资料管理软件

如何完善资料管理系统过程

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　随着社会的发展，档案数字化已经成为了一种必然的确实。在档案数字化的过程中避免不了存在一些问题和障碍，如何更好的建立和完善档案数字化，以下是完善档案数字化过程的一些具体方法。

　　一、建立专人负责制，为能够结合新形势的需要，档案数字化工作不仅需要工作人员掌握必要的数字业务知识，并且还要参与档案管理、保护等具体业务。因此相关部门应重点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部严密控制，能够将责任联系到每个人员，将各项措施切实执行。实行全面管理，建立严格的档案数字化计划，一切费用均纳入预算管理。编制收支预算应坚持以收定支、收支平衡、统筹兼顾保证重点的原则。要按照批准的年度预算组织收入、安排支出，严格控制预算支出。对人员的安排一经批复，一般不予调整，确保落实责任到人。

　　二、优化配置各种资源

　　档案数字化工作要有一定的资金支持,尤其是工作初期软硬件购买花费较高，完成后也需要日常运行费用。因此，档案数字化要在有着坚实的档案数字化条件的前提下，要根据成本效益最大化的原则，按照现实需要的情况，实施档案工作人员与专业技术人员、系统与扫描设备的科学搭配，完善档案数字化人力物力资源，促进档案数字化工作效率最大化。

　　三、档案鉴定与数字化同步，构建与完善内部管理模式。要提高单位的工作水平，构造科学、完善的自身管理机制，做到鉴定与数字化同步。

　　1、开始要做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

　　2、对已掌握的需求要点分别进行分析，以及提出解决建议：档案科目分类档案处理手续档案、档案要素、档案纸张正确索引。

　　3、做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。C、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

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发布：2007-04-15 11:36 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]