泛普软件帮您解答档案整理过程中遇到的问题

　　对于档案整理工作，很多人总会存在一些疑惑不解的地方，想要把档案整理工作做好，就必须先把这些存在的问题给弄懂弄明白来。以下问题是在档案整理工作中经常会涉及到的，希望对于从事档案整理工作的朋友有所帮助。

　　1、 如何保存文件正本与不同稿本?

　　同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。对于只需保留定稿和正本的文件来说，计算机打印的定稿，如与正本一样，即领导通过口头修改而没有笔头修改的，可以只保存正本和发文稿纸，不必再保存定稿，以避免重复。

　　2、如何保存正文与文件处理单?

　　文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

　　3、如何判断字迹材料的耐久性?

　　复制字迹模糊或易褪变的文件档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，加纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

　　4、什么是需要复制的文件?

　　对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)，以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

　　5、什么样的文件需要修裱?

　　归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料被损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修裱。修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补;托裱是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。需要往意的是;由于《细则》遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修裱的一些工作内容已无意义，例如为方便装订成卷而对装订边狭小的文件加边，将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。

　　6、怎样保存转发文与被转发文?

　　转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

　　7、什么是变形材料装订法?

　　此方法比较简单，但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，同时考虑档案室库房的保管条件;塑料制品则必须有足够强度，以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。

　　8、装订时是否必须去除金属装订物?

　　是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，由于气候比较干燥，机关档案室在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的档案可以不拆钉。此外，对于装打成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆订会严重损害原貌，此时可不再拆订重装。但对于需要永久保存的归档文件来说，必须去除易锈蚀的金属物，，如订书钉、曲别针、大头针等，以避免对档案潜在的危害。因为这些金属物其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。

　　9、如何保存正文与附件?

　　附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。对于一些非本单位形成、却是正文的必要补充的文件，例如，具有审批权力的部门，在审批项目时需要申报单位上报的资格证明、单位情况介绍等复印件，这些材料是做出审批决定的依据，可以作为审批决定的附件。再如，本单位向计划部门申报项目的文件，往往带有包括项目说明、论证材料、计划书、相关财务文件等在内的很多文件，虽然是本单位形成的，档案里已经保存了，但由于比较分散，也可以作为申报文件的附件，以便于今后利用。

　　10、装订时怎样对齐?

　　装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上装订的，应将左、上侧对齐;采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

　　11、怎样选择装订方式和装订用品?

　　对于装订方式和装订用品的选择，《细则》中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品，在没有明显优劣的情况下，简单地加以规定，反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求：(1)符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。(2)选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。具体方法有线装法、变形材料装订法、粘接式、穿孔式、铆接式等装订方法。装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，应保持装订方式的统一，以确保档案的安全。下面简要介绍几种方法，供各单位选择。

　　12、什么是线装法?

　　线装法。从档案保护的角度讲，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或在侧穿针打结的，但操作比较繁琐，一般不采用。

　　13、为何不选用其它方法?

　　粘接式装订法一般采用浆糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步改善。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。穿孔式、铆接式装订法对文件的破坏性比较强，所以一般不采用。

　　14、是否可以将同一事由的若干文件作为一份主要文件的附件来处理?

　　不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如，将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起。试想，如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的。所以这种做法应该避免。

　　对于以上问题，是否您已经得到了想要的答案呢，相信如果以上问题您都得到满意答案的话，档案整理工作将会越做越好的。