资料管理软件

资料管理系统具体该如何实施

　　档案数字化的概念相信大家不会陌生，档案数字化已经被越来越多的企业，单位还有政府部门以及学校图书管所使用。档案数字化已经是一种必然趋势，档案数字化的意义重大，优势多多。那么纸质档案数字化该如何实施呢?

　　将纸质档案数字化全程分为10个基本环节，包括审批数字化对象、制定数字化工作方案、档案出库、整理分件、建元数据库、档案扫描、图像处理、数据质检、档案还原入库、数字化成果验收移交等，同时，针对数字化基本环节建立数字化工作文档管理制度。下面泛普软件重点介绍下在几个关键环节的主要做法。

　　1.制定数字化工作方案。把数字化工作方案视为有效管理数字化全程、控制数字化成果质量的重要武器，因此，它既是数字化服务外包招标文件的主要内容，也是项目实施全过程的操作和管理标准，应尽量具体、量化并具可操作性。纸质档案数字化工作方案主要包括数字化现场安全保密措施、项目管理要求、档案整理与修复要求、技术标准、数字化工作文档管理要求、数据质检与验收要求、数字化成果移交要求等主要内容。每个方面都有详细的要求，比如，技术标准部分又进一步明确了数字图像技术参数、图像处理、格式与存储、命名标准、著录与目录数据库建库、数字化元数据赋值等要求。

　　2.数字化成果验收移交。移交的内容包括符合标准化要求的纸质档案数字副本及其元数据库、数字化工作文档以及按照规范要求制作的存储移交介质。其中，纸质档案原件数字化审批书、数字化工作方案、数字化项目招投标文件、中标通知书、数字化项目合同书等凭证性文件的数字副本一同存储于移交介质的授权文件夹中。

　　3.图像处理。按照精确复制的原则并参照《纸质档案数字化技术规范》的要求实施图像处理，使数字图像清晰、端正，准确反映档案原件的原始面貌，不去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等;在距页边最外沿约2毫米处裁剪数字图像，保留纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。

　　4.整理分件。整理分件是整个数字化过程的重要环节，直接关系到档案实体安全和数字副本的命名、存储与质量控制，抓好该环节，整个数字化工作将事半功倍。主要做法：一是加强对数字化服务外包商员工的集中培训，他们对民国时期公文、组织职能等方面的认知水平将决定整理分件的准确性，培训内容包括民国公文种类、公文处理办法、民国时期文化背景知识、政府机构的衍变、电报在公文中的应用等;二是每个案卷填写一张数字化流程单，并跟随案卷在数字化各个环节流转，需要填写案卷的总页数、页号编制、修裱、分件情况，登记珍贵和特殊档案页面;三是实行流水线上整理分件环节的在线指导，发现问题及时指正，提高整理分件的准确率，从而提高整个项目的工作效率。

　　5.数据质检。包括数字图像质检与目录数据质检两个部分。按批次数据随机抽检方式进行质检，质检次数一般为两次。一次质检抽检率不少于20%，二次质检抽检查率不少于10%，批次抽检合格率应为100%，否则整批数据打回重新制作或不予验收，同时据实填写质检任务安排单、质检情况登记表、质检验收登记表等数字化工作文档，作为数字化成果验收移交的依据。

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发布：2007-04-15 11:35 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]