设计项目合同档案管理系统

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　　设计项目档案不仅是项目设计过程中的重要管理工具，也是社会的重要资源;设计项目档案质量存在的问题有其形成方面、归档质量方面等原因，解决的策略有：通过推进设计项目档案相关的法治化设计，从社会层面提升公众档案意识;强化设计项目档案管理组织设计，保障设计项目档案管理的组织资源及人力资源，实施精细化管理，为档案管理的约束力提供有效的保障等。

　　一、设计项目合同档案中存在的问题

　　1、合同收集和归档不及时。企业合同中的技术服务合同由业务活动主管部门管理，而采购合同则由业务需求部门负责。合同审批流程基本上是合同承办人的责任，在合同的起草、审核、批准、履行过程中需要经过一系列复杂的环节。这样合同文件的管理相对分散，过程中花费的时间不确定，周期不一，容易出现文件丢失或保管不全的现象，给后期合同文件的收集和归档带来困难。企业合同备案是按年由合同管理部门移交给档案部门，但往往不及时移交归档，甚至两年后才移交。

　　2、合同管理不规范。对合同档案的管理还没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，企业的合同档案管理缺乏相应的宏观基础文件和指导性工作指南。企业合同档案的管理范围、内容、要求、开发利用等没有明确的规章制度。企业目前只管理合同文本，存档的合同文本有各种，有原件，有复印件，还有一些加盖了印花税的。没有关于哪些文本应该归档的明确声明。合同前期谈判、合同审批、要约、意向书、承诺书、保函、抵押(质押)、资质证书、法人授权委托书、合同、认证证书、公证书、合同变更、转让、终止的相关文件，它们没有被收集、分类和归档。

　　3、合同档案的质量有待提高，企业没有专门的组织来控制文件的管理。企业虽设立了质量管理机构，但其职责是不对企业文件的模板、格式和内容负责。部门设置的质量工程师岗位是兼职，其职责范围和工作要求企业没有文件明确描述该岗位。在部门内形成的一些文件繁花似锦，书写不规范，格式不全，合同编号重复，也大大降低了合同文本生成的质量。

　　二、设计项目合同档案管理的有效策略

　　1、设计项目合同档案的规范化管理

　　设计工程档案是设计文件和资料的转化。规范设计工程档案管理，需要不断明确施工企业领导、项目部经理和档案人员的职责。设计项目档案管理要逐一分析，责任要落实到人，形成一套完善的档案管理体系，使档案管理保持更新。以专职项目档案管理人员为主要骨干，以施工企业主管领导为负责人，确保每个环节都有专人负责，并规定考核办法。合格的人会得到奖励，犯错的人会受到惩罚。

　　2、严格执行工程设计项目合同档案移交手续

　　施工档案交接程序严格，责任重大。一不小心，档案就丢了。因此，必须严格遵守程序。一是全面清理设计项目档案，确保账实相符;二是借阅设计项目档案，督促及时归还;三是整理保留一些零散的资料。如果缺货，贵重物品要及时整理收集，谨慎订购。只有这样，档案才能移交。

　　3、加强设计项目合同档案管理队伍

　　煤炭企业要不断加强工程设计项目档案管理队伍设计，定期培训档案人员，明确工程设计项目档案管理措施。如有隐蔽工程记录，隐蔽部位、尺寸、隐蔽方法等。应详细说明，以便日后查找和工后处理。对于绝密文件，应单独存放，避免绝密与普通文件混放，确保工程设计项目档案信息安全。

　　三、泛普软件-合同档案管理系统的作用

　　1、合同档案的管理

　　提高企业档案管理信息化的水平，企业能够根据自身的需求。自主的对合同档案进行分类管理。同事，企业的相关合同档案、客户档案，项目档案，人事档案等内容。能够依据企业的需求，保留在企业本地，更加安全的保障企业数据的安全性。

　　2、合同，项目的跟踪管理

　　企业的合同、项目中。往往存在不同的节点状态。合同助手能够将其中涉及的不同状态，不同节点统一在系统中进行合理的分类存储，企业管理者能够通过系统自动生成的合同进度，快速的查阅合同的进度，以及合同项目中的指定相关信息。

　　3、人员的协作办公

　　本系统即使是部署在用户本地，依然能够实现企业内的人员协作办公管理，系统采用B/S的架构。一台主机安装后，局域网的同事都可以共同使用此系统。

　　4、数据的统计分析

　　企业内部的合同中，涉及到的众多的资金、发票等信息。都能够进行汇总统计，企业管理者能够方便的查看到企业月度的销售额柱状图，指定合同的待收账款，月度待收账款等内容。

　　合同档案管理系统对合同管理的进行进行了全面的信息化的管理，包括合同的起草，签订，审批，进度跟踪等，已经合同的收付款进度查看和提醒，发票，施工的进度和提醒等，在合同的整个管理环节中，用户能够依据不同的角色权限进行智能化的查看检索和自定义的报表管理能，对合同的整体概况进行灵活的把控，轻松的进行合同管理，为企业管理者提供强大的数据分析功能。