电子档案扫描制作时应该注意的事项有哪些

　　档案扫描(也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等)是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

档案扫描在越来越多的单位企业中应用越来越广泛，在平时的档案扫描中，存在一些问题要注意的，电子档案扫描制作时应该注意的事项有哪些呢？

　　一、电子档案信息录入问题

　　1、有部分区县先扫描再录数据，这样会造成建档日期是旧的，有可能名称也不相符，注意更正。

　　2、注意注销档案、预赋码档案的建档日期录入问题，这两类档案的建档日期不能直接从数据库中导入，因此需要人工录入，要求根据业务发生的日期正确录入。由于采集系统会默认为当天日期，要求隔天扫档案的区县尤其要注意。

　　3、要求仔细核对申请表中的公章与录入的档案信息是否一致，避免出现图像与数据不符的情况。

　　二、电子档案图像质量问题

　　1、电子档案图像要求清晰、居中、无黑边、不倾斜、图像转成正方向(如执照和代码证书应该是横向的没有横向)，要求在标引图像时逐页检查，有问题的及时修正。

　　2、登报挂失的档案扫描时，要求包括报纸的报头、日期、公示内容以及公式所登版面的版头。

　　三、纸质档案复印件的收取问题

　　纸质档案是扫描的基础，纸质档案要求复印完整、清晰，深浅一致、均匀。如复印件实在不清楚，可考虑扫描原件。

　　1、公章要求盖在空白的位置上，并且清晰、均匀。复印件上不需要加盖公章，如加盖应尽量避免压在名称、地址等关键字段上。

　　2、个体工商户营业执照、一代身份证、经济合作社等证件要求复印件清晰、辨识度高。

　　3、如果有复印件不是A4 大小，要求将该复印件复印到A4 纸上，不要直接粘贴，避免给扫描造成困难。

　　4、存档的注销通知书、预赋码通知书均要求加盖各代码办公章。

　　5、不能将身份证、社会团体登记证书、民办非企业登记证书的正反面印在同一张纸的正反面，要求身份证正反面在一页纸上，社会团体登记证书、民办非企业登记证书的正反面印在两页纸上，便于存档及扫描。

发布：2007-04-15 11:36 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]