人事档案整理过程中需注意的一些问题
对于每一家公司来说,尤其是对于大企业,内部员工比较多的情况下,人事档案整理就不是一件容易的事。要想避免人事档案整理过程中碰上问题,就必须注意以下人事档案整理过程中需注意的一些问题。
1、 干部履历表。一般要求应该有最近年度的干部履历表。在较早的档案中可能有不同的名称,如职工登记表,干部简历。这都是干部履历表的一种不同形式应该放在此类中。
2、 自传。自传分为两种,一种是晋升到一定职务,比如中层以上时,会有自传,这时应该放在二类自传类,另一中是入党时,也会有自传材料。这时应该放在入党材料类中。
3、 学历证明。关于学习的材料一般都放在这一类,容易引起混淆的一些材料,如社会实践活动登记表,毕业生鉴定表,劳动技术社会实践鉴定表,等一些在校的关于学习活动的一些鉴定材料,容易把这些材料归为第三类鉴定类。而这一部分材料应该归为第四类学历类。因为这一类属于学习活动中产生的档案。其次是职业资格、专业技术职务,这一类中主要包括,初聘专业技术职务呈报表、专业技术资格考试申报表、专业技术人员考核登记表、专业技术资格人员聘任表、专业技术资格考试申报表等,只要是专业技术,职业资格的相关材料都放在这一类。这里值得注意的是,初聘专业技术资格人员聘任表,在分类时容易归为聘用任免类,这类材料因归为技术职称类,因为如果这个人在这方面的材料较多时会,建专门的科技档案类。
4、当在同一材料中出现不同名字时,应注意,这时有可能有以下两种情况,第一种,有可能是此人改名了,第二种有可能是,把两个不同的两个人的材料混在一起了。如王洪兰和王红兰。
5、 惩处。在这一类中,应该注意,在处罚材料中是否有解除处分的相关材料。如果没有应该记录。
6、 年度考核、鉴定。年度考核是一年一度的考核,它会以不同的名称出现,如年度考核表,年度考核鉴定,考核材料,前二者没有什么歧义,可直接归在第三类,年度考核类,但考核材料,有时候可能是年度考核,有时也可能是干部任免的考核材料,如材料内容会出现,在民主测评中百分之多少的人认为是优秀,百分之多少的人认为是称职,考核人由多人组成等,出现这样的内容时,应该归为年度考核。如果出现经考核同意该同志晋升,或同意该同志提拔为什么职务,出现这样的内容时,应该归为干部任免类,或跟干部任免表放在一起,合为一个材料。同时在这一类中,应该注意,如出现审计的相关材料,述职报告,也应归为此类,审计材料一般放在最前面或最后面,必须让年度考核表连续。述职报告一般放跟年度考核表放在一起合为一个材料。有时干部鉴定表,在分类时也容易混淆,一般情况有三种可能,一种是他所工作的单位对此人的工作鉴定,这时应该属于我们说的鉴定类,其次是干部任免的鉴定,这时一般表中会出现,同意提拔为什么职位的内容,这时应该归为干部任免类,还有一种是党员的鉴定,这时应归为,党团材料类。那么怎么区分这三种情况呢,一般情况下,我们看此表的审批单位印章,如果单位印章为工作单位印章,则考虑归为前两种。如果单位印章为党组织印章则考虑归为后一种。
7、 招聘、干部任免、工资。工资变动一般情况下应该连续,这里的连续有两层含义,一层是,排序时工资必须放在一起,并且审批时间应该是连续的。其次是工资的内容里,有关工资变动的记录必须是连续的,也就是说工资变动的数目应该是连续的。如果没有连续,都应有相应的记录。同时工资变动毕业生定级审批表、套改工资审批表、连续工龄审定表、职务工资审批表等与工资变动相关的材料都因归为工资这一类。干部任免类,只要是职工的招聘,干部职务的任免都应归为此类,如干部任免审批表,这是最常见的关于干部任免的材料,但还有一些,如确定行政职务审批表,调入人员审批表,转正定级审批表、吸收录用干部审批表等也是关于聘用的一些材料,也应归为此类
在这一类中有一些材料出现的频率较少,也应该注意,如军人复原安置,军人受衔、辞职离退等也应归为职务变动类。同时参加党、人大、政协、社会团体、民族党派代表会议等相关的材料应该在招聘、任免的大类下,另归一类。
总之,只有注意到人事档案整理中应该注意的问题,才能够更好的做好人事档案整理工作。
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