公司档案整理应该遵循什么原则

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　　对于很多企业来说，最头疼的事就是有关于档案整理的问题。那么如何对公司档案进行整理，对公司档案整理应该遵循什么原则呢?

　　1、凡与公司项目经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

　　2、对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。

　　3、为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。机密文件另类归档。

　　4、公司的所有文书类档案资料由行政部集中收存管理，财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管，员工人事档案及产品资料交由行政部统一保管。

　　5、归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。

　　6、公司员工因工作需要，需从档案管理部门借阅已归档的文件资料的，须经总经理或行政部经理批准，机密文件应得到总经理批准，并办理登记手续。并必须在指定期限内归还;借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。

　　7、归档资料应包括下列内容：公文资料：重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等;人事档案：履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等;办公设备资料：电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。其它：经营许可证、房屋租赁合同等。

　　8、已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。

发布：2007-04-15 11:36 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]