项目合同信息管理系统

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　　合同管理是项目管理的起点，是项目的关键环节，直接影响整个项目的管理。合同管理是科学项目管理的基础，建设项目成功实施的前提是签订合同，并以合同约定作为项目实施的准则。如果在施工过程中合同管理不到位，项目进度、成本、质量、安全管理等目标就难以实现，项目建设目标的最终实现也就无法保证。合同明确了参与项目建设各方的权利和义务，同时合同也是项目实施过程中出现争议时解决问题的法律依据。加强合同管理可以对建设项目参与各方按合同履行义务、减少纠纷起到一定的促进作用。

　　一、项目合同信息管理中的问题

　　1、合同管理机制不健全，权责划分不清，各职能部门缺乏沟通，各自为政，管理衔接不到位，造成各部门职能重复，合同办理流程复杂，合同管理相关环节脱节。合同相对人资质审查不严，准入制度不完善，未充分考察合同相对人资质和业务承接能力。在履约过程中，不定期跟踪和评价合同对方的履约情况。合同谈判、起草和审批不够严谨，合同谈判的过程流于形式，合同协议过于简单，常有不规范和不完善之处。

　　2、合同管理员的专业素质不高。专业人才的缺乏是影响工程合同管理的一个重要因素。该合同涉及内容多，专业性强。合同管理员需要具备一定的工程技术、成本管理、财务、建筑市场政策和法律知识。很多项目没有专业的合同经理，合同管理被视为简单的文职工作，由普通办公室文员负责。由于他们缺乏经验，很难预测潜在的风险，也无法与相关管理人员一起及时制定预控措施。一旦发生合同纠纷，他们不能有效地规避风险。

　　3、项目管理团队忽视合同的动态管理。项目管理贯穿于项目建设的全过程，项目是合同履行的具体执行者。而项目经理往往停留在合同签订阶段，在施工过程中，并没有完全理解合同中约定的条款和双方的权利义务并具体执行。不注重合同执行过程中的动态管理，习惯性地依赖承包商完成整个项目的合同管理，没有建立项目合同管理的工作流程和制定管理细则，没有做到规范化管理，使相关项目管理人员有章可循。

　　二、加强项目合同信息管理的措施

　　1、成立合同管理部门，进行规范化管理

　　成立合同管理部门，会同相关职能部门制定合同处理流程指引，完善合同管理体系。责任部门和协作部门应明确权责划分，建立考核和问责制度，并定期进行考核。建立企业资源库，将服务质量高、业务能力强的单位引入仓库，定期对企业资源库中的单位进行检查。建议项目部选择仓库内的优质单位签订合同，完善准入制度。在绩效过程中，项目部应定期跟踪和评估仓库内各单位的绩效。合同双方应使用标准合同文本，并根据双方协商结果起草合同。合同条款必须准确表达双方谈判的意思，书面表达要严谨，不能有模棱两可或模棱两可的话。

　　2、搞好合同管理培训

　　企业合同管理主管部门需要定期组织合同管理培训会议。由于合同管理涉及的内容多，专业面广，需要进行针对性的培训。结合工程案例开展法律知识学习;工程知识、成本管理知识和财务知识的专项培训和学习;使合同管理人员对工程合同有全面系统的了解，提高专业知识的综合应用能力，积累合同管理经验。

　　3、加强项目合同的动态管理

　　在项目实施过程中，合同管理涉及大量的日常工作。要定期或不定期组织小型协调会，开小会办大事;对一些经常性的工作要建立工作程序，协调好各方关系，使项目合同管理程序化、规范化，让项目经理按章参与合同管理。合同签订后，项目部是具体执行者。项目管理团队应认真研究合同条款，向项目实施者进行合同交底，说明主要合同条款和潜在风险，制定防范措施。合同目标责任相应分解，实行目标管理，责任落实到个人。

　　三、泛普软件-合同信息管理系统的好处有哪些

　　1、使企业数据管理规范化

　　相比传统的手工合同管理，合同信息管理系统采用集中的数据管理，有效地改变企业信息分布散乱，信息汇总困难等现状。合同信息管理系统可提供自定义字段、管理权限分配，为企业实现标准化、规范话的数据管理提供一个良好的平台支撑。

　　2、为领导决策提供参考信息

　　合同信息管理系统是一种新时代互联网思维软件，利用互联网，领导可以随时随地进入管理系统，查阅员工劳动合同、企业合作协议、财务数据报表等信息，准确获取员工工作情况，企业合作进度，企业发展效益等信息，并将各种数据快速的生成报表或图表，通过对这些信息的深入对比和分析，为企业领导决策提供支持，做出更加有利于企业稳步发展的判断。

　　3、提供法律服务为企业控制风险

　　合同信息管理系统提供的电子合同采用可靠的电子签名技术，保障电子合同签署主体的真实身份。同时合同信息管理系统签署过程实现全自动化存证，为证据链提供足够支持，支持技术出证或司法鉴定出证服务，为企业降低合同管理风险，做好合同纠纷取证的有效防范措施。

　　工程合同管理逐步向现代法律模式转变，完全能够适应当前国情和社会主义市场经济的需要。为了实现合同的进度、质量和投资控制目标，通过合同履行过程中的风险控制，构建有效的合同管理体系，完善企业内部合同信息管理制度，使建筑业走上规范化、标准化、法制化,信息化的道路。