合同发票收款项目管理系统
合同管理是企业经营管理基础工作上的重要内容,通过加强管理,规范企业合同的签订和履行,能够有效防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。发票录入、发票查重、发票验真和发票台账管理。在前人不断积累的工作经验中,对于这四个节点在实际工作中的传统处理方式已经相对成熟,但随着信息技术的发展,新兴工具的产生,仍有较大的提升空间。
一、合同发票收款项目管理存在的问题
1、发票信息合同采集。发票采集工作不仅是对原始票据的整理和储存,更为重要的是需要对票据上的信息进行识别、录入和核对。多数财务人员仍需要人工识别和录入发票信息,时间成本高且出错几率大。
2、发票合同查重。主要是需要打印报销的电子发票。一方面,因为电子发票普遍采用办公用纸打印后报销,不论报销人员是有意还是无意,都容易导致重复报销的行为。另一方面,当设置多名会计审票时,因其发票台账一般是独立存在,所以导致发票查重难度加大。目前多数财务人员仍然采取人工自制EXCEL来查重的方式,这无疑增加了工作量,也影响工作效率。
3、发票鉴伪。发票代码、发票号码和开票金额等信息,可通过税务局发票查验平台验证发票真伪。但是平台在数据更新方面并不及时,以及访问登陆不稳定、每次查验都需要输入验证码等问题,这就使得发票的查验工作需要相对延长,在事后对发票进行查验又会导致其他一系列繁琐的问题。
4、发票合同台账管理。发票台账没得固定标准,每个人做的格式模板不同、不同用途情形下做出来的格式模板也不同,即使统一了格式,但每份台账是独立的,在日常工作中还需要不时的合并台账,才能有效处理发票审核中的诸如发票查重、发票真伪校验等一系列问题,同时还伴随着人工录入和核对发票信息的大量工作。
二、合同发票收款项目管理的解决方案
1、发票信息采集
支持发票多种方式采集录入,包括扫码、扫描、图片导入、微信票夹导入,采集增值税专用/普通发票信息,智能 OCR 识别技术抓取发票要素,结构化发票信息,并自动录入。
2、发票自动查重
系统在自动识别发票各项信息的同时,还将自动监测发票是否存在重复报销,并对重复报销的发票发出异常警告。当配置多名财务审票人员时,系统将采用全库查重机制。
3、发票鉴伪
系统与税局查验平台官方商务接口对接,独享查验通道,实现快捷高效。
4、发票台账管理
录入的发票系统自动生成电子台账,满足国家对于电子发票原件存档的要求。支持发票原件导出、发票批量处理、台账报表导出、合并等功能。
三、泛普软件-发票合同项目信息管理系统
1、收发票管理
发票合同项目管理信息系统对于分包商,供应商等,可以及时查看收票情况,提醒对方及时开具发票。对于甲方单位,可以查看开具给对方的发票情况。
2、合同收款
发票合同项目管理信息系统财务根据工程进度,进行收款操作,可以方便查看收款进度。
3、合同付款
发票合同项目信息管理系统主要是对分包商,供应商,根据分包合同进度或者供货进度进行付款操作,在这里了详细的审批审核功能,方便各级主管领导进行审核。
4、合同结算
发票合同项目信息管理系统根据实际工作量进行合同结算,合同结算金额,可能大于合同进度。
合同管理系统采用一体化建设模式。通过我们对各领域合同情况的综合了解,抽象出不同领域合同信息所共有的核心要素,形成了一个强大的合同管理系统,其中包括合同拟定、合同审批、合同生效、合同存档、合同变更、合同履约、合同结算、合同信息的统计分析、集成短息平台等功能。由于我们的系统提供了大量的扩展性和灵活性,对于新领域的加入,我们可在现有的核心功能基础上,针对新领域合同信息的特点进行系统维护,即可实现对新领域合同信息及业务流程的支持。
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