资料管理软件

资料管理系统加工的意义有哪些

　　进入21世纪，随着科学技术迅猛发展、知识经济初见端倪，全球化与信息化已成为世界经济发展的必然趋势。据统计，近几年纸质文档每年以46%的速度增长。政府、企业、事业单位等都存在着大量的历史和现行的文档，面对如此多的纸质文档需要管理大感头痛，传统的手工管理方式，极容易产生缺、漏、失的情况，往往要找到一份文档，需要很长的时间，查找利用很不方便。伴随着节能环保无纸化办公、电子阅读室、数字化档案馆等建立的需求，把这些纸质文档通过档案数字化加工后，成为可检索的图像文件，存储在硬盘、光盘等载体上，并采用数字资料管理软件进行管理，使档案信息资源能够准确、方便、快捷地的查询和利用，成为政府、学校、企业集团、金融等行业的无形资产。

　　档案数字化加工的意义有哪些？

　　①提高工作效率，降低档案利用成本

　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化资料管理软件即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

　　②最大限度保管和保护库存档案实体安全

　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

发布：2007-04-15 11:37 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]