副本法律认可性的法规标准的制定工作，现有标准均没有明确的相关条款，通过实践证明澳大利亚等国的先进标准具有科学性、合理性和可操作性，因此，应该参照这些标准并结合我国的具体实践着手制定有关标准，用于规范数字副本制作的全程管理与技术要求。

　　总结这方面的做法主要包括以下几个方面：

　　(1)实施数字化对象审批制，用以记录数字化项目授权信息，证明数字副本来源的合规性;

　　(2)精确复制、准确标识，以文件级档号及件内页面流水号命名数字副本，以彩色JPEG格式存储源版数字副本，完整记录档案原件页面原有内容，包括斑点、破损页边等页面信息;

　　(3)完整扫描关于同一项业务活动的往来文件，以及一份文件的正本、定稿、公文处理单、重要修改稿等，确保数字化对象及其来源信息的完整性;

　　(4)通过数字化元数据记录纸质档案数字副本的技术参数与生成背景;

　　(5)建立并归档保存规范的数字化工作文档，记录、审核数字化项目全过程管理信息;

　　(6)通过先期制定数字化工作方案，结合现场监管、按比例抽检、分阶段验收等方式，实施数字化成果的质量控制。

　　推荐阅读：档案数字化遇到的问题及解决方法

发布：2007-04-15 11:35 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]