档案管理工作的意义
档案管理工作对于企业的发展壮大起着至关重要的作用,档案是企业的一种无形资产,只有充分利用好档案,重视了档案管理工作,才能够为企业创造更多的价值。企业档案管理的意义重大,其主要表现在以下几个方面:
1、准确反映企业的成长历程
首先声明,不想成长的企业勿需档案管理。档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。
2、决策制订的参谋和帮手
企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。
3、防患企业商业秘密外泄
企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。
4、企业宣传的资料库
档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。
5、企业文化的活标本
很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映(参阅张国祥老师文章《企业规范化管理之企业文化》)。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。
既然档案整理工作具有如此重大的意义,那么我们为什么不能够重视档案管理工作,让企业在档案管理中发展得更快更强。
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