资料管理软件

优秀的资料管理系统需考虑的三大问题

　　想要更加方便快捷的管理好档案，最好的选择就是使用专门的资料管理系统。资料管理系统使用的好与坏，关键要看实际使用效果，是否功能强大，易用性、兼容性好，这些都要从便于档案工作者实际应用的角度出发。

　　泛普软件认为，要设计出一款优秀的资料管理系统，必须要考虑好三个方面的问题。

　　一是档案馆、档案室的资料管理系统要能够实现无缝交接。也就是说在档案室一级中形成的数据必须可以在档案馆管理软件中进行直接的应用，并能顺利完成档案目录数据的移交、交接，数据库的并库、导入等相关操作。例如目前由省档案局推广的资料管理软件与省综合档案馆管理系统(单机版)还暂时无法实现无缝交接，这一状况使本应发挥巨大作用的资料管理系统的实际应用效果大打折扣，甚为可惜。

　　二是资料管理系统的设计要与档案工作的具体实际相衔接。资料管理系统的设计不够人性化，在一些使用细节上与档案工作的实际状况不够吻合，总有不太方便的感觉。例如，在资料管理软件的使用中发现文件编号中的符号应使用半角，而在题名中的符号却必须使用全角，因为在全角半角的切换中，易造成录入速度慢，而且出错等等。究其原因，泛普软件认为应是资料管理系统的开发人员对档案工作的熟悉程度不够，再加上软件测试的时间不长，测试的面不够宽，对一些细节问题还未及时进行修改所致。实际上，这些问题只要软件开发人员与档案工作者多进行沟通，应该是比较容易解决的。

　　三是资料管理系统要实现与文书管理软件的兼容或衔接。目前很多单位都采用微机进行收发文登记或其它文书管理工作，在利用文书管理软件实现收发文管理工作中，对于文件的题名，责任者，文号等信息均已进行了输入并建立了相应的数据库。而到了档案管理阶段，又要对这些信息进行重复的录入，浪费了大量的人力、物力。因此如果在开发资料管理系统阶段就能充分考虑到这一问题，并做好相应的衔接工作或者直接在资料管理系统中扩充文书管理的功能模块，就可以大大减轻档案员或录入人员的工作强度，实现一次输入，多次应用，发挥出最大的利用效益。

　　推荐阅读：泛普软件资料管理软件具备的几大优点

发布：2007-04-15 11:35 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]