资料管理软件

资料管理系统发展过程中遇到的一些问题？

现在资料管理系统也被很多企业重视，有些企业已经开始使用起来啦，但是资料管理系统在发展中还是存在一些不完善，会出现这样那样的问题软件的自动化管理、智能化管理功能较差自动化管理是计算机管理系统的优势和发展趋势所在，是一个需要始终加强的基本点。因此，计算机软件设计者热衷于在自动化方面做文章，并努力向智能化靠拢，实现以“电脑”代替人脑的人类美好愿望。文档管理软件的设计者们同样如此。从公文输中的自动催发、自动转发，到档案的自动归档、自动组卷、自动标引，甚至自动著录、自动鉴定和自动销毁，都是文、档管理软件设计者一直在着力攻克的方向。尽管一些软件产品标榜自己已经实现了其中的某些方面，实际情况却不能令人满意。许多“自动化”管理环节不是效果太差，就是功能上有所欠缺，文、档人员使用起来不“顺手”，也无法完全寄予信任，需要“人工干预”的地方还有很多。以自动著录为例，现代文件著录是一种全面的过程化的著录，需要软件自动捕获或提取诸如文件内容、结构、背景等很多方面的信息，以维护电子文件的真实性、可读性、可靠性。然而目前软件大多仅仅著录题名、作者、时间等几个项目就算大功告成，仍然模拟原先的手工著录，这种“自动著录”显然不能满足电子环境下档案工作自动化管理的要求档号不统一，可读性差譬如：档号是一份归档文件的惟一识别符号，它在资料管理系统中起着关键字段的作用。在资料管理系统中，档号对该软件的通用性、检索的查准率、查全率起着至关重要的作用。而一种软件的通用性、查准率、查全率正是衡量该软件质量及可推广性的重要指标。目前，已经推广的几套管理软件中就存在档号不统一、可读性差的问题。通过制定标准，树立全局意识，增强档号的可读性，降低其专业性。设想档号的编制，可借鉴身份证号码对数位分段的方法，使每一份文件在全国的档案网络系统内仅有惟一的一个识别符号。使我们一看到某个档号，就知道该文档属于哪一个省、哪一个市、哪一个单位、哪一年、哪一类的问题。其中全宗号和分类号在尽量减少重码的情况下，可采用类似拼音码的方法以增强不同区域查档人员的可读性，或在资料管理系统中开辟一个行业标准化说明窗口，并示以凡例，使得操作人员和利用者在使用该软件或联接到该网站时能方便地看懂文件档号的每一段数位所代表的含义，并且能够通过模仿凡例，自己写出所查档案的档号，并以此档号查得所需档案。这就要求在巧妙合理编制档号每一位数位时，要结合计算机应用技术考虑到档号的完备性和易读性。应用在此基础上编制的档号，就会避开采用目前管理软件中“多途径查询”这种看似科学实际繁杂低效的方法，使得每位利用者都尽量直接使用档号查询，以提高查找效率。

发布：2007-04-15 11:37 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]