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资料管理系统遇到的问题及解决方法

　　众所周知，当前是纸质档案与磁性物质、激光等作为介质的数字化档案并存的时代。档案数字化是新生事物，其局限性也是客观存在的。所以档案数字化在一定的发展过程中，会遇到一些问题，当这些问题碰到后，我们应该积极面对并且寻求解决方面。下面就来具体谈谈档案数字化遇到的问题及解决方法。

　　1.档案数字化后存储形式的选择问题。纸质档案数字化后可以保存为JPEG、TIF等多种存储格式。一般我们选择通用性较强的存储格式，这样有利于系统移植，在此基础上选择存储容量较小的格式，在上述三种常用格式中，纸质档案扫描后多采用TIF格式，它的存储容量较小，可以减轻数据终端服务器的压力，而且它可以支持多页文件数字化存储，为纸质档案数字后化数据的挂着提供方便。

　　2.纸质档案数字化后的数据安全问题。要避免数据丢失，使数字化后的数据安全妥善保管，对数据进行备份是唯一可选择的途径。档案应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。数据备份可以使用光盘、移动硬盘进行脱机备份，也可以使用另外的服务器进行在线备份，或者是两种方式同时使用，采取多套备份方式，但是无论那种方式都要注意进行异地保存。注意保密档案不得上互联网，只可在内部使用。结语：要积极适应信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作所提出的新挑战和新要求，切实把信息化建设作为实现档案管理现代化的关键，用信息技术来提升科学管理水平，加快档案信息化建设步伐，加强档案的规范化管理。

　　3.纸质档案数字化后的数据挂接问题。在实际工作中，可能遇到下面这种情况：一条目录上不止挂接了一个原文，有的同时挂接两个甚至更多个原文，而与此相反，有的目录没有与之对应的原文进行挂接。造成这情况的原因，很可能是在给扫描文件取名时出现重复现象，要解决这种情况，只能从目录数据库与扫描图象的关联上着手。因此，在纸质档案数字化过程中必须十分注意扫描件的取名规则，一旦规则不清，就会造成上述问题的出现。扫描件的取名原则是以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号(件号)是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件需要扫描的页数是否相等。

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发布：2007-04-15 11:36 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]